[vc_row][vc_column][vc_column_text]
Hast du das Gefühl, dass Deine Tage produktiv sind? Oder beendest du den Arbeitstag mit dem Eindruck, dass du unermüdlich gearbeitet hast, aber trotzdem nichts erreicht hast? Das Gefühl kenne ich. Es gibt verflixte Tage, an denen so viele Angelegenheiten auftreten, die alle wichtig und dringend sind, dass du auf reaktive Art und Weise arbeitest, anstelle zu tun, was du vorhattest.
Lerne zwischen Wichtigem und Dringendem zu unterscheiden
Deshalb ist es wichtig, deine Prioritäten zu kennen und zwischen wichtigen und nicht so wichtigen, dringenden und nicht so dringenden oder einer Kombination beider Aspekte zu unterscheiden.
Interessiere dich für die Mission und Strategie deiner Firma, die aktuellen Prioritäten und wichtigsten Projekte der Firma und Deiner Abteilung. Das kann dir helfen, besser zu wissen, wie sich deine Arbeit einfügt. Dann wirst du deine Tätigkeiten besser priorisieren und effektiver arbeiten können.
Obwohl man nach mehreren Wichtigkeits- und Dringlichkeitsebenen stufen kann, ist die Eisenhower-Matrix eine einfache Art, um Aufgaben einzuordnen:
Wenn dich jemand mit einem Thema unterbricht, ist die Versuchung groß, die Angelegenheit gleich erledigen zu wollen, ohne einen Moment innezuhalten und nachzudenken, ob es wirklich nötig ist, die Aufgabe sofort auszuführen.
Denke daran zu fragen, für wann es ist
Im Arbeitsalltag bin ich leider oft dieser Art von Situationen begegnet. Es kommt jemand gestresst, der irgendetwas braucht und zwar sofort. Oder man bittet dich um etwas und du vergisst zu fragen, für wann es ist; und eigentlich war es gar nicht so dringend. Und selbst wenn man dir sagt, dass es für “sofort” ist, erinnere dich an diesen Satz, der mir gefällt:
Eine fehlende #Planung auf deiner Seite stellt keine #Eile auf meiner Seite dar. #Schwerpunkte Klick um zu Tweeten
Es wird natürlich Angelegenheiten geben, die in kürzester Frist erledigt werden müssen auf Grund ihrer Dringlichkeit oder Bedeutung, trotz schlechter Planung der anderen Person und obwohl sie nicht eher Bescheid gegeben hat. Aber es gibt viele andere Themen, die warten können, bis du andere vorrangige Dinge abgearbeitet hast. Deshalb vergiss nicht, nach der Frist zu fragen und denke einen Moment darüber nach, ob Du die Aufgabe innerhalb der Prioritäten der Firma und deiner eigenen Schwerpunkte rechtzeitig erledigen werden kannst.
Gib zu, wenn du nicht in der festgelegten Frist helfen kannst
Falls es sich um eine Angelegenheit handelt, die nur du erledigen kannst, und du weißt, dass du im Rahmen deiner Prioritäten nicht in der Lage bist, es rechtzeitig zu tun, sei ehrlich und bestimmt und erkläre es. Das soll nicht heißen, dass du zu allem Nein sagst, sondern dass du abwägst, welche dringenden und wichtigen Themen auf deiner Liste stehen und wann du dem Auftrag Zeit widmen kannst.
Falls du von einer anderen Person weißt, die das Thema klären kann oder dir eine andere Lösung einfällt, schlage es vor. Damit zeigst du, dass du nicht ohne Grund Nein sagst und Interesse daran hast, dass die Angelegenheit erledigt wird.
Kläre deine Prioritäten ab
Falls der Auftrag von deinem Chef kommt, du aber nicht sicher bist, welche Priorität du der Angelegenheit gegenüber den weiteren Aufgaben auf deiner Liste geben sollst, frag ihn/sie um Rat. Es kann sein, dass dein Vorgesetzter denkt, du hast eine wichtigere Aufgabe schon erledigt. Vielleicht ist ihm/ihr nicht bewusst, an welchem Thema du gerade arbeitest. Normalerweise haben Vorgesetzte mehrere Mitarbeiter und können nicht genau wissen, was jeder gerade zu jedem Zeitpunkt genau tut. Im Zweifelsfall vermeide einen Fauxpas und habe keine Angst, Deinen Vorgesetzten offen zu fragen, welche deiner Aufgaben Vorzug hat.
Das Gleiche kannst Du mit Themen tun, mit denen dich ein anderer Kollege oder Abteilung beauftragt hat. Frage deinen Chef, falls du unter Druck gesetzt wirst, aber denkst, dass du gerade an einer wichtigeren Aufgabe arbeitest.
Falls du ein gutes Verhältnis zu deinem Vorgesetzten hast, rate ich dir nicht nur mit ihm/ihr die Prioritäten zu klären, sondern auch warum eine Aufgabe wichtiger oder/und dringender ist als eine andere. Das wird dir helfen, die Aufgabe besser zu verstehen und warum du sie ausführst. Außerdem wirst du für die Zukunft zu lernen, besser Schwerpunkte zu setzen, ohne Erklärungen bei jeder Angelegenheit zu benötigen.
Du wirst professioneller und glaubhafter wirken, wenn Du deine Prioritäten kennst, deine Zeit respektierst und ehrlich zugibst, wenn du einen Auftrag nicht in der angeforderten Frist erledigen kannst, oder wenn du deinen Chef um Hilfe bittest, um Prioritäten zu setzen und abzuklären. Es ist schlimmer, zu allem Ja zu sagen, aber dann die Fristen nicht einzuhalten oder schlechte Arbeit abzugeben.
Sag Bescheid, wenn du dich verspätest
Wenn du den Auftrag angenommen hast, aber siehst, dass sich die Dinge verwickeln, gib der Person Bescheid, die die Aufgabe erwartet. Die Ungewissheit, dass eine Arbeit nicht abgeliefert wird oder nicht zu wissen, wann man sie erhalten wird, ist schlimmer als eine gerechtfertigte Verspätung. Ein offenes Wort hilft, die Dinge zu klären. Und die andere Person wird Verständnis haben, wenn du erklärst, warum du in Rückstand gekommen bist und wann du die Aufgabe liefern wirst.
Beginne mit dem Wichtigsten
Am Anfang des Arbeitstages empfehle ich dir, mit der wichtigsten Aufgabe anzufangen, die du auf dem Tisch hast. Wenn möglich, gehe nicht deine E-Mails durch und stelle dein Telefon auf den Anrufbeantworter oder an die Rezeption durch. Konzentriere dich eine Weile nur auf diese wichtige Angelegenheit und versuche, so weit wie möglich voranzukommen; bevor die typischen Unterbrechungen des Alltags beginnen.
Erfahrungsmäßig sind die ersten Stunden am produktivsten. Weil du noch frisch bist, weil sich das Büro noch nicht gefüllt hat, oder weil jeder selbst beschäftigt ist, seinen Tag zu beginnen. Außerdem wirst du merken, dass diese einfache Angewohnheit tonangebend für den Rest des Tages ist. An diesem wichtigen Thema gearbeitet zu haben, dass vielleicht festgefahren war, wird dir Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit geben.
Wenn wir den Tag damit verbringen, kleine Dinge zu erledigen, die aufkommen, halten wir vielleicht den ganzen Tag nicht inne. Aber die Zeit verrinnt und wir merken, dass wir nicht an diesem wichtigen Projekt gearbeitet haben. Am Ende des Tages gehst du mit dem Gefühl nach Hause, nichts erreicht zu haben.
Im Gegensatz dazu, wenn du aber den Tag mit dieser wichtigen Aufgabe beginnst, egal wieviel Zeit du ihr widmest, wirst du den Eindruck haben, dass etwas Nützliches und Wichtiges getan zu haben und dich zufriedener fühlen.
Das Entscheidende ist nicht zu #priorisieren, was auf deinen Zeitplan steht, sondern deine #Prioritäten zu planen. #StephenCovey #Schwerpunkte Klick um zu Tweeten
Zusammenfassung
- Zeige Interesse an der Mission und Strategie Deiner Firma. Finde heraus, was gerade passiert und was die wichtigsten Projekte und Angelegenheiten sind, an denen man arbeitet. Das wird Dir helfen, besser zu wissen, wie Deine Arbeit da hineinpasst und um Deine Prioritäten festzulegen.
- Kenne Deine Arbeit und Verantwortlichkeiten sowie bis wohin Du selbstständig Entscheidungen treffen kannst.
- Wirf einen kritischen Blick auf Deine Aufgaben und sortiere sie nach ihrer Wichtigkeits- und Dringlichkeitsstufe. Im Zweifelsfall frag Deinen Vorgesetzten um Rat.
- Falls Du einen Auftrag nicht annehmen kannst, sei nachdrücklich und erkläre warum (Du must nicht auf Einzelheiten eingehen). Biete eine alternative Lösung, wenn Du kannst.
- Beginne den Tag mit der wichtigsten Angelegenheit.
[vc_empty_space][/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
