En este post vamos a ver qué es un proyecto a diferencia de una tarea. Además te recomendaré herramientas para organizar mejor tus proyectos y qué preguntas clave te deberías hacer para aumentar las probabilidades de éxitos.
Qué es un proyecto?
En el método GTD® se considera proyecto cualquier tarea que requiera de dos o más pasos. Pero en la realidad nos podemos dar cuenta de que a menudo nos apuntamos cosas como tareas de un único paso cuando realmente constan de varios. Es más, posiblemente incluya no sólo tareas que debamos realizar nosotros sino también cosas a solicitar a otras personas.
Eso puede ser porque nos apuntemos asuntos genéricos, en vez de acciones. Veamos un ejemplo:
Nos apuntamos Revisión coche. Pero en realidad no es una acción que podamos tomar. Es más bien un pequeño proyecto que consta de varias acciones:
- Llamar al taller para pedir hora.
- Organizar un transporte alternativo para cuando el coche esté en revisión.
- Llevar el coche al taller.
- Esperar que nos avisen sobre cuándo podemos ir a buscarlo (antes mencioné tareas que dependían de otras personas).
- Ir a buscar el coche.
- Si aplica, devolver el transporte alternativo, p. ej. vehículo de sustitución.
¿Dónde está el problema?
Como ves es un ejemplo sencillo de una “tarea” que en el fondo es un mini proyecto. Si aplicamos el ejemplo a otras “tareas” que podemos tener en nuestra lista nos puede ocurrir que:
- Acabemos con una lista de 20 “tareas” que en realidad son más.
- La lista de cosas a hacer en un día es demasiado ambiciosa para el tiempo disponible lo que nos llevará a una sensación de agobio.
- Tener la sensación de no avanzar con una tarea aunque vayamos dando pasos pero que allí sigue en nuestra lista de tareas.
Por tanto, cuando nos apuntemos una tarea conviene pensar si se trata de una acción y si con esa acción la dejamos hecha o si por lo contrario requiere más pasos.
¿Entonces cualquier tarea de dos o más pasos es un proyecto?
Según el método GTD® sí. Pero existen pequeños proyectos en cuyo caso puede no valer la pena apuntar todos los pasos necesarios. Bien porque son tan obvios que no se nos olvidarán o bien porque nos llevaría más tiempo desmenuzar el proyecto y tachar todos los pasos realizados que simplemente hacerlos.
Si por ejemplo necesitamos hacer la compra será útil llevar una lista de las cosas que queremos comprar. Pero sería exagerado hacernos una lista de los pasos previos y posteriores como por ejemplo: ir en coche al supermercado, aparcar el coche, tomar un carrito de la compra, de vuelta en casa guardar la compra etc.
¿Cuál es la solución pues?
Posiblemente es lo que te estarás preguntando. Y mi consejo es aplicar el sentido común. Sí, el menos común de los sentidos. Pero como con tantas cosas en esta vida, la solución estará en encontrar el término medio con el que nos sintamos cómodos. Es decir el término medio para mantener la mente despejada y conseguir sensación de logro cada vez que tachemos una tarea de nuestra lista. Para volver al ejemplo anterior, tachar de la lista que hemos tomado el coche al supermercado parece una pérdida de tiempo ¿no crees?
Cuándo puede ser recomendable crear una hoja de proyecto?
Hay pequeños proyectos en cuyo caso una simple lista de los pasos es suficiente para mantener la visión y el control. Pero cuando se trata de algo más complejo nos puede hacer falta una hoja de proyecto más elaborada. En mi opinión esta hoja de proyecto es útil cuando:
- Los diferentes pasos se distribuyen en el tiempo. Es decir que no los haces todos seguidos sino tal vez a lo largo de días, semanas o incluso meses.
- Hay tareas que dependan de otras personas.
- Son temas periódicos y recurrentes. Aunque sea sólo una vez al año, conviene crear en este caso una plantilla de hoja de proyecto que podrás reutilizar y adaptar cada vez que repitas ese proyecto.
¿Qué debería incluir una hoja de proyecto?
No todos tenemos a nuestro alcance una aplicación de proyecto. Pero esta hoja de proyecto o checklist puede ser una simple lista creada en una hoja de cálculo, como por ejemplo en Excel, en la que vas enumerando las diferentes tareas, fechas clave, personas encargadas de las tareas, comentarios y casillas en las que tachar las tareas realizadas. Si se trata de un proyecto alargado en el tiempo puede ser interesante añadir unas columnas en las que marcar para qué semana o semanas estarán previstos ciertos pasos. Más abajo podrás descargarte plantillas de una hoja y un plan de proyecto.
La hoja de proyecto es un documento de trabajo por lo que no te agobies intentando pensar en todas las tareas posibles. Puede haber cosas que desconozcas cuando arranques con un proyecto, que irás añadiendo más adelante. Así que si imprimes la hoja, deja unas líneas en blanco para añadir más información si necesario.
Para proyectos que se repiten cada ciertos meses, suelo imprimirme la lista y guardarla en la carpeta correspondiente al mes en el que debo tomar acción. Así, mientras tanto, me puedo olvidar del tema porque sé que llegado el mes en cuestión abriré la carpeta correspondiente y me encontraré la lista allí. Además enseguida tendré claros los pasos a dar sin tener que volver a recordar los pasos pertenecientes al proyecto uno a uno.
Cómo crear un proyecto de éxito
Para proyectos más complejos que llevar el coche a revisión conviene tomarnos tiempo para la preparación. Menciono la importancia de de ello en el post sobre Cómo trabajar de forma más efectiva. Por tanto, te recomiendo hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Tienes claro el propósito principal y resultado deseado del proyecto? ¿Lo has comunicado a todos los implicados que deban conocerlo?
- ¿Has acordado los estándares y pautas de comportamiento para que el proyecto sea un éxito?
- ¿Qué aspecto tiene el resultado y el éxito del proyecto? Intenta visualizarlo. También piensa en las cosas innovadoras que podrían resultar del proyecto si es un éxito.
- ¿Has reunido todas las posibles ideas, pasos y todo lo que haya que tener en cuenta que pueda afectar el resultado?
- ¿Has identificado los componentes críticos para la misión? ¿Cuáles son los hitos y resultados a entregar que sean importantes?
- ¿Cuáles son los plazos a tener en cuenta?
- ¿Has definido todos los aspectos sobre los que se puedan tomar acciones en este momento, cuáles son los próximos pasos y quién es responsable de cada uno?
Estas preguntas asemejan la definición de objetivos o proyectos con el modelo SMART ya que te ayudarán a convertir el proyecto en específico, medible, alcanzable, realista y acotado en el tiempo.
Cómo organizar la información del proyecto
Además de la hoja de proyecto mencionada antes, te recomiendo crear una carpeta para el proyecto tanto en papel como en el ordenador y en el correo electrónico. Esto te ayudará a tener toda la información relacionada recogida y fácilmente localizable.
Si se trata de un proyecto en el que recibirás bastante correo electrónico, puede ser buena idea crear una regla que mueva los correos entrantes automáticamente a la carpeta en cuestión. Evitará la distracción y la tentación de pretender contestar enseguida a los correos.
También puede ser útil aprovechar el calendario y la función de recordatorio del correo electrónico. Te sugiero programar avisos para tareas que deberás llevar a cabo cierto día. De este modo también despejarás tu mente y no tendrás que estar consultando la hoja de proyecto cada dos por tres a ver si se te ha olvidado dar algún paso.
Un buen sistema de organización sólo es tan bueno como el uso que le des
Para acabar tus proyectos con éxito es importante tomarte tiempo para la preparación y definición. Pero también es esencial mantener tus proyectos y tareas bajo control. Por ello, establecer un buen sistema para la información relacionada con los proyectos te ayudará.
Pero también deberás hacer buen uso de él, es decir revisar tu hoja de proyecto cuantas veces sea necesario y tratar la información entrante. Configurar por ejemplo una regla que mueva los correos electrónicos entrantes a una carpeta, para evitar distracciones, está muy bien. Siempre que no olvides comprobar esos correos de vez en cuando.
¿Qué te parece la definición de lo que es un proyecto? ¿Cómo organizas tus proyectos? ¿Tienes otros trucos útiles?
20 comentarios
Como siempre fenomenal Dorit, a la vez que muy útil.
Gracias por compartirlo.
Me alegra que te sea de ayuda, Pilar!
¡Qué artículo tan bueno, Dorit! Y cuantas ideas que puedo aplicar de manera inmediata. Para empezar, distinguir entre tareas y proyectos me va a «desagobiar» la agenda. Y la idea de que un proyecto no es, en absoluto, algo cerrado sino orgánico, que va cambiando conforme se van completando las distintas tareas es muy tranquilizador. Tengo tendencia al perfeccionismo y, a veces, mis proyectos se quedan sin terminar porque no están «perfectos» desde el minuto 1, con todas sus tareas y pasos desmenuzados.
Y respecto a las aplicaciones para gestionar proyectos, hace un par de meses descubrí y empecé a trabajar con Asana para mis proyectos editoriales y me parece genial. ¿Lo conoces? ¿Lo has usado?
Hola, María! Muchas gracias por tu comentario. Me alegra que te haya resultado útil. Echaré un vistazo a Asana. Gracias por la recomendación.
Genial tus explicaciones sobre como montar un proyecto, creo que lo de anotar es importante así sea para una tarea pequeña, nunca he hecho proyectos grandes, pero cuando voy a tejer o hacer alguna manualidad me gusta tomar apuntes, al fin que es mi proyecto y me debe salir lo mejor posible.
Gracias por tu comentario, Amparo. Lo que explico en el post no sólo es aplicable proyectos profesionales sino también personales, así que por qué no hacernos una lista para nuestras manualidades, como tú dices.
¡Super interesante Dorit! Aunque te parezca mentira, la primera frase de descripción de lo que es un proyecto, de algún modo me ha aclarado muchas cosas en mi cabeza. Mil gracias por facilitar las próximas “tareas”. Esto lo empiezo a aplicar desde hoy mismo.
Un abrazo
¡Qué bien, Ana! Me alegra mucho que te haya parecido útil.
Dorit definitivamente eres una mujer muy planificada y previsiva, tienes esa capacidad de poder organizar las cosas que definitivamente yo no tengo, yo soy más de improvisar y a ver cómo sale. Pero este post es una muestra, una vez más, de esa capacidad que tienes para la organización y la planificación, y lo digo porque no es la primera vez que leo sobre este aspecto en tu blog, veo que lo metódico y el ver las cosas estructuradas es lo tuyo, tal vez solo es una percepción que recibo luego de haber leído unos cuantos post, pero es que no es para menos, este blog lleva entre su nombre la palabra excelencia, por lo que esta ordenación, clasificación o distribución, o como quieras llamarlo, son parte de un mundo donde la concepción del trabajo definitivamente está cambiando.
Un gran abrazo y gracias siempre por tus excelentes aportes en cuanto a los profesional, lo personal, y la vida misma.
Muchísimas gracias por tus amables palabras, Eliana. Me encanta compartir los conocimientos adquiridos y que sigo adquiriendo y darles a las personas trucos y herramientas para su día a día. Un fuerte abrazo
Un post super interesante y completo. Realmente me ayuda mucho distinguir entre tarea o proyecto, ya que si tienes muchas ideas o cosas para hacer, poder decidir que proyectos tiras adelante y estos a la vez en cuantas tareas de dividen, es muy útil para no agobiarme y organizar mi trabajo
Muchas gracias por todos los trucos que me parecen super acertados y las preguntas que planteas ayudan aclarar tus ideas y ponerlas por escrito en proyectos
Muchas gracias por tu comentario, Odina. De verdad me alegra que te ayude con tus proyectos.
Guapa genial, la verdad me ha venido muy bien tu post con esta maravillosa explicación, porque soy mucho de tareas pero no había visto la diferencia entre tareas y proyectos y eso me está ayudando un montón a organizar un par de cosas que tengo pendientes. Así que anotado queda todo y me pondré muy juiciosa a separar las dos cosas para que todo salga mejor 🙂
Genial, Diana! Me alegra que te ha servido para poner orden
Este post es para aquellos que necesitamos pasar urgentemente a la acción. Sin duda alguna muchos tenemos proyectos y pocas veces sabemos como ejecutar estos proyectos y con este post me dado cuenta que necesito tomar lápiz y papel y determinar un poco los proyectos que quiero.
Saludos.
Gracias por tu comentario Alexa. Te deseo éxito con tus proyectos!
Qué post más interesante, Dorit!
Para mí en estos momentos no es tan importante diferenciar un proyecto de lo que no lo es, sino qué lo que más llama mi atención actualmente es identificar qué aspectos se manifiestan en uno mismo cuando decidimos desarrollar un determinado proyecto.
¿Es cuestión de compromiso? ¿De foco? ¿De constancia? ¿De un poco de todo? Justo esta cuestión es la que llevo planteándome varios días.
Como siempre, nos dejas un post brillante de gran utilidad para aumentar nuestra eficacia. ¡Muchas gracias!
Un fortísimo abrazo!
Ali
Muchas gracias por tu comentario, Ali. En cuanto a las preguntas que planteas, para desarrollar un proyecto con éxito creo que son importantes los 3 aspectos que mencionas. Añadiría también fuerza de voluntad y disciplina. Me los voy a anotar para otro posible post.
Me encantó el post! Super útil y muy intereante. Lo pondré en práctica para la elaboración de mis proximos proyectos. Gracias!!!!
¡Me alegra mucho Lucy! Muchas gracias por tu comentario.