Qué hacer cuando todo es urgente

¿Te cuesta priorizar? ¿Te cuesta decidir qué es urgente y qué es importante? ¿Parece que todas las tareas son urgentes?

Es verdad que el mundo laboral se ha acelerado y los plazos de entrega de tareas y proyectos se han reducido. Pero también es verdad que a menudo nos encontramos inmersos en un estado de aparente urgencia permanente creado por nosotros mismos u otros que podríamos evitar. Pero es cuestión de tomar decisiones.

En realidad nos pasamos la vida tomando decisiones: levantarme o dormir 5 minutos más. Desayunar pan o cereales. Ponerme el pantalón negro o azul.

Sin embargo, cuando nos vemos bombardeados por tareas – todas ellas al parecer importantes o peor, todas ellas urgentes – nos puede fallar esa capacidad de tomar decisiones.

Una cierta presión nos hace más productivos y evita la procrastinación. Pero vivir en un constante estado de urgencia sólo nos causa estrés negativo. El problema es que nos podemos llegar a acostumbrar, de modo que nos parezca normal trabajar de urgencia en urgencia de forma reactiva. Pero que lo podamos llegar a ver como normal no significa que no sea perjudicial tanto para nuestra productividad como nuestra salud.

¿Cómo salir del círculo vicioso de las urgencias?

Como menciono en el post sobre proactividad, nuestra mente tiende a darle más importancia a las urgencias e imprevistos que surjan que a otras cosas que podamos tener entre manos y que puedan ser más importantes.

Pero podemos aprender a reconocer que no todo es tan urgente como lo pintan; ni para anteayer, aunque así nos lo quieran hacer creer. De hecho, si en tu empresa se vive de urgencia en urgencia, y no trabajas en Urgencias de un hospital precisamente, deberías sospechar y analizar el entorno.

En mi opinión la mayoría de las urgencias se originan por una falta de previsión, planificación y organización. Ello lleva a trabajar con plazos demasiado ajustados.

Para conocer cómo lidiar con las urgencias vamos a ver primero las preguntas que te deberías plantear cuando te enfrentas a ellas.

La mayoría de las #urgencias en las empresas se deben a una falta de #previsión y #organización Clic para tuitear

Cómo determinar el nivel de urgencia

Para evaluar la real urgencia de una tarea y de paso su importancia, te recomiendo que te detengas a hacerte estas preguntas:

plazo

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1. ¿Cuál es el plazo real?

Cuándo te han pedido lo que sea ¿realmente te han dicho que es urgente? ¿O tienes la tendencia de dejar caer lo que estés haciendo para atender las interrupciones?

Si realmente te dicen que es urgente pregunta para cuándo exactamente. Igual no significa la próxima media hora sino hasta esa tarde o incluso el día siguiente. Si además conoces el objetivo y el propósito de lo que te piden también sabrás valorar si te están dando un plazo razonable o metiéndote prisa innecesaria.

2. ¿Qué pasaría si no se hiciera esa tarea?

Puede sonar un poco radical. Pero a veces tengo la sensación de que hay tareas que se inventan para estar ocupados. Pero que en realidad no aportan ni a la productividad de la empresa ni a su mejor organización.

Piensa si te estás sometiendo a presión por cierta tarea pero no sería tan grave no hacerla, aunque sea por el momento.

Esto nos llevará a la siguiente pregunta.

3. ¿Cuál es el objetivo de la tarea?

Pregúntate quién es el beneficiado de la tarea. Cuál es el valor añadido que produce la tarea, es decir para qué sirve.

4. ¿Realmente debes hacer tú la tarea?

No soy partidaria de echar balones fuera ni de la mentalidad “es que no es mi trabajo”. Pero si te ves desbordado por tus responsabilidades y tareas y encima te vienen pidiendo ayuda y no paran de interrumpirte con urgencias, puedes arriesgarte a sufrir un colapso. Por tanto, puede ser buena idea preguntarte si puede haber otra persona capaz de realizar esta tarea.

5. ¿Quién te lo pide?

Puede ser interesante para la toma de decisión sobre el nivel de importancia y urgencia tener en cuenta quién te encarga la tarea. Si es tu jefe (o el jefe de tu jefe) se debería suponer que la tarea tiene más relevancia que la de un compañero. También puede ser más complicado preguntar si realmente debes tú hacerla. Pero no digo que sea imposible. Los jefes también son humanos. Y si haces bien cierta cosa es probable que te la vuelvan a pedir a ti. Por eso recomiendo aclarar las prioridades con el superior en caso de duda.

6. ¿Cuál es la importancia?

En relación con tus demás tareas y obligaciones, piensa cuál es la importancia de esta tarea. Luego en función de ello y de su plazo decide cuándo realizarla.

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prisa

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Los tipos de urgencias

Ahora conoces las preguntas que te ayudarán a tomar mejores decisiones sobre la urgencia real de un asunto. Veamos a continuación los cuatro tipos de urgencias con las que nos podemos encontrar en mi opinión:

  • Urgencias reales
  • Urgencias a resolver en el momento pero a prevenir en el futuro
  • Urgencias negociables
  • Urgencias que no lo son

Seguidamente te daré unos ejemplos para cada tipo de urgencia para ilustrarlas mejor. Y dado que son casos reales que me han ocurrido compartiré cómo las he resuelto.

No todas las #urgencias son #urgentes de verdad. Aprende a distinguir los diferentes tipos Clic para tuitear

Urgencia real

Es un asunto que hay que resolver cuanto antes porque el no hacerlo rápidamente podría tener consecuencias negativas o llevar a perder oportunidades.

Ejemplo: Consigo hablar por fin con un cliente con el que estoy intentando cerrar una reunión para detectar sus necesidades y ofrecerle un producto o servicio. Resulta que me dice que dentro de dos días va a tener una reunión en la que le gustaría comentar el servicio X. Que si le puedo hacer llegar una propuesta. Además de cerrar fecha para una reunión posterior, me pongo en contacto rápidamente con la compañera que puede preparar dicha propuesta. Le pido que me la envíe a ser posible en el transcurso de la mañana del día siguiente para que el cliente tenga tiempo de verla antes de presentarla en su reunión. Obviamente se trata de una oportunidad a agarrar por los cuernos y una situación en la que reaccionar rápido.

Una #urgencia se caracteriza por posibles #consecuencias negativas o #PérdidadeOportunidades Clic para tuitear

Urgencia a resolver en el momento pero a prevenir en el futuro

Creo que en esta categoría caen muchos de los asuntos que nos surgen en el día a día. No hay más remedio que resolverlos cuanto antes. Pero como son debidos a una falta de previsión y planificación sugiero intentar prevenirlas de cara a futuro. No es fácil pero personalmente no me gusta conformarme con el status quo si ello perjudica mi productividad y bienestar.

Ejemplo: Un compañero viene “atacado” porque se tiene que ir de viaje al día siguiente para que le apruebe un viaje porque su jefe no está. Por un lado lo ha pedido tarde. Por otro lado su jefe no se ha asegurado de que el flujo de autorización funcione en su ausencia. Un claro ejemplo de falta de previsión y organización. Ayudo al compañero con la autorización del viaje y que la agencia de viajes le reserve lo necesario. Pero también le recuerdo al compañero que organice sus viajes con más previsión; y a su jefe que asegure que alguien pueda autorizar asuntos en su ausencia.

Ejemplo: Me doy cuenta de que tengo que imprimir unas cosas para una reunión que es dentro de un rato. Así que lo hago corriendo para no llegar tarde a la reunión. Pero está claro que debería haber revisado la agenda con antelación y haberme organizado mejor el trabajo y podría haber evitado las prisas.

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Urgencia negociable

Considero una urgencia negociable una cosa que nos piden con un plazo muy ajustado. Pero por conocimientos que tienes al respecto, sospechas que puedes ganar algo de tiempo. Sin embargo requerirá cierta valentía y asertividad.

Ejemplo: Sé que la próxima reunión de accionistas será a principios de mayo. Suelen enviar la presentación dos semanas antes a los accionistas. Así que me apunto una fecha límite unos días antes de ese plazo.

Pero de repente, en plena Semana Santa española llega un correo pidiendo la presentación para ese mismo jueves (día festivo en España que no habían tenido en cuenta). Por lo que llamé al compañero en cuestión para confirmar el día del envío de la presentación. Y resulta que se habían guardado un tremendo colchón de tiempo porque la semana siguiente iban a estar de vacaciones. Conseguí negociar un plazo más razonable porque me atreví a cuestionar la situación.

Sin embargo a menudo me encuentro con que se aceptan las cosas sin averiguar el porqué o el margen de maniobra, causando prisas y estrés a uno mismo y otras personas afectadas colateralmente cuya contribución se requiere.

Ejemplo: Un compañero envía un correo por un contrato que hay que renovar. Tiene dudas sobre si hay que revisar ciertas condiciones. Al día siguiente, como no le ha dado respuesta aún, viene preguntando por el tema. Pero se trata de una colaboración ya en marcha y tampoco un tema en el que se juega mucho dinero. Le explico que intentaré darle respuesta cuanto antes pero que posiblemente hasta la semana siguiente no podré consultarlo.

Hay ocasiones en las que no es tanto cuestión de dejar caer todo lo que se esté haciendo para resolver el tema sino de informar simplemente a la otra parte para que sepa que has visto el tema y tenga una previsión de cuándo podrá contar con una respuesta. Porque la incertidumbre de no recibir ninguna respuesta es peor.

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Urgencias que no son

Si trabajas en un entorno muy dado a las interrupciones, pueden surgir temas que parecen urgentes pero en realidad no lo son. Al principio mencionaba que nuestra mente tiende a prestarle más atención a lo que acaba de surgir. Estas situaciones requieren una mezcla de autocontrol y asertividad. Autocontrol para pararte a hacerte las preguntas que te propuse antes. Y asertividad para lidiar con la persona que te interrumpe con una supuesta urgencia.

Un ejemplo puede ser algo tan simple como alguien que te envía un correo (no marcado como urgente y el asunto tampoco lleva a pensarlo) y a los dos minutos te pregunta si lo has visto. Me recuerda a los tiempos del fax cuando llamabas al otro para comprobar si había llegado. En estos casos suelo contestar que lo miraré cuando pueda y contestaré.

También hay personas que tienden a venir a verte cuando se les pasa algo por la mente, en vez de enviarte un correo con la petición o pensar primero si lo pueden resolver ellos mismos. Suelen ser personas poco organizadas que se quieren quitar el asunto de la cabeza cuanto antes, trasladando su problema a otro. Según la situación les pido que me envíen un correo y que ya lo miraré. O si ya me han soltado lo que necesitan bien les digo dónde buscarlo ellos mismos o bien me lo apunto para resolverlo cuando encaja en mis prioridades según la importancia y urgencia del tema.

Ponerte aquí ejemplos muy concretos es complicado porque hay muchas opciones. Creo que es más una cuestión de estilo de trabajo que se respira en una empresa o que tienen ciertas personas. Por tanto, la clave está en aprender a contestar asertivamente para hacer respetar tu tiempo. También es esencial que aprendas a dominarte a ti mismo; es decir a no caer en la tentación de atender enseguida todas las interrupciones que surjan sin haber valorado su importancia y real urgencia antes.

Evita la tentación de atender #urgencias que no son con #autocontrol y #asertividad Clic para tuitear

¿Con qué urgencias te sueles encontrar en el día a día?

Los pocos ejemplos que he compartido contigo son los que se me han ocurrido escribiendo este post. Pero por supuesto hay muchos más.

Si te enfrentas a menudo a urgencias y tienes dudas sobre cómo recuperar el control sobre tu tiempo, te invito a que compartas ejemplos en los comentarios. Estaré encantada de intentar darte mi punto de vista y cómo actuaría en la situación en cuestión.