[vc_row][vc_column][vc_column_text]Besprechungen sind nützlich, um Information auszutauschen, Entscheidungen anzukündigen oder Probleme zu lösen. Wenn wir wollen, dass sie ihren Zweck erfüllen, sollten sie ein klares Ziel haben und die drei grundlegenden Phasen folgen. Außerdem ist es nötig, die Besprechung vorzubereiten und einen effektiven Ablauf sicherzustellen. Hier kommt der Moderator ins Spiel.
Was sind die Ziele des Moderatoren
Das Ziel des Moderatoren ist, die Teilnehmer zu guten Ergebnissen zu führen. Zu diesem Zweck hilft er/sie, die Ziele der Besprechung zu bestimmen und dass die Inhalte konzentriert und eigenverantwortlich entwickelt werden.
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Wie die Haltung und Ausrichtung des Moderatoren sein sollten
Inhaltliche Neutralität
Der Moderator sollte eine neutrale Rolle annehmen, also seine eigenen Meinungen zurückstellen und die Beiträge der Teilnehmer nicht bewerten. Wenn die Teilnehmer mit den Ergebnissen der Besprechung zufrieden sind, sollte es der Moderator auch sein.
Für den Fall, dass der Moderator auch einer der Besprechungsteilnehmer ist, ist es wichtig, dass er klar macht, in welcher Rolle er einen Beitrag leistet: als Moderator oder Teilnehmer.
Parteilosigkeit
Der Moderator behandelt alle Teilnehmer gleich. Das heißt, er ist zu allen freundlich und zeigt keine möglichen Abneigungen oder Vorzüge. Seine Rolle ist es, alle Teilnehmer einzubeziehen und sicherzustellen, dass alle zur Besprechung beitragen. Außerdem vergewissert sich der Moderator, dass alle über eine ausgewogene Redezeit verfügen.
Der #Moderator einer #Besprechung sollte neutral in Bezug auf Teilnehmer und Inhalt sein. Aber das ist nicht das Einzige. Wie sich ein Moderator verhalten sollte Klick um zu Tweeten
Verantwortlich für den Prozess, aber nicht die Ergebnisse
Der Moderator ist dafür zuständig, dass die Besprechung reibungslos abläuft, alle Teilnehmer beitragen und nach Ergebnissen suchen. Insofern der Moderator nicht auch Teilnehmer ist, wird er jedoch nicht für die Ergebnisse der Besprechung verantwortlich sein. Seine Aufgabe ist es zu prüfen, dass die Teilnehmer einverstanden und zufrieden mit den Ergebnissen sind. Der Moderator bestätigt, dass sie Verantwortung für diese Ergebnisse übernehmen. Er gibt auch zu verstehen, dass die Besprechung der Moment ist, die Ergebnisse zu beeinflussen, und es nicht gilt, sich danach zu beschweren.
Der #Moderator einer #Besprechung ist verantwortlich für den Prozess und Ablauf, aber nicht für die #Ergebnisse. Wie sich ein Moderator verhalten sollte Klick um zu Tweeten
Flexibilität
Der Moderator ist dem Ziel der Besprechung verpflichtet, nicht der Tagesordnung. Wenn also der vorgesehene Ablauf nicht funktioniert, kann er/sie vorschlagen, vom Programm abzuweichen. Dann sollte der Moderator mit den Teilnehmern besprechen, wie sie vorgehen und die Tagesordnung anpassen möchten. Folglich sollte der Moderator methodensicher sein, um dem Ablauf der Besprechung zu helfen, aber auch flexibel.
Aufmerksamkeit auf Geschehnisse
Es ist wichtig, dass der Moderator jederzeit aufmerksam ist und sich nicht ablenkt, in dem er/sie über die nächsten Schritte nachdenkt. Der Moderator sollte auf alles aufpassen, was in der Besprechung vorgeht, was wichtig für die Teilnehmer ist und ob, was geschieht, zur Zielerreichung und den Ergebnissen beiträgt. Daher wird er die Geschehnisse aufmerksam und mit gewisser Neugier verfolgen müssen.
Fragende Haltung
Um seinen Auftrag zu erfüllen, wird der Moderator den Ideenaustausch unter den Teilnehmern fördern. Dafür kann er/sie sachdienliche und auch scheinbar dumme Fragen stellen. Manchmal gehen wir in die Falle zu denken, dass alles klar ist. Aber ist das eigentlich so? Verstehen die Teilnehmer wirklich die Idee, die vorgeschlagene Lösung oder deren Auswirkungen? Eine Frage oder Umschreibung des Gesagten kann mögliche Unstimmigkeiten ans Licht bringen.
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Die Aufgaben des Moderatoren
Auftrag und Ziele klären
Die erste Aufgabe des Moderatoren besteht darin, mit den Teilnehmer festzulegen, was mit der Besprechung erreicht werden soll. Hier ist es wichtig, zwischen den Zielen der Themen und den Zielen der Besprechung selbst zu unterscheiden. Es geht darum zu klären, welche die Besprechungsziele sind und welches Ergebnis die Besprechung zu einem Erfolg macht. An dieser Stelle sollten auch die Verhaltensregeln geklärt werden.
Am Anfang einer #Besprechung sollte der #Moderator seinen #Auftrag und die #Ziele der Besprechung klären. Welche Aufgaben ein Moderator hat Klick um zu Tweeten
Organisation
Der Moderator kümmert sich darum, die Besprechung zu organisieren, das heißt sicherzustellen, dass der Besprechungsraum die Anforderungen erfüllt und die nötigen Mittel vorhanden sind. Das können Beamer, Flipchart, Notizblöcke, Post-its, Filzstifte, Kugelschreiber usw. sein. Alle nötigen Mittel und Materialien, damit die Teilnehmer und der Moderator Ideen, Vorschläge und Lösungen austauschen und darstellen können.
Planung des Besprechungsablaufes
Abhängig von der Besprechungsart und vom Besprechungsziel, plant der Moderator die verschiedenen Phasen, um einen effektiven Ablauf sicherzustellen.
Problembeschreibung
Wenn das Ziel der Besprechung die Problemlösung ist, wird der Moderator den Teilnehmern zuerst helfen, das Problem zu definieren. Es geht darum zu ermitteln, was genau das Problem ist, welche möglichen Ursachen und Auswirkungen es hat und welche Kriterien eine zufriedenstellende Lösung erfüllt.
Steuerung des Diskussionsprozesses
Wie erwähnt, besteht die Rolle des Moderatoren darin, den Ideenaustausch sowie die Lösungs- und Ergebnisfindung zu fördern. Daher wird er die Diskussion steuern. Das bedeutet sicherzustellen, dass alle mit ihren Beiträgen teilnehmen und über die gleiche Zeit verfügen, ihre Ideen mitzuteilen.
Um Momente der Stockung zu überwinden, kann es manchmal nötig sein, Fragen zu stellen, die das Diskutierte überdenken, anders beleuchten oder an neue Ideen denken lassen. Der Moderator achtet auch auf den Energiepegel der Teilnehmer und kann eine Pause vorschlagen, wenn er/sie merkt, dass die Konzentration abnimmt.
Der #Moderator einer #Besprechung steuert den #Diskussionsprozess, um einen guten Ablauf und ein gutes Ergebnis der Besprechung sicherzustellen. #Ziele und Aufgaben eines Moderatoren Klick um zu Tweeten
Bei Konflikten vermitteln
Es kann auch nötig sein, Konflikte zu schlichten. Wenn der Moderator aufmerksam ist, kann er schwierige Situationen, Missverständnisse und Konflikte schnell erkennen. Es gibt verschiedene Techniken, um diese Situationen zu klären: Fragen stellen, um die Ursachen des Konflikts herauszufinden; ein Blitzlicht, also eine schnelle Runde veranstalten, in der alle Teilnehmer ihre Meinung zur Situation teilen; und die Ziele der Besprechung rekapitulieren.
Ergebnisse dokumentieren
Letztlich kümmert sich der Moderator auch darum, die während der Diskussion vorgeschlagenen Lösungen zu veranschaulichen. Dies wird den Teilnehmern als Leitfaden dienen, um mehr Vorschläge zu finden oder die vorgebrachten Lösungen zu verbessern. Am Ende der Besprechung fasst der Moderator auch die Ergebnisse sichtbar für alle zusammen und stellt das Einverständnis und die Verbindlichkeit aller Teilnehmer mit den Ergebnissen sicher.
Was das Besprechungsprotokoll angeht, kann der Moderator dafür verantwortlich sein oder auch einer der Teilnehmer. Das sollte am Anfang der Besprechung, wenn die Ziele geklärt werden, entschieden werden.
Fazit
Wie wir gesehen haben, trägt der Moderator dazu bei, dass Besprechungen effektiver sind und nicht von ihrem Ziel abweichen.
Kanntest du die Rolle des Moderatoren und findest du sie nützlich? Gibt es üblicherweise einen Moderator in den Besprechungen, an denen du teilnimmst? Wenn du sie organisiert, benennst du einen Moderator?[/vc_column_text][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/4″][vc_facebook type=”button_count”][/vc_column][vc_column width=”1/4″][vc_googleplus][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row]
