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Veamos qué tener en cuenta a la hora de la organización de eventos para reducir el estrés y la improvisación.
A menudo me encuentro con eventos que sorprendentemente parecen salir bien a pesar de una falta de previsión y organización. Las personas involucradas por suerte se acuerdan de alguna cosa que había que hacer o son lo bastante proactivas para ofrecer su ayuda. Pero también veo el estrés que les causa. Obviamente no podremos prever todas las incidencias que podrían ocurrir. Pero ¿no estaría bien reducir las situaciones estresantes todo lo que se pueda con algo más de previsión?
¿#Eventos que salen bien a pesar de una falta de #organización? Cómo prevenir el #estrés Clic para tuitear
El primer paso en la organización de eventos
Antes de lanzarnos a organizar los diferentes detalles, el primer paso debe ser una toma de requisitos.
- Objetivo del evento
- Contenido del evento
- Agenda tentativa del evento
- Fecha y hora concreta o aproximada del evento
- Perfil y número aproximado de asistentes
- Requisitos del lugar del evento: ubicación, aforo, medios técnicos etc.
- Necesidades para el evento: marketing, catering, medios técnicos, personal, ponentes, presentaciones, señalética
- Presupuesto
Todo ello, nos ayudará a enfocar correctamente el evento así como a perfilar las diferentes tareas necesarias a realizar por nosotros o encargar a otros.
El primer paso en la #OrganizaciónDeEventos debe ser una toma de #requisitos Clic para tuitear
El evento como proyecto
El siguiente paso será elaborar la lista de tareas resultantes de la toma de requisitos.
Igual que en el caso de cualquier proyecto nos será útil crear una lista de tareas o un plan de proyecto según la complejidad del evento que estemos organizando. Dicho plan o lista debería contener al menos una columna para las tareas, otra para el encargado de la misma, una para la fecha tope y otra para el estado.
Además en este caso sugiero agrupar las diferentes tareas por categorías o tipo de tareas. También recuerda dejar líneas en blanco de modo que puedas añadir más adelante tareas que no se te hayan ocurrido en un primer momento o peticiones adicionales que te hagan.
Un #evento es un #proyecto así que créate un buen #plan: #tareas, #responsables, #plazo, #status Clic para tuitear
Posibles tareas en la organización de eventos por categoría
Veamos una serie de tareas a llevar a cabo en la organización de prácticamente cualquier evento. La categorización es una propuesta por tipo de tarea. Pero también te puede interesar agrupar las cosas por departamento, persona o empresa encargados de realizarlas. Así que adáptala según tus necesidades y cómo te resulte más lógico.
Como digo, la lista no es exhaustiva, sino que pretende ejemplificar la categorización de las tareas.
Logística
- Buscar posibles lugares de celebración
- Solicitar disponibilidad y presupuesto a los posibles lugares de celebración
- Reservar / contratar lugar de celebración
- Organizar el montaje para el evento
- Contratar mobiliario para el evento si fuera necesario
- Organizar el transporte de material para el evento
Medios técnicos
- Pantalla de proyección
- Proyector
- Ordenador
- Mando de presentaciones
- Micrófonos
- Flipchart, pizarra, rotuladores
Asistentes
- Elaboración de lista de invitados o diseño de acción de marketing para atraer participantes
- Diseño del “Reserva la fecha”
- Envío o publicación del “Reserva fecha”
- Diseño de la invitación
- Envío o publicación de la invitaciones
- Confirmación de asistencia
- Organizar la disposición de los asistentes si hace falta
Programa
- Borrador de agenda para “Reserva la fecha”
- Perfilar la agenda para invitación
- Contactar con ponentes
- Preparar la escaleta del evento
- Enviar la escaleta a todos los implicados
Catering
- Buscar servicios de catering
- Pedir presupuestos
- Seleccionar el menú de desayuno, coffee break, comida o cena según aplica
Señalética y material para asistentes
- Diseño de carteles, roll-ups
- Impresión de señalética
- Instalación de señalética
- Elaboración de material informativo para asistentes
- Impresión material informativo
Personal
- Contratar azafatas
- Contratar técnicos
- Coordinar el personal para el evento
- Organizar el ensayo con los ponentes
Los puntos enumerados son ejemplos más o menos genéricos. Según el caso habrá que desglosar las tareas asociadas. Para poder tachar las tareas de tu lista o plan según se vayan realizando, te recomiendo que realmente desgloses lo que tendrás que hacer o encargar a otros. Si realmente anotas acciones a llevar a cabo, te servirá para tener la sensación de estar avanzando. Por ello, en vez de apuntar por ejemplo “ubicación”, piensa en todas las tareas asociadas.
Conviene agrupar las #tareas para una buena visión de conjunto en la #OrganizaciónDeEventos Clic para tuitear
Beneficios de una lista de tareas detallada
También te permitirá conseguir una visión rápida de lo realizado y lo pendiente, liberando tu cabeza de tener que recordarlo.
A menudo no estamos conscientes de todo lo que llevamos en la cabeza hasta que nos tomamos tiempo para apuntarlo. Toda esa carga nos puede llevar a sufrir más estrés, a sentirnos agobiados o superados por las circunstancias.
Si te toca organizar varios eventos al año, al final te encontrarás en un permanente estado de tensión que se podría evitar. Es más, si intentas recordarlo todo, te resultará más complicado trabajar en varios eventos a la vez o concentrarte en otros asuntos que tengas que hacer.
Recuerda que nuestra mente no está para recordar sin para pensar y generar ideas.
Llevar un control del presupuesto
Paralelamente al plan del proyecto deberías ir llevando un registro de los diferentes gastos. Si vas tomando nota según vas contratando servicios, cerrarás el evento más fácil y rápidamente.
Último repaso de los detalles
Cuando se acerque la fecha del evento, conviene tomarte tiempo para repasar todos los detalles y solventar últimos flecos. Ejemplos pueden ser:
- Confirmar últimos asistentes o reconfirmar asistentes clave
- Comprobar que estén todas las presentaciones
- Revisar escaleta del evento
- Revisar que todo esté contratado
- Informar a todos los implicados sobre escaleta y otros detalles y asegurar que todos saben lo que tienen que hacer
Para evitar el #estrés del último minuto antes del #evento, tómate tiempo para un buen #repaso Clic para tuitear
Qué empiece el show
Apuntar todas las tareas, te permitirá tener la mente despejada para tener nuevas ideas; como puede ser acordarte de detalles en los que no habías pensado o formas de hacer alguna cosa mejor.
Como has visto, los puntos enumerados son los previos al evento. Pero tomarte tiempo para la preparación y planificación te permitirá llegar con menos estrés al día del evento. Porque tendrás más tiempo para dedicarlo a imprevistos reales, en vez de estar ocupado solucionando cosas que se te habían olvidado por no haber planificado lo suficientemente bien.
Otra ventaja del plan del evento
Pero lo bueno de tomarte el tiempo a conciencia una vez es que no sólo el alivio del estrés. El plan te podrá servir como base para cuando repitas el evento o también para otros. Como vimos en los ejemplos de tareas, hay algunas típicas y recurrentes.
Un buen #plan de #evento alivia el #estrés, mantiene la #MenteDespejada y sirve de #plantilla Clic para tuitear
¿Cómo organizas tus eventos?
¿Te tomas tiempo para la toma de requisitos y para anotar todos los detalles a tener en cuenta? ¿Te apuntas algunas pero confías en tu memoria para otras?
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16 comentarios
Hola Dorit,
jamás había leído un artículo sobre este tema y menos tan completo. ¡Me ha encantado!
Justo ahora estoy organizando un evento íntegramente online, un congreso, ¿te parecería una buena idea hacer otro artículo para eventos online?
Mil gracias.
Séfora.
Hola, Séfora: Espero que los trucos te ayuden para tu evento. Es un tema que da para mucho y tengo pensado escribir algún otro post sobre otros aspectos relacionados con la organización de eventos. Mientras tanto, si quieres escríbeme un correo con las dudas que te surgen a la hora de organizar tu evento online a ver si te puedo ayudar.
¡Hola!
Me ha gustado mucho tu post, lo encuentro muy interesante y útil. Me he apuntado todos los consejos que nos has dado porque me parecen muy funcionales y realistas a la hora de organizar un evento.
Sinceramente, yo solamente he organizado un evento, y solo de recordarlo ya me entra el estrés… Solamente hice una pequeña lista en donde apuntaba datos generales, todos inconexos entre ellos. Además, confiaba mucho en mi memoria, en vez, de como nos has aconsejado, de apuntarlo todo detalladamente, par así liberar la cabeza.
Pero bueno, si ahora tuviese que organizar otro evento, creo que ya estaría más preparada, jeje.
Muchas gracias por compartir esta información.
Un abrazo!
Muchas gracias por tu comentario, Mireia. ¡Me alegra mucho que te ha gustado tanto como para tomar nota. De verdad espero que el día que te enfrentes a otro evento te resulten útiles los consejos.
Wow Dorit, qué maravilla de artículo! No has olvidado ningún detalle, o al menos según lo iba leyendo he recordado mi etapa organizando eventos en una de las multinacionales que trabajé y alucinada me has dejado. ¡Cómo se nota que sabes de lo que estás hablando y que lo has puesto en práctica muchas veces!
Información super práctica además de realista para ser unos cracks a la hora de organizar un evento. Y por cierto, siempre hay imprevistos, así es que tener la capacidad de adaptarnos a esos imprevistos y buscar soluciones en vez de enfadarnos por lo ocurrido, es fundamental.
¡Millones de gracias!
Un abrazo
Muchas gracias por tu comentario, Ana. Efectivamente siempre puede haber imprevistos y hay que saber enfrentarse a ellos y que los invitados no se den cuenta de nada, a ser posible. Pero espero que este post ayude a evitar todos esos supuestos imprevistos que en realidad no lo son.
Este realmente es un post muy útil para cualquier persona que organice eventos. Deberían leerlo todos Dorit. Yo particularmente no organizo eventos, pero si algún día lo hago voy a venir a este post 100% seguro.
Me parece muy interesante todo lo que comentas sobre tener un plan detallado con todas las tareas pendientes y sobretodo es una muy buena idea hacer una lista detallada con todas las tareas a realizar, con las personas que lo harán , fechas, etc Es tan importante hacer esta planificación para no olvidarnos de nada y que el evento sea un éxito.
Aunque también pienso que todos estos trucos también se pueden aplicar a otros casos distintos de los eventos.
Gracias por tu comentario. Efectivamente es aplicable a otros temas. De ahí que menciono que es un proyecto más que necesita su plan y lista de tareas
Que bien detallado, es una guía genial para organizar cualquier evento, hasta el momento lo mas que he organizado es alguna fiestica infantil, pero si es muy importante tomar nota de lo que se necesita, de los invitados, de lo que se vaya a repartir, en fin que es un engorro, disfrutan los invitados.
Gracias por tu comentario. Como dices, aunque se trate de organizar un evento familiar, conviene apuntar las tareas para descargar nuestra mente.
Felicitarte por este post tan completo y práctico.
Ahora mismo por vivir lejos no tengo mucha vida social. Pero recuerdo como me el estrés visitaba mi cuerpo cuando tenía que organizar alguna actividad. Cada punto que puntualizas me ayuda a tener una idea más clara a la hora de organizar algún evento.
Saludos.
Gracias por tu comentario, Alexa. Me alegra que te resulte útil.
Genial guapa, la verdad me viene súper la información y los consejos que compartes en este post, porque tengo algunos planes para futuro donde los eventos forman una parte importante del menú. Así que tomaré nota de todas tus ideas y guardaré el post porque en un futuro cercano espero me sea de mucha utilidad. Gracias guapa 🙂
Hola, Diana. Me alegra saber que te va a ser útil muy pronto.
Vaya Dorit, nada más al leer este post creo que me saturé con tanta información, son demasiadas tareas y estrategias las que hay que aplicar para que un evento se lleve a cabo. De hecho tengo entendido que es la gente de relaciones públicas la que se encarga de hacer todo esto, junto con las personas de protocolo para la organización del evento propiamente. Yo he participado en organización de eventos pero me han tocado tareas muy mínimas que me imagino se colocan como sub actividades de todas las que nombraste aquí. Y es que desde el presupuesto del evento, la escogencia del escenario, la gestión de los invitados, la comida que se va a dar, los premios y condecoraciones, y un largo etcétera, todo esto amerita un trabajo inmenso del cual no descansas así el evento haya terminado, ya que luego hay que organizar lo que sería el post evento, en fin, es admirable el trabajo que hacen los organizadores de eventos, y muchas veces cuando asistimos a estos programas solemos criticar la logística y organización sin darnos cuenta de todo el esfuerzo inmenso que hacen las personas que trabajan detrás del telón.
Un abrazo.
Gracias por tu comentario, Eliana. Aunque de momento no te toque organizar ningún evento, me alegra que te haya servido para apreciar todo el trabajo que implica. Como dices es fácil criticar cuando algún detalle sale mal si se desconoce todo lo que hay detrás y todos los contratiempos que hay que tener en cuenta.