Veamos qué tener en cuenta a la hora de la organización de eventos para reducir el estrés y la improvisación.

A menudo me encuentro con eventos que sorprendentemente parecen salir bien a pesar de una falta de previsión y organización. Las personas involucradas por suerte se acuerdan de alguna cosa que había que hacer o son lo bastante proactivas para ofrecer su ayuda. Pero también veo el estrés que les causa. Obviamente no podremos prever todas las incidencias que podrían ocurrir. Pero ¿no estaría bien reducir las situaciones estresantes todo lo que se pueda con algo más de previsión?

¿#Eventos que salen bien a pesar de una falta de #organización? Cómo prevenir el #estrés Clic para tuitear

El primer paso en la organización de eventos

Antes de lanzarnos a organizar los diferentes detalles, el primer paso debe ser una toma de requisitos.

  • Objetivo del evento
  • Contenido del evento
  • Agenda tentativa del evento
  • Fecha y hora concreta o aproximada del evento
  • Perfil y número aproximado de asistentes
  • Requisitos del lugar del evento: ubicación, aforo, medios técnicos etc.
  • Necesidades para el evento: marketing, catering, medios técnicos, personal, ponentes, presentaciones, señalética
  • Presupuesto

Todo ello, nos ayudará a enfocar correctamente el evento así como a perfilar las diferentes tareas necesarias a realizar por nosotros o encargar a otros.

El primer paso en la #OrganizaciónDeEventos debe ser una toma de #requisitos Clic para tuitear

El evento como proyecto

El siguiente paso será elaborar la lista de tareas resultantes de la toma de requisitos.

Igual que en el caso de cualquier proyecto nos será útil crear una lista de tareas o un plan de proyecto según la complejidad del evento que estemos organizando. Dicho plan o lista debería contener al menos una columna para las tareas, otra para el encargado de la misma, una para la fecha tope y otra para el estado.

Además en este caso sugiero agrupar las diferentes tareas por categorías o tipo de tareas. También recuerda dejar líneas en blanco de modo que puedas añadir más adelante tareas que no se te hayan ocurrido en un primer momento o peticiones adicionales que te hagan.

Un #evento es un #proyecto así que créate un buen #plan: #tareas, #responsables, #plazo, #status Clic para tuitear

Posibles tareas en la organización de eventos por categoría

Veamos una serie de tareas a llevar a cabo en la organización de prácticamente cualquier evento. La categorización es una propuesta por tipo de tarea. Pero también te puede interesar agrupar las cosas por departamento, persona o empresa encargados de realizarlas. Así que adáptala según tus necesidades y cómo te resulte más lógico.

Como digo, la lista no es exhaustiva, sino que pretende ejemplificar la categorización de las tareas.

Logística

  • Buscar posibles lugares de celebración
  • Solicitar disponibilidad y presupuesto a los posibles lugares de celebración
  • Reservar / contratar lugar de celebración
  • Organizar el montaje para el evento
  • Contratar mobiliario para el evento si fuera necesario
  • Organizar el transporte de material para el evento

Medios técnicos

  • Pantalla de proyección
  • Proyector
  • Ordenador
  • Mando de presentaciones
  • Micrófonos
  • Flipchart, pizarra, rotuladores

Asistentes

  • Elaboración de lista de invitados o diseño de acción de marketing para atraer participantes
  • Diseño del “Reserva la fecha”
  • Envío o publicación del “Reserva fecha”
  • Diseño de la invitación
  • Envío o publicación de la invitaciones
  • Confirmación de asistencia
  • Organizar la disposición de los asistentes si hace falta

Programa

  • Borrador de agenda para “Reserva la fecha”
  • Perfilar la agenda para invitación
  • Contactar con ponentes
  • Preparar la escaleta del evento
  • Enviar la escaleta a todos los implicados

Catering

  • Buscar servicios de catering
  • Pedir presupuestos
  • Seleccionar el menú de desayuno, coffee break, comida o cena según aplica

Señalética y material para asistentes

  • Diseño de carteles, roll-ups
  • Impresión de señalética
  • Instalación de señalética
  • Elaboración de material informativo para asistentes
  • Impresión material informativo

Personal

  • Contratar azafatas
  • Contratar técnicos
  • Coordinar el personal para el evento
  • Organizar el ensayo con los ponentes

Los puntos enumerados son ejemplos más o menos genéricos. Según el caso habrá que desglosar las tareas asociadas. Para poder tachar las tareas de tu lista o plan según se vayan realizando, te recomiendo que realmente desgloses lo que tendrás que hacer o encargar a otros. Si realmente anotas acciones a llevar a cabo, te servirá para tener la sensación de estar avanzando. Por ello, en vez de apuntar por ejemplo “ubicación”, piensa en todas las tareas asociadas.

Conviene agrupar las #tareas para una buena visión de conjunto en la #OrganizaciónDeEventos Clic para tuitear

Beneficios de una lista de tareas detallada

También te permitirá conseguir una visión rápida de lo realizado y lo pendiente, liberando tu cabeza de tener que recordarlo.

A menudo no estamos conscientes de todo lo que llevamos en la cabeza hasta que nos tomamos tiempo para apuntarlo. Toda esa carga nos puede llevar a sufrir más estrés, a sentirnos agobiados o superados por las circunstancias.

Si te toca organizar varios eventos al año, al final te encontrarás en un permanente estado de tensión que se podría evitar. Es más, si intentas recordarlo todo, te resultará más complicado trabajar en varios eventos a la vez o concentrarte en otros asuntos que tengas que hacer.

Recuerda que nuestra mente no está para recordar sin para pensar y generar ideas.

Llevar un control del presupuesto

Paralelamente al plan del proyecto deberías ir llevando un registro de los diferentes gastos. Si vas tomando nota según vas contratando servicios, cerrarás el evento más fácil y rápidamente.

repaso

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Último repaso de los detalles

Cuando se acerque la fecha del evento, conviene tomarte tiempo para repasar todos los detalles y solventar últimos flecos. Ejemplos pueden ser:

  • Confirmar últimos asistentes o reconfirmar asistentes clave
  • Comprobar que estén todas las presentaciones
  • Revisar escaleta del evento
  • Revisar que todo esté contratado
  • Informar a todos los implicados sobre escaleta y otros detalles y asegurar que todos saben lo que tienen que hacer
Para evitar el #estrés del último minuto antes del #evento, tómate tiempo para un buen #repaso Clic para tuitear

Qué empiece el show

Apuntar todas las tareas, te permitirá tener la mente despejada para tener nuevas ideas; como puede ser acordarte de detalles en los que no habías pensado o formas de hacer alguna cosa mejor.

Como has visto, los puntos enumerados son los previos al evento. Pero tomarte tiempo para la preparación y planificación te permitirá llegar con menos estrés al día del evento. Porque tendrás más tiempo para dedicarlo a imprevistos reales, en vez de estar ocupado solucionando cosas que se te habían olvidado por no haber planificado lo suficientemente bien.

Otra ventaja del plan del evento

Pero lo bueno de tomarte el tiempo a conciencia una vez es que no sólo el alivio del estrés. El plan te podrá servir como base para cuando repitas el evento o también para otros. Como vimos en los ejemplos de tareas, hay algunas típicas y recurrentes.

Un buen #plan de #evento alivia el #estrés, mantiene la #MenteDespejada y sirve de #plantilla Clic para tuitear

¿Cómo organizas tus eventos?

¿Te tomas tiempo para la toma de requisitos y para anotar todos los detalles a tener en cuenta? ¿Te apuntas algunas pero confías en tu memoria para otras?