[vc_row][vc_column][vc_column_text]Es gibt viele Produktivitätsmethoden. Je nach unserem Naturell und der Art unserer Arbeit wird uns die eine oder andere besser funktionieren. Möglicherweise möchten wir auch eine Kombination mehrerer verwenden.
Schauen wir uns die bekanntesten Produktivitätstechniken an und worin sie bestehen. Ich werde dir erzählen, wie du sie anwenden kannst und was ihre Vor- und Nachteile sind.
1. Das Pareto-Prinzip
Dieses Prinzip ist nach dem italienischen Ingenieur, Soziologen, Ökonomen und Philosophen Vilfredo Pareto benannt. Er legte diese Produktivitätsmethode im 19. Jahrhundert nach einer Studie über die Verteilung des Reichtums unter der Bevölkerung dar, wonach 20% der Bürger sich 80% des Reichtums verteilten und 80% des politischen Einflusses hatten.
Seitdem ist entdeckt worden, dass das auch als 80/20-Regel bekannte Pareto-Prinzip auf viele Lebensbereiche angewendet werden kann. Es ist in die Lagerverwaltung, Informatik, das Ingenieurwesen und andere Felder eingeführt worden, um die Verwendung der Mittel und damit die Produktivität zu verbessern.
Wie man das Pareto-Prinzip anwendet
Das Prinzip besteht darin, dass 20% der Bemühungen 80% des Nutzens bringen. Auf die persönliche Produktivität angewendet, können wir etwa 80% der Ergebnisse mit 20% der wichtigen Aufgaben erreichen.
Obwohl die Prozentzahlen schwanken können, kann uns dieses Prinzip sehr nützlich sein, um den Blickpunkt auf dem Wichtigen zu halten. Was die Arbeit angeht, frage dich, welche deiner Aufgaben am meisten zu deinen Zielen und den Ergebnissen, die du erreichen möchtest, beisteuern. Du kannst die 80/20-Regel auch auf dein Privatleben anwenden. Überlege, welche Aktivitäten und Beziehungen mehr zu deinem Wohlbefinden beitragen.
Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips
Das Pareto-Prinzip hilft uns, über unsere Angelegenheiten nachzudenken und einzuschätzen, ob wir unsere Bemühungen auf produktivste Weise orientieren. Die 80/20-Regel sollte nicht als unabänderlich sondern als Richtwert betrachtet werden.
Wusstest du, dass etwa 20% deiner #Bemühungen 80% der #Ergebnisse bringen? Wie du das #ParetoPrinzip im Leben und auf Arbeit anwenden kannst. #Produktivität Klick um zu Tweeten2. Die Eisenhower-Matrix
Diese Matrix wurde vom ehemaligen US-Presidenten Dwight D. Eisenhower erfunden und von Stephen Covey, Autor von “Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg” verbreitet.
Es geht darum, die Aufgaben laut ihrer Bedeutung und Dringlichkeit einzuteilen. Um die Bedeutung einer Aufgabe zu bestimmen, frage dich, inwiefern sie zu deinen Schwerpunkten und deiner Zielerreichung beiträgt. Was die Dringlichkeit angeht, berücksichtige die Abgabefrist und welche Folgen es hätte, wenn du die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigst.
Wie man die Eisenhower-Matrix anwendet
Nach Bewertung der Aufgaben je nach Bedeutung und Dringlichkeit erhalten wir vier Arten:
1. Wichtig und dringend
Die Aufgaben dieser Kategorie werden als Erstes auf unserer Liste stehen. Es ist nicht nur dringend, sie zu erledigen, sondern wird uns auch helfen, unsere Ziele zu erreichen.
2. Wichtig, aber nicht dringend
In diese Kategorie fallen für unsere Ziele wichtige Aufgaben, die keine straffe Frist haben. Um zu vermeiden, dass wir sie jedes Mal aufschieben, wenn etwas dringenderes aufkommt, empfehle ich dir, sie zu planen. Reserviere dir Zeitfenster im Terminkalender, um diese Aufgaben nicht zu vernachlässigen.
3. Dringend, aber nicht wichtig
Diese Art von Aufgaben haben eine enge Lieferfrist, weshalb sie sobald wie möglich erledigt werden sollten. Jedoch gehören sie nicht zu deinen Schwerpunkten oder sind nicht für deine eigenen Ziele wichtig. Hier haben wir zwei Möglichkeiten. Kannst du die Aufgaben an jemanden delegieren? Falls nicht, kommen diese Aufgaben nach denen von Typ 1, also den wichtigen und dringenden, dran.
4. Weder wichtig noch dringend
Im Fall von diesen Aufgaben ist die erste Frage, ob sie wirklich zu erledigen sind. Können wir die Aufgabe direkt von unserer Liste streichen? Können wir sie delegieren? Falls wir nicht sicher sind, können wir sie auf Eis legen, um sie in einem Moment der Ruhe zu erledigen. Obwohl dieser Zeitpunkt wahrscheinlich nicht kommen wird oder wir letztendlich feststellen, dass es nicht mehr nötig ist, die Aufgabe zu erledigen.
Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix
Wie beim Pareto-Prinzip hilft uns diese Technik, über die Bedeutung unserer Aufgaben nachzudenken. Aber außerdem fügt sie die Zutat der verfügbaren Zeit zur Erledigung hinzu. Sie fordert uns also auf, die wirkliche Dringlichkeit von Unvorhergesehenem und Angelegenheiten, die aufkommen, einzuschätzen. Wir sollten uns über unsere Schwerpunkte und Ziele klar sein, um die Eisenhower-Matrix korrekt anzuwenden.
Die Matrix an sich im Alltag zu verwenden, kann etwas unbequem sein. Aber wir können das Prinzip anwenden, um unsere Aufgaben von 1 bis 4 zu einzuteilen. Damit sortieren wir unsere Aufgaben, um mit den wichtigsten und dringendsten anzufangen und uns nur Aufgaben von Typ 4 zu widmen, falls wir noch Zeit dafür haben.
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3. Die Pomodoro-Technik
Diese Produktivitätsmethode wurde so von ihrem italienischen Erfinder Francesco Cirillo nach der typischen Küchenuhr in Form einer Tomate benannt, die er verwendete, als er die Methode am Ende der 1980er Jahre entwickelte. Francesco Cirillo ist IT- und Produktivitätsberater.
Das Ziel der Pomodoro-Technik ist zu lernen, die Zeit als Verbündeten anstelle als Feind anzusehen. Es geht darum, uns auf eine gewählte Aufgabe ohne Ablenkungen zu konzentrieren, bis wir fertig sind. Diese Technik kann uns aber auch helfen herauszufinden, wieviel Zeit wir für gewisse Aufgaben benötigen. Diese Information wird uns eine bessere Planung erlauben.
Die Pomodoro-Technik kann hilfreich sein, wenn wir vor schwierigen Aufgaben stehen, die wir gern aufschieben. Unseren Fortschritt anhand von beendeten Pomodoros zu notieren, hilft unserer Motivation.
Wie man die Pomodoro-Technik anwendet
Die Zeit, die wir auf eine Aufgabe verwenden, wird in sogenannte “Pomodoros”, d.h. Zeitfenster von 25 Minuten, geteilt. Nach einem Pomodoro erholen wir uns fünf Minuten. Nach Blöcken von vier Pomodoros machen wir eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.
- Der erste Schritt ist, die Aktivität zu wählen, der wir unsere ungeteilte Aufmerksamkeit widmen möchten.
- Wir stellen den Timer auf 25 Minuten und arbeiten an der Aufgabe ohne Unterbrechung.
- Wenn der Alarm klingelt, schreiben wir auf welchen Pomodoro (den ersten, zweiten, dritten) wir erledigt haben und erholen uns fünf Minuten.
- Wir stellen den Timer erneut auf 25 Minuten und arbeiten weiter an der Aufgabe.
- Nachdem wir vier Pomodoros erledigt haben, nehmen wir uns eine lange Pause.
- Wenn Ideen oder Unterbrechungen während eines Pomodoro aufkommen, schreiben wir sie auf und arbeiten weiter an der Aufgabe, bei der wir waren. Falls sich die Unterbrechung nicht verschieben lässt, brechen wir den Pomodoro ab, um danach neu anzufangen.
Vor- und Nachteile der Pomodoro-Technik
Diese Technik kann sehr hilfreich sein, wenn wir zur Aufschieberitis neigen. Sie kann uns auch helfen herauszufinden, wie lange wir für gewisse Aufgaben benötigen. Die Pomodoro-Technik eignet sich für längere Aufgaben. Aber es kann sein, dass uns die Zeitfenster von 25 Minuten kurz scheinen für Aufgaben, bei denen es uns nicht schwer fällt, uns zu konzentrieren.
Neigst du zur #Aufschieberitis? Fällt es dir schwer, schwierige #Aufgaben anzugehen? Wie dir die #PomodoroTechnik helfen kann. #Produktivität Klick um zu Tweeten
4. Getting Things Done (GTD)
Diese Produktivitätsmethode wurde von David Allen in den 1980er Jahren entwickelt. Nach Jahren von Forschung und Anwendung seiner Produktivitätsmethode veröffentlichte er sein bekanntes Buch “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”.
Das Ziel dieser Technik ist, das Gefühl von Überwältigung zu verringern sowie die Konzentration, geistige Klarheit und Leistung zu verbessern.
Wie man GTD anwendet
Diese Methode besteht aus fünf Schritten.
1. Erfassen
Die Information, die wir erhalten, Ideen, Aufgaben und Erledigungen, die uns einfallen, notieren.
2. Verarbeiten
Es geht darum, die erfasste Information durchzuarbeiten, indem wir uns fragen, ob wir handeln können. Falls dem so ist, erledige es sofort, wenn es weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt. Wenn du länger brauchst, delegiere die Aufgabe oder notiere sie auf einer Liste, um sie später zu erledigen. Wenn du nicht handeln kannst, entscheide, ob du die Information ablegst, auf Eis legst oder wegwirfst.
3. Organisieren
Der dritte Schritt besteht darin, die Aktionen auf Themenlisten einzuteilen. David Allen schlägt vor, Listen je nach Erledigungsort oder Aufgabenart aufzustellen, zum Beispiel zu sendende E-Mails, zu erledigende Anrufe, Botengänge.
4. Durchsehen
In diesem Schritt geht es darum, die Aufgabenliste durchzusehen, um die nächste Aktion zu entscheiden. David Allen empfiehlt, die Listen so oft zu prüfen wie nötig, um die gedankliche Ruhe zu haben, dass uns nichts entgeht. Außerdem sollten wir uns jede Woche Zeit für eine Überprüfung nehmen, um die Listen zu aktualisieren, aufzuräumen und den Kopf zu befreien.
5. Handeln
Der fünfte Schritt ist die Handlung, das heißt, die Aufgabe zu erledigen, für die wir uns entschieden haben.
Vor- und Nachteile von GTD
Die Personen, die es geschafft haben, diese Technik einzuführen, sind ihres Nutzens überzeugt. Jedoch nimmt es Zeit in Anspruch, sich daran zu gewöhnen. Außerdem braucht es einer anfänglichen Anstrengung von mindestens zwei Tagen, um unser Arbeitssystem an diese Methode anzupassen.
Wenn es uns schwer fällt, wichtige Aufgabe zu unterscheiden, kann die Empfehlung, Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, sofort zu erledigen, etwas riskant sein. Wir können dann zuviel Zeit auf kleine Aufgaben verwenden oder Aufgaben unter diesem Vorwand erledigen, die eigentlich mehr als zwei Minuten benötigen.
Das Konzept, die Information zu erfassen und zu verarbeiten, die Aktionen zu organisieren und über sie nachzudenken, kann uns helfen, ob wir die GTD-Methode anwenden oder nicht. Wenn wir die Information und unsere Ideen nicht erfassen, können sie uns entfallen. Unsere Aufgabenliste kann unendlich werden und uns mehr stressen, als sie uns hilft, wenn wir unsere Aufgaben nicht organisieren. Wenn wir nicht über unsere Aufgaben nachdenken, erledigen wir vielleicht das erste, was uns einfällt.
“Es ist die Aufgabe Ihres Geistes, Ideen zu entwickeln, nicht sie festzuhalten.” #David Allen #GettingThingsDone #Produktivität Klick um zu Tweeten
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