Muchos tenemos más trabajo que horas tiene el día. Posiblemente nuestra solución sea trabajar y trabajar más para quitarnos las tareas de en medio, mientras vemos que la montaña de trabajo no para de crecer. Si es tu caso te creará cierta resistencia lo que te voy a proponer.

Pero te aseguro que te ayudará a ser más productivo. Porque conseguirás dedicar tu energía y tiempo a acciones alineadas con tus prioridades y objetivos.

Sal de la rueda de hámster

Resulta que el truco para mejorar nuestra productividad es introducir en nuestra rutina momentos para repaso y planificación. Es decir repasar primero lo conseguido y nuestras prioridades. Y luego decidir en qué objetivos queremos trabajar, sean metas en curso o nuevos objetivos, y planificar los siguientes pasos.

Puede que creas que no tienes tiempo para ello. Pero resulta que hacer un alto en nuestros quehaceres, para reflexionar, nos ayudará a revisar nuestro rumbo y corregirlo si hace falta. Es decir, decidir conscientemente y con criterio cuál es la prioridad y, en consecuencia, el siguiente paso.

Si queremos ser productivos y efectivos en el trabajo y avanzar con nuestros proyectos, conviene tener ciertos momentos en nuestra rutina para revisar la situación, objetivos y siguientes pasos. Es decir determinar si lo que venimos haciendo está de acuerdo con nuestras prioridades; si nos permite avanzar en nuestros objetivos y si debemos adaptar nuestros planes.

También puede ser que ciertas prioridades u objetivos hayan dejado de tener importancia y por otro lado haya nuevos objetivos que nos hayamos propuesto.

Todo ello nos permitirá enfocar nuestra energía hacia las tareas más productivas.

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Tipos de repaso y planificación

Veamos qué momentos de repaso sugiero que incluyas en tu rutina.

Repaso del día

Se trata de un breve repaso de cinco a diez minutos de las tareas realizadas en el día y que no hayamos tachado aún de nuestra lista. Luego ver cuáles se han quedado pendientes y que debamos pasar al día siguiente.

Reevalúa tus prioridades y piensa si debes pasar todas las tareas pendientes al día siguiente o puedas o debas repartirlas en más días. Incluso podría haber tareas que hayan dejado de tener relevancia. Si fuera el caso no tengas reparos en quitarlos de tu lista de tareas pendientes. Recuerda que tu tiempo es limitado y es mejor dedicarlo a las cosas que te importan y te sean útiles.

En función de tus prioridades y objetivos así como tu agenda, fíjate la tarea o las tareas más importantes para el día siguiente. De este modo despejarás tu mente al final del día y podrás desconectar mejor del trabajo.

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Repaso de la semana

Al final de cada semana es recomendable echar una mirada atrás a todo lo conseguido, aprendido y que nos haya ocurrido. Felicítate por los logros para fijar en tu memoria las cosas buenas conseguidas.

Con nuestras prioridades y objetivos en mente y la agenda delante, el siguiente paso es planificar la próxima semana. Piensa cuál es tu principal objetivo personal y tu principal objetivo profesional para la próxima semana. Luego decide los pasos, es decir tareas y actividades, que te acercarán hacia ellos.

Para el repaso semanal te deberías reservar al menos media hora. El repaso mental de la semana anterior te ayudará a motivarte. Planificar después tu siguiente semana te permitirá ser más productivo.

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Repaso del mes o del trimestre

Cada mes o cada tres meses puede ser útil detenernos a revisar cómo vamos con los objetivos propuestos y si siguen siendo acordes a nuestras prioridades. Es más, conviene reflexionar si nuestras prioridades han podido variar de algún modo.

Tanto en vista de nuestras prioridades como de los avances en relación con nuestros objetivos, podemos determinar si debemos hacer algún ajuste. Es decir si debemos adaptar o modificar algún objetivo que nos habíamos propuesto.

Hacer este repaso más general varias veces al año nos permitirá hacer un seguimiento de lo que nos habíamos propuesto para el año en curso y corregir nuestro rumbo si necesario.

La frecuencia de este tipo de repaso dependerá del número de objetivos que te hayas propuesto y cuánto seguimiento requieren. Quiere decir que influirán el plazo y las fechas de realización así como la frecuencia de las acciones. Habrá objetivos en los que solamente trabajemos en ciertos meses del año, otros que requieren una acción al mes por ejemplo y otros con tareas o acciones más frecuentes.

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objetivos

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Repaso del año

Al final del año en curso o al principio del que año que entra será buen momento para tomarnos un rato para un repaso anual.

Primero consistirá en echar la mirada atrás para reflexionar sobre todo lo que ha ocurrido a lo largo del año. Piensa en los objetivos que te propusiste. ¿Cuáles has alcanzado? ¿Cuáles no y por qué? También reflexiona si tus prioridades han variado a lo largo del año o siguen siendo los mismos.

Felicítate y agradece todo lo que has conseguido, todas las buenas experiencias y todo lo que has aprendido. Asimismo recuerda las dificultades con las que te hayas podido encontrar y cómo te has enfrentado a ellas. ¿Te ha costado superarlas o has sido resiliente?

Recordar los logros y aprendizajes te hará sentir orgulloso y motivado para seguir trabajando en tus objetivos y proponerte nuevas metas.

El siguiente paso será pensar en el año que te espera. ¿Qué buenos propósitos tienes? ¿Cuáles convertirás en objetivos a alcanzar? Muchos empezamos un nuevo año con buenos propósitos. Pero sólo si los convertimos en objetivos de verdad podremos hacerlos realidad.

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Resumen

Cuesta incluir y mantener estos repasos en nuestra rutina. Pero te aseguro, por experiencia propia, que estoy más motivada y me cunden más los días cuando me tomo el tiempo para repaso y planificación.

¿Sueles hacer habitualmente alguno de los repasos propuestos? ¿Te ayuda a tener claro tu enfoque y ser más productivo O al contrario ¿te cuesta tomarte tiempo para ello?