Antes de comentar cómo organizar mejor tu agenda, veamos a qué me refiero con agendar tus prioridades. Para ello, te traigo la historia del recipiente y de las piedras. ¿Te suena?

La historia del recipiente y de las piedras grandes

Un día un viejo profesor fue contratado para dar formación sobre planificación eficaz a un grupo de dirigentes de importantes compañías internacionales. Pero el profesor sólo tenía una hora para impartir el curso. Así que miró a los alumnos uno a uno lentamente y les dijo: “Vamos a realizar un experimento.”

Debajo de la mesa que lo separaba de sus alumnos había guardado un gran tarro de vidrio, el cual colocó delicadamente delante de él. Después sacó una docena de grandes piedras, del tamaño aproximado de unas pelotas de tenis, y las depositó una a una dentro del gran envase. Cuando terminó de colocar todas las piedras, llenando el recipiente hasta el borde, el profesor alzó la vista hacia sus estudiantes y les preguntó: “¿Les parece que el envase está lleno?”.

Todos respondieron: “Sí”

Esperó unos segundos y agregó: “¿En serio?” Entonces se agachó de nuevo debajo la mesa para sacar un recipiente lleno de grava. Delicadamente, volcó el recipiente de grava, dejándola deslizarse entre las piedras grandes hasta el fondo del envase. Cuando terminó, de nuevo se dirigió al alumnado y preguntó: “¿Ahora el tarro está lleno?”

Esta vez sus alumnos empezaron a comprender el experimento y uno de ellos respondió: “Probablemente no.”

recipiente grandes piedras“Bien”, respondió el profesor. Seguidamente buscó otro recipiente debajo de su mesa, esta vez lleno de arena. Con cuidado fue vertiendo la arena poco a poco en el tarro grande lleno de piedras y grava, hasta llenar los huecos que habían quedado. Al terminar volvió a preguntar: “¿El envase está lleno?”

Esta vez, sin dudar y en coro, sus brillantes alumnos contestaron: “¡No!”

“¡Bien!” dijo el viejo profesor. Entonces tomó la taza de café que se encontraba encima de la mesa y la vertió con cuidado en el recipiente.

A continuación el profesor levantó los ojos y preguntó al grupo: “¿Cuál es el sentido de este experimento?”

Después de reflexionar un momento, relacionando el experimento con el tema del curso, el más audaz de sus alumnos respondió: “Esto demuestra que incluso cuando uno cree que la agenda está completamente llena, si uno lo quiere realmente, puede añadir más citas y más cosas que hacer”.

“¡No!”, respondió el viejo profesor. “No es eso. La cuestión es la siguiente: Si uno no coloca las grandes piedras en primer lugar, nunca se podrán colocar todas las piedras en el envase. ¿Cuáles son las grandes piedras de sus vidas? ¿Su salud, su familia, sus amigos, realizar sus sueños, defender una causa, aprender, relajarse? O ¿alguna otra cosa?

Quiero que se den cuenta de la importancia de poner esas grandes piedras en el primer lugar de sus vidas. Este tarro representa la vida y las piedras las cosas importantes como la familia, los hijos, la felicidad, los amigos, … Son cosas que, aunque perdiéramos todo lo demás, aún darían sentido a nuestras vidas.

La grava representa otras cosas que nos importan, como el trabajo, la casa, el coche etc. Y la arena sería todo lo demás, las pequeñas cosas.

Si llenamos el tarro primero con la arena, ya no quedará espacio para la grava y menos para las piedras grandes. Lo mismo ocurre con la vida. Si gastamos nuestro tiempo y energía en las cosas pequeñas, no tendremos tiempo para los temas importantes. Por ello, presta atención a las cosas esenciales para tu felicidad, ocúpate primero de las piedras grandes y establece tus prioridades. El resto es sólo arena…”

¿Cuáles son las grandes piedras de tu vida? Colócalas primero o no cabrán todas. #prioridades Clic para tuitear

Cuando el profesor hubo acabado, uno de los alumnos preguntó: “¿Y el café?”.

El viejo profesor sonrió levemente y contestó: “El café nos demuestra que, aunque estemos absortos en nuestro día a día y nuestra vida nos parezca llena, siempre habrá tiempo para compartir un café con un buen amigo”.

Establece tus prioridades

En primer lugar reflexiona sobre cuáles son las grandes piedras de tu vida. Después piensa en la grava, es decir otras cosas importantes que en principio te deberían ayudar a cuidar de esas piedras grandes. Una vez tengas claros estos dos aspectos, te darás cuenta que todo lo demás es arena. Te resultará más fácil mantener en mente las prioridades y tomar decisiones sobre lo demás.

Aplicando el principio de las piedras, la grava y la arena a nuestra agenda, a continuación reflexiona cuáles son las prioridades para alcanzar tus objetivos y los de tu empresa. Aprovecha también para valorar si ciertas reuniones periódicas, que en su día parecían importantes y útiles, siguen cumpliendo su propósito.

Ten claras tus #prioridades y toma #decisiones en consecuencia sobre todo lo demás Clic para tuitear

El coste de una reunión

Las agendas de muchas personas suelen estar repletas de reuniones. Pero ¿alguna vez te has parado a calcular el coste de las mismas para una empresa? Una fórmula fácil podría ser la siguiente:

#Coste reunión = No. asistentes x Horas duración reunión x Sueldo medio / hora de los asistentes Clic para tuitear

Ahora plantea si el beneficio de la reunión supera su coste. Aunque el beneficio de una reunión no siempre pueda calcularse fácilmente en dinero puede ser aún así un concepto a tener en mente.

Coloca primero las piedras

Dentro de tus prioridades, resérvate bloques de tiempo para tu bienestar, es decir las grandes piedras de tu vida. Después agenda las piedras que cimentan tu trabajo, es decir los proyectos y tareas más importantes para alcanzar los objetivos. Pueden ser bloques de tiempo para trabajar de forma concentrada en algún proyecto. También pueden ser reuniones importantes como comités de dirección, reuniones de la plantilla, reuniones de proyecto etc.

Para reuniones recurrentes de este tipo recomiendo establecer un calendario anual, dejarlas convocadas con tiempo e incluso la sala de reuniones reservada. Será más fácil posponer puntualmente alguna reunión, porque surja una tema más prioritario, que tener que estar recordando organizarla cada cierto tiempo y buscar una fecha que convenga a todos los participantes sobre la marcha. Según avance el año las agendas de todos se irán llenando de piedras, grava e incluso arena. Esto dificultará la tarea de encontrar horas en las que estén disponibles todos los implicados.

Las agendas se llenan según avanza el año. #Planifica con antelación Clic para tuitear

Reflexiona sobre la grava

Después piensa si hay otras reuniones periódicas que tendría sentido dejar agendadas por la misma razón que acabo de comentar.

Además puede haber tareas que haya que realizar de forma recurrente en ciertas fechas, sea una vez al año, cada ciertos meses o semanas. En este caso es útil programar recordatorios en el calendario para descargar tu mente del peso de tener que acordarte llegado el momento. Incluso sugiero que te crees una lista o listas con estos temas para que, al preparar tu agenda para el año siguiente, no tengas que revisar el calendario del anterior buscando estos asuntos. Ejemplos podrían ser elaborar mismamente el calendario anual de reuniones periódicas, temas de facturación o reporting, la organización de eventos, conferencias, reuniones etc.

No llenes la agenda en demasía

Ya en el día a día del trabajo, te recomiendo que no llenes tu agenda completamente de reuniones. Por un lado, no te dejará tiempo para trabajar de forma concentrada en tareas y proyectos. Por otro lado recuerda que pueden surgir incidentes que requieran de atención urgente. También pueden surgir nuevos proyectos que requieran tiempo.

Dales a las reuniones el tiempo requerido, ni más ni menos

La mayoría de agendas ofrecen intervalos de tiempo de 30 minutos. Ello nos incita a programar las reuniones comenzando y terminando a una hora en punto o a y media. También tenderemos a darles una duración que sea un múltiplo de 30 minutos. Pero recuerda que la hora tiene 60 minutos, así que por qué no programar una reunión de 15 o 45 minutos por ejemplo.

Recuerda la Ley de Parkinson: El trabajo se expande hasta llenar el tiempo del que se dispone para su realización. El mismo principio se puede aplicar a las reuniones. Si reservamos más tiempo del requerido para una reunión, las probabilidades son altas de llenar los minutos igualmente pero con temas que tal vez no vengan al caso.

Una hora no se compone de bloques de tiempo sino de 60 minutos. Aprovéchalos #productividad Clic para tuitear

Reserva colchones de tiempo

Además, recomiendo que reserves “búferes”, es decir colchones de tiempo, entre reuniones. Los intervalos de las agendas también nos pueden llevar a la tentación de pegar una reunión a la otra. Pero para asegurar que las reuniones sean productivas y efectivas, los colchones intermedios servirán una serie de propósitos:

  • Asegurar comenzar la siguiente reunión puntualmente. Si se ha alargado un poco la reunión anterior, no tendrás a los asistentes a la siguiente esperándote.
  • Desconectar mentalmente del tema anterior y prepararte para el siguiente. Incluso ir a buscar la documentación necesaria.
  • Hacer alguna llamada importante.
  • Consultar tu correo electrónico porque estés pendiente de algún asunto importante.
  • Además te servirá para cosas tan mundanas como ir al baño, beber agua o tomarte un tentempié.

Planifica los trayectos para reuniones fuera de la oficina

Si tus reuniones requieren desplazamientos, calcula algo más de la duración del trayecto para el tiempo que tardes en tomar el coche y aparcar, o tomar un taxi o el transporte público. Reserva colchones de tiempo para posibles imprevistos: el coche no arranca; pillas un atasco; no encuentras aparcamiento; todos los taxis están completos; el metro se queda parado; encuentras una mancha en tu traje y necesitas limpiarla; te has hecho una carrera en las medias…

Además ten en cuenta que para llegar puntual, es necesario llegar un poco antes. No vale estar entrando al edificio en la hora acordada. Posiblemente te tendrás que identificar en Recepción, tendrán que avisar a la persona con la que has quedado, te tiene que ir a buscar… proceso que puede llevar mínimo cinco minutos.

Asimismo te servirá para no llegar estresado y agobiado, cosa que no causa la mejor impresión.

Si al final te adelantas, no pasa nada. Siempre puedes hacer tiempo realizando una llamada pendiente, consultando tu correo, tomando un café. Pero si llegas tarde, no sólo acabas retrasando tu propia agenda, sino que también perjudicas a la persona o las personas con las que te vas a reunir. Y si dices, es que estoy muy liado y tengo muchos temas importantes, recuerda que los demás también. Pero te han reservado parte de su preciado tiempo. Así que respeta su tiempo y de paso el tuyo propio. Te lo agradecerán los demás y también tú mismo.

Reserva colchones de tiempo entre reuniones para #preparación e #imprevistos Clic para tuitear

Minimiza los desplazamientos

A la hora de organizarte reuniones fuera de la oficina, también te sugiero que intentes planificarlas según su ubicación para evitar cruzar la ciudad de punta a punta varias veces al día. Si no te piensas pasar el día fuera, sino quieres pasar por la oficina, personalmente intento colocar las reuniones a primera hora de la mañana, para ir directamente desde casa, o a última hora del día para después volver directamente a casa. Como segunda opción, las colocaría alrededor de la hora de comer. De este modo te quedarán bloques de tiempo razonables para trabajar en otras cosas.

Creo que es poco efectivo y productivo tener que salir de la oficina a media mañana o media tarde ya que te dejará poco tiempo para trabajar. Porque si es por la mañana apenas llegues a la oficina ya te tendrás que volver a marchar. Si es por la tarde, después te surgirá la duda si vale la pena volver a la oficina.

Pero si no hay más remedio porque te imponen la hora de la reunión, puede ser buena idea llevarte trabajo a realizar en los ratos “muertos”.

La clave no es priorizar lo que está en tu agenda sino agendar tus #prioridades. Stephen Covey Clic para tuitear

¿Agendas tus prioridades o priorizas los asuntos de tu agenda?

La tentación es alta de priorizar los asuntos y encargos que nos surjan. Pero cuando empiezas a establecer tus prioridades y llevar tu agenda en función de ellas podrás notar un cambio en la carga de tu trabajo y tu agenda.

¿Ya aplicas el concepto? Si no ¿te ha resultado esclarecedora la historia?