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Fällt es dir schwer zu priorisieren? Fällt es dir schwer zu entscheiden, was dringend und was wichtig ist? Scheinen alle Aufgaben dringend?
Die Arbeitswelt hat an Tempo zugelegt und Fristen für Aufgaben und Projekte haben sich reduziert. Jedoch wir befinden uns auch oft in einem Zustand von anscheinender ständiger Dringlichkeit, von uns selbst oder anderen verursacht, den wir vermeiden könnten. Aber die Sache ist, Entscheidungen zu treffen.
Eigentlich verbringen wir unser Leben damit, Entscheidungen zu treffen: aufstehen oder fünf Minuten länger schlafen. Brot oder Müsli frühstücken. Die schwarze oder blaue Hose anziehen.
Wenn wir uns jedoch von Aufgaben überhäuft sehen – die alle wichtig scheinen, oder schlimmer, alle dringend – kann uns die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen, verlassen.
Ein gewisser Druck macht uns produktiver und vermeidet die Aufschieberitis. Aber in einem permanenten Zustand von Dringlichkeit zu leben, verursacht uns nur negativen Stress. Das Problem ist, dass wir uns daran gewöhnen können, so dass es uns normal erscheint reaktiv von Dringlichkeit zu Dringlichkeit zu arbeiten. Aber dass wir es als normal ansehen können, bedeutet nicht, dass es nicht schädlich für unsere Produktivität und Gesundheit ist.
Wie kommt man aus dem Teufelskreis der Dringlichkeiten heraus?
Wie ich im Eintrag über Proaktivität erwähne, neigt unser Kopf dazu, Dringlichkeiten und Unvorhergesehenem mehr Bedeutung zu schenken, als dem, was wir gerade tun und was wichtiger sein kann.
Aber wir können lernen zu erkennen, dass weder alles so dringend ist, wie man es uns vormachen will, noch für vorgestern. Wenn man in deiner Firma also von Dringlichkeit zu Dringlichkeit stürzt, und du nicht in der Notaufnahme eines Krankenhauses arbeitest, solltest du misstrauen und die Situation hinterfragen.
Meiner Meinung nach lassen sich die meisten Dringlichkeiten auf fehlende Voraussicht, Planung und Organisation zurückführen. Das führt dazu, dass man mit zu knappen Fristen arbeitet.
Um zu lernen, mit Dringlichkeiten umzugehen, schauen wir uns als Erstes Fragen an, die du dir stellen solltest, wenn sie auftauchen.
Die meisten #Dringlichkeiten in Firmen entstehen durch fehlende #Voraussicht & #Organisation Klick um zu Tweeten
Die Dringlichkeitsstufe bestimmen
Um die wirkliche Dringlichkeit einer Aufgabe, und zugleich ihre Bedeutung, einzuschätzen, empfehle ich dir, innezuhalten und dir diese Fragen zu stellen:
1. Was ist die wirkliche Frist?
Als du um etwas gebeten wurdest, wurde dir wirklich gesagt, dass es dringend ist? Oder neigst du dazu, fallen zu lassen, was du gerade tust, um dich den Unterbrechungen zuzuwenden?
Falls dir wirklich gesagt wird, dass es dringend ist, frage bis wann genau. Vielleicht heißt es ja nicht in der nächsten halben Stunde, sondern bis Nachmittag oder sogar bis zum nächsten Tag. Wenn du außerdem das Ziel und den Zweck der Aufgabe kennst, wirst du selbst auch einschätzen können, ob die Frist angemessen ist oder dir unnötiger Druck gemacht wird.
2. Was würde passieren, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird?
Das kann etwas radikal klingen. Aber ich habe manchmal den Eindruck, dass gewisse Aufgaben erfunden werden, damit wir beschäftigt sind; diese aber eigentlich nicht der Produktivität oder besseren Organisation dienen.
Überlege also, ob du dich wegen einer gewissen Aufgabe unter Druck setzt, es aber gar nicht so schlimm wäre, wenn sie liegen bleibt, wenn auch nur vorerst.
Dies führt uns zur nächsten Frage.
3. Was ist das Ziel der Aufgabe?
Hinterfrage, wer von der Aufgabe Nutzen hat und welchen Wert sie produziert, d.h. wofür sie dient.
4. Musst wirklich du die Aufgabe erledigen?
Ich befürworte kein Kompetenzgerangel oder die Mentalität “das ist nicht meine Arbeit”. Aber wenn du durch deine Verantwortlichkeiten und Aufgaben überlastet bist und zusätzlich um Hilfe gebeten oder ständig mit Dringlichkeiten unterbrochen wirst, läufst du Gefahr zusammenzubrechen. Deshalb kann es eine gute Idee sein, dich zu fragen, ob es eine andere Person gibt, die in der Lage ist, diese Aufgabe zu erledigen.
5. Wer verlangt es?
Es kann interessant für den Entscheidungsprozess über Wichtigkeit und Dringlichkeit sein zu berücksichtigen, wer dir den Auftrag gibt. Wenn es dein Vorgesetzter (oder der Chef deines Chefs) ist, sollte man annehmen, dass die Aufgabe relevanter ist, als die eines Kollegen. Es kann auch schwieriger sein zu fragen, ob du sie erledigen musst. Das heißt aber nicht, es wäre unmöglich. Vorgesetzte sind auch Menschen. Wenn du also eine Sache gut machst, ist es wahrscheinlich, dass du wieder darum gebeten wirst. Deswegen empfehle ich, die Schwerpunkte im Zweifelsfall mit dem Vorgesetzten abzustimmen.
6. Welche Bedeutung hat die Aufgabe?
Überlege, welche Bedeutung diese Aufgabe im Vergleich zu deinen weiteren Aufgaben und Verpflichtungen hat. Entscheide dann abhängig davon und von der Frist, wann du sie erledigst.
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Die Arten von Dringlichkeiten
Nun kennst du die Fragen, die dir helfen werden, bessere Entscheidungen über die wirkliche Dringlichkeit einer Angelegenheit zu treffen. Schauen wir uns als nächstes vier Arten von Dringlichkeiten an, die wir meiner Ansicht nach auffinden können:
- Wirkliche Dringlichkeiten
- Schnell zu erledigende aber zukünftig vorzubeugende Dringlichkeiten
- Verhandelbare Dringlichkeiten
- Dringlichkeiten, die keine sind
Im Folgenden werde ich dir einige Beispiele geben, um jede Art von Dringlichkeit besser darzustellen. Und da es sich um Fälle handelt, die mir passiert sind, erzähle ich dir auch, wie ich vorgegangen bin.
Nicht alle #Dringlichkeiten sind wirklich #dringend. Unterscheide die verschiedenen Arten Klick um zu Tweeten
Wirkliche Dringlichkeit
Dies ist eine Angelegenheit, die baldmöglichst erledigt werden sollte, da es ansonsten negative Auswirkungen haben oder dazu führen könnte, Gelegenheiten zu verpassen.
Beispiel: Ich schaffe es endlich, mit einem Kunden zu sprechen, mit dem ich versuche, einen Termin zu vereinbaren, um seine Bedürfnisse kennen zu lernen und ihm ein Produkt oder eine Dienstleistung anzubieten. Er sagt, dass er zwei Tage später eine Besprechung hat, bei der er gern die Dienstleistung X präsentieren möchte. Er sagt, ob ich ihm ein Angebot schicken könnte. Außer einen Termin für eine nachfolgende Besprechung festzulegen, rufe ich schnell die Kollegin an, die das Angebot vorbereiten kann. Ich bitte sie, es mir möglichst im Laufe des nächsten Vormittags zu senden, damit der Kunde es sich vor seiner Besprechung anschauen kann. Hier handelt es sich ganz klar um eine Gelegenheit, die man bei den Hörnern packen und bei der man schnell reagieren sollte.
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Schnell zu erledigende aber zukünftig vorzubeugende Dringlichkeiten
Ich glaube, in diese Kategorie fallen viele der Angelegenheiten, die im Alltag auftreten. Es bleibt nichts anderes übrig, als sie schnell zu erledigen. Aber da sie auf fehlender Voraussicht und Planung beruhen, schlage ich vor zu versuchen, ihnen zukünftig vorzubeugen. Das ist nicht einfach. Aber persönlich finde ich mich ungern mit dem Status Quo ab, wenn dies meine Produktivität und mein Wohlbefinden beeinträchtigt.
Beispiel: Ein Kollege kommt gestresst, weil er am nächsten Tag auf Reisen geht, eine Genehmigung der Reise braucht, sein Chef aber nicht da ist. Auf der einen Seite hat er seine Reise spät bestellt. Auf der anderen Seite hat sein Chef nicht sichergestellt, dass der Genehmigungsprozess in seiner Abwesenheit funktioniert. Ein klares Beispiel von fehlender Voraussicht und Organisation. Also helfe ich dem Kollegen mit der Genehmigung und vergewissere, dass das Reisebüro die benötigte Buchung vornimmt. Aber ich erinnere den Kollegen auch daran, dass er seine Reise mit mehr Voraussicht organisieren sollte; und seinen Chef, dass er sicherstellen sollte, dass jemand Angelegenheiten in seiner Abwesenheit genehmigen kann.
Beispiel: Ich stelle fest, dass ich etwas für eine Besprechung ausdrucken muss, die wenig später stattfindet. Also mach ich es schnell, um nicht zu spät zu kommen. Aber es ist klar, dass ich den Terminkalender im Voraus hätte durchsehen und meine Arbeit besser hätte organisieren sollen. Dann hätte ich die Hast vermieden.
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Verhandelbare Dringlichkeiten
Unter einer verhandelbaren Dringlichkeit verstehe ich eine Sache, um die wir mit sehr knapper Frist gebeten werden. Aber wir haben gewisse Kenntnisse, die uns vermuten lassen, dass wir etwas Zeit gewinnen könnten. Dafür brauchen wir jedoch etwas Mut und Durchsetzungsvermögen.
Beispiel: Ich weiß, dass die nächste Gesellschafterversammlung Anfang Mai stattfindet. Normalerweise wird die Präsentation zwei Wochen vorher an die Gesellschafter versandt. Also notiere ich mir als Stichtag einige Tage vor dieser Frist.
Aber plötzlich erhalte ich in der spanischen Osterwoche ein E-Mail mit der Anfrage, die Präsentation an diesem Donnerstag (Feiertag in Spanien, der nicht berücksichtigt wurde) zu senden. Also rufe ich den Kollegen an, um den Tag des Versands der Präsentation zu bestätigen. Es stellt sich heraus, dass sie sich einen großzügigen Zeitpuffer eingeplant haben. Denn die darauffolgende Woche werden sie im Urlaub sein. Aber ich konnte eine vernünftigere Frist aushandeln, weil ich mich traute, die Situation zu hinterfragen.
Jedoch bemerke ich oft, dass Dinge hingenommen werden, ohne den Grund oder Handlungsspielraum herauszufinden. Damit werden Hast und Stress für einen selbst und andere betroffene Personen, deren Beitrag nötig ist, verursacht.
Beispiel: Ein Kollege schickt mir ein E-Mail zu einem Vertrag, der erneuert werden muss. Er zweifelt, ob gewisse Bedingungen überprüft werden sollten. Am nächsten Tag, da ich ihm noch nicht geantwortet habe, kommt er und fragt danach. Aber es handelt sich um eine laufende Zusammenarbeit und es ist auch nicht viel Geld im Spiel. Ich erkläre ihm, dass ich versuchen werden, baldmöglichst eine Antwort zu geben, aber das Thema wahrscheinlich nicht vor der nächsten Woche anfragen kann.
Es gibt Umstände, bei denen es weniger darum geht, alles fallen zu lassen, um sie zu erledigen, als den anderen einfach zu informieren, damit er weiß, dass man es gesehen hat und wann er eine Antwort erwarten kann. Denn die Ungewissheit, keine Antwort zu erhalten, ist schlimmer.
Bei #verhandelbaren #Dringlichkeiten sei #mutig & #bestimmt. Verhandle die #Frist Klick um zu Tweeten
Dringlichkeiten, die keine sind
Wenn du in einer Umgebung arbeitest, in der Unterbrechungen üblich sind, können Themen auftauchen, die dringend scheinen, es aber eigentlich nicht sind. Am Anfang erwähnte ich, dass unser Kopf dazu neigt, dem mehr Aufmerksamkeit zu schenken, was gerade auftaucht. Diese Situationen erfordern eine Mischung aus Selbstkontrolle und Durchsetzungsvermögen. Selbstkontrolle, um dir die Zeit für die Fragen zu nehmen, die ich vorher vorgeschlagen habe. Und Durchsetzungsvermögen, um mit der Person umzugehen, die dich mit einer angeblichen Dringlichkeit unterbricht.
Ein einfaches Beispiel kann jemand sein, der dir ein E-Mail schickt (dass nicht als dringend markiert ist und dessen Betreff auch nicht darauf hinweist) und zwei Minuten später auftaucht, um zu fragen, ob du es gesehen hast. Das erinnert mich an die Zeiten des Faxes, wenn man den anderen anrief, um zu bestätigen, dass es angekommen war. In diesen Fällen antworte ich üblicherweise, dass ich es mir anschauen werden, sobald ich kann, und dann antworten werde.
Es gibt auch Personen, die dazu neigen, vorbeizukommen, weil ihnen gerade etwas eingefallen ist, anstelle dir ein E-Mail mit der Anfrage zu senden oder erstmal zu überlegen, ob sie es selbst klären können. Dabei handelt es sich oft um schlecht organisierte Personen, die die Angelegenheit los werden wollen, indem sie das Problem einem anderen auftischen. Je nach Situation bitte ich darum, ein E-Mail zu senden, dass ich später lesen werde. Oder, falls sie schon herausgeplatzt haben, was sie wollen, sage ich ihnen entweder, wo sie es selbst finden können oder schreibe es mir auf, um es zu erledigen, wenn es je nach Bedeutung und Dringlichkeit in meine Prioritäten passt.
Dir hier konkrete Beispiele zu geben, ist schwer, da es viele Möglichkeiten gibt. Ich denke, es ist eher eine Frage, des Arbeitsstils gewisser Personen oder in einigen Unternehmen. Deshalb liegt der Schlüssel darin zu lernen, bestimmt zu antworten, um dir Respekt für deine Zeit zu verschaffen. Es ist auch wichtig, dass du lernst, dich selbst zu beherrschen; also nicht in Versuchung gerätst, alle Unterbrechungen sofort zu bedienen, ohne vorher ihre Bedeutung und wirkliche Dringlichkeit einzuschätzen.
#Selbstkontrolle & #Durchsetzungsvermögen gegen #Dringlichkeiten, die keine sind Klick um zu Tweeten
Auf welche Dringlichkeiten triffst du im Alltag?
Die wenigen Beispiele, die ich mit dir geteilt habe, sind die, die mir eingefallen sind, während ich diesen Eintrag schrieb. Aber natürlich gibt es viel mehr.
Wenn du dich oft mit Dringlichkeiten auseinandersetzt und zweifelst, wie du deine Zeit in den Griff bekommst, lade ich dich ein, Beispiele in den Kommentaren zu teilen. Ich werde dir sehr gern meinen Blickpunkt geben und sagen, wie ich in der Situation vorgehen würde.[/vc_column_text][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row]
