¿Eres de los que consideran las reuniones una pérdida de tiempo? O tal vez no tengas una opinión tan drástica pero sí te gustaría que fueran más productivas y terminaran en hora.

Dependiendo de tu trabajo puedes tener más o menos reuniones en tu agenda. Encima, si una termina tarde igual te lleva a retrasos en los demás asuntos en tu calendario.

Me encuentro habitualmente con que se comentan cosas no previstas en la agenda que derivan en debates interminables. Los asistentes no se toman un momento para valorar si es el momento y lugar para ese debate. El que se desvía de la agenda puede pensar “ya que os tengo a todos aquí”; pero hace falta que los demás participantes se lo permitan.

Además hay otros ladrones de tiempo relacionados con el enfoque y la organización de las reuniones.

Veamos pues los ingredientes para que nuestras reuniones sean más productivas y efectivas en vez de un factor de estrés.

Preguntas clave antes de organizar una reunión

¿Realmente es necesaria una reunión?

Reunir a un determinado número de personas durante cierto tiempo conlleva un coste. Por ello conviene valorar si una reunión es la forma más efectiva de conseguir resultados. Antes de convocar una reunión, pregúntate si no se podría resolver con un correo electrónico o una llamada por ejemplo.

Antes de organizar una #reunión pregúntate si es la forma más #efectiva de obtener #resultados Clic para tuitear

¿De qué tipo de reunión se tratará?

Es importante tener claro el propósito de la reunión. ¿Qué quieres conseguir?

¿Se trata de compartir información, de anunciar decisiones, de buscar soluciones a problemas o de trabajar con algún tema complejo? El tipo de reunión determina los requisitos, objetivos, participantes y fases de una reunión.

¿Bajo qué condiciones se considerará que la reunión ha sido un éxito?

El propósito de la reunión motivará los objetivos que se quieren cumplir con la misma. Si se trata de una reunión informativa, será un éxito si los asistentes recuerdan al final de la misma los puntos más importantes compartidos. En caso de compartir decisiones será importante que los asistentes no sólo recuerden las decisiones anunciadas sino que también comprendan lo que ha llevado a ellas y por qué se han tomado. Lo ideal es que compartan las decisiones pero el objetivo será que al menos las acepten.

En caso de las reuniones de trabajo que pueden ser lluvias de ideas o talleres por ejemplo, el objetivo podría ser reunir ideas y soluciones a problemas, avanzar en un proyecto o tomar decisiones sobre próximos pasos.

El tipo de #reunión determina #requisitos, #objetivos, #participantes y #fases de reunión Clic para tuitear

¿Cuál es la agenda?

Para que una reunión sea efectiva los asistentes necesitarán conocer la agenda.

¿Están recogidos todos los  temas a comentar?

¿Cada punto tiene asignado un tiempo razonable? Parece que nuestra atención decae después de 18 a 20 minutos. Tenlo en cuenta para la duración de las intervenciones. Si la reunión durará más de hora y media además deberías contemplar un descanso.

¿Los asistentes deberán prepararse de alguna forma? ¿La agenda o el correo de convocatoria explican qué deben preparar y presentar los asistentes?

agendaPasos para organizar una reunión

1. Fijar fecha y hora

Buscar una fecha y hora que encajen a todos los asistentes a veces puede suponer todo un reto y llevar tiempo. Veo a menudo cadenas de correos que se convierten en partidos de tenis.

Entre dos partes la manera más rápida en mi opinión es consultar las dos agendas en persona o por teléfono.

Cuando queremos juntar a más personas, y a no ser que nos encontremos con ellos en una reunión anterior en la que podemos fijar la fecha para la siguiente, hay dos maneras para evitar cadenas de correos.

En caso de trabajar con calendarios tipo Outlook, la vista de programación nos puede dar una pista sobre la disponibilidad de las personas dentro de la misma empresa; suponiendo que lleven su agenda al día. A partir de allí podemos convocar la reunión o lanzar la consulta a los asistentes para reconfirmar la opción o opciones que hemos encontrado.

Si no es el caso herramientas como Doodle nos pueden ayudar para seleccionar fechas y horas que nos vienen bien y pedirles a los demás asistentes que marquen todas las opciones en las que también puedan.

2. Reservar una sala

Antes de enviar la convocatoria de reunión reserva una sala apropiada para el número de personas previstas y según el montaje que necesites. El aforo de la sala variará en función del montaje, que puede ser como sala de juntas, escuela, teatro o montaje en “U” por ejemplo.

Considera si la sala dispone de los medios necesarios para tu reunión, como por ejemplo ordenador, proyector, pizarra, flipchart, audioconferencia o videoconferencia.

Según la disponibilidad de salas adecuadas para tus necesidades, incluso puede hacer falta consultarla antes de proponer fechas para la reunión y bloquear una sala provisionalmente. Una vez confirmada la fecha de reunión recuerda liberar las reservas que no vayas a necesitar.

3. Envío de la convocatoria

Una vez conozcamos la agenda, hayamos fijado fecha y hora y reservado la sala, podemos enviar la invitación a través del calendario.

Incluye toda la información necesaria como son objetivo, agenda, lugar de reunión e indicaciones sobre cómo se deberán preparar los asistentes para la reunión. Si lo ves oportuno, ruega puntualidad a los asistentes.

En caso de haber diferentes intervenciones, es recomendable pedirles a los asistentes su presentación o informe antes de la reunión. Así lo tendrás todo preparado y evitarás la pérdida de tiempo que supone cambiar de memoria USB o incluso de ordenador durante la reunión. En este caso indica en la convocatoria el plazo para el envío de la documentación.

Una #convocatoria de #reunión debe contener #objetivo, #agenda, #lugar Clic para tuitear

4. Preparación de la reunión

Por un lado hará falta preparar y reunir la documentación necesaria. Por otro lado piensa si debes organizar o encargar el montaje de la sala, medios tecnológicos, papelería, bebidas o catering.

El día de la reunión prepara la sala con tiempo. Mejor terminar antes de tiempo con la preparación que tener a todos los asistentes esperando por problemas técnicos por ejemplo. Por eso, asegúrate que la sala esté preparada según tus necesidades: montaje de mesas y sillas, avituallamiento, flipchart y rotuladores, cuadernos etc. Prueba con antelación que el proyector o la videoconferencia funcionen.

Para empezar una #reunión de forma #puntual prepara todo lo necesario con #antelación Clic para tuitear
reunión

pixabay.com

Transcurso de la reunión

Para que una reunión transcurra de forma fluida y efectiva es necesario que los asistentes se hayan preparado para ella. Además hace falta controlar los tiempos previstos para las diferentes intervenciones.

A no ser que falte un participante clave sugiero empezar la reunión a la hora prevista y no repetir los puntos ya tratados. Por experiencia las personas que llegan tarde suelen ser las mismas. Si se les espera una y otra vez o se les pone al día, en mi opinión, no se esforzarán por llegar puntuales la próxima vez. Mientras tanto, los que sí suelen ser puntuales pueden preguntarse para qué, si luego tienen que esperar a otros o escuchar dos veces las cosas.

Durante las reuniones pueden surgir temas no contemplados en la agenda. Antes de desviarse de la agenda, recomiendo que se acuerde entre los asistentes si es necesario comentar el tema en el momento, haciendo ajustes en la agenda prevista, o si se comentará en otra reunión específica o por correo electrónico por ejemplo.

Lo idóneo es que una persona asuma el papel de moderador de la reunión. Esa persona tendrá un rol neutro. Se encargará de aclarar el objetivo de la reunión, controlar los tiempos de las intervenciones, asegurar la participación de todos los asistentes y visualizar los resultados. También puede ser la persona encargada de llevar el acta aunque no tiene por qué serlo.

Antes de comentar #temas no #previstos conviene decidir si esta #reunión es el lugar y #momento Clic para tuitear

El acta de la reunión

Para que los puntos importantes de la reunión así como las decisiones y próximos pasos acordados queden recogidos, se debe nombrar un responsable de redactar un acta y decidir qué tipo de acta deberá confeccionar.

Podemos distinguir entre cuatro tipos importantes de acta:

1. Acta literal

Este acta recoge de forma cronológica y textual todas las intervenciones y las personas que las han hecho. Puede ser necesario por ejemplo en asambleas, juntas generales o consejos.

2. Acta de negociación o historial

Este tipo de acta sirve para resumir conversaciones y negociaciones de forma objetiva. Puede ser apropiado para negociaciones complicadas con consecuencias legales. Las intervenciones se recogen en tercera persona y de forma correcta y completa, aunque no textualmente. El acta debe contener decisiones tomadas, encargos realizados, próximos pasos así como plazos o fechas de reuniones acordados. Si los asistentes firman el acta, las decisiones y declaraciones de intenciones recogidas serán vinculantes.

3. Acta breve

Este acta es adecuado para reuniones regulares y habituales. Se trata de resumir los puntos de debate, decisiones, encargos y fechas.

4. Acta de resultados o decisiones

En este tipo de actas solamente se recogerán los resultados o decisiones tomadas. Puede ser apropiado para reuniones de proyecto, anuncios de decisiones de la dirección o de los resultados de la empresa, juntas generales anuales u otras juntas previstas por los estatutos por ejemplo.

acta

Conviene acordar un plazo para el envío del acta a todos los participantes después de la reunión. De este modo los asistentes pueden revisar que hayan anotado todo lo que afecta a su trabajo y las tareas a realizar.

Puntos importantes, #decisiones, #acciones y #plazos se deben recoger en un #acta de #reunión. Clic para tuitear

Reuniones periódicas

Para reuniones recurrentes recomiendo fijar un calendario de antemano. Teniendo en cuenta el tiempo que lleva acordar una fecha entre cierto número de asistentes y que las agendas se van llenando según avanza el tiempo, nos aseguraremos de que todos tengan las reuniones anotadas en sus calendarios.

Se tarda más en buscar sobre la marcha una fecha a pocos días o semanas vista cada vez que toca celebrar esa reunión periódica que mover ocasionalmente alguna reunión de ese calendario porque haya surgido algo ineludible.

Sin embargo, también recomiendo valorar de vez en cuando si las reuniones periódicas aún son necesarias y útiles.

Consejos adicionales para reuniones menos estresantes

Para los dicharacheros

  • Respeta el tiempo de los demás y el tuyo propio. Si se alarga la reunión más de lo previsto puede llevar a retrasos en la agenda de todos los asistentes, la tuya incluida.
  • ¿Sientes el impulso de comentar algún tema no previsto en la agenda, aprovechando que tienes reunidas las personas a las que se lo quieres contar? Entonces pregúntate primero: ¿Realmente es necesario o oportuno comentar este tema aquí y ahora?
  • No interrumpas a otros porque se te haya ocurrido algo brillante y no quieres que se te olvide. Anótalo y compártelo cuando te toque hablar; o después de la reunión con las personas a las que concierne bien de forma oral bien por escrito; suponiendo que tu aportación siga teniendo interés o importancia.
Cuando sientas el impulso de #interrumpir con un tema no previsto, anótalo para más tarde. Clic para tuitear

Para los inquietos o estresados

  • ¿Te estás poniendo nervioso por el hecho de que la reunión o la intervención de alguien se alarga sin siquiera valorar si es por un tema importante?
  • En vez de mirar el reloj convierte la intervención en cuestión en un ejercicio de atención plena y escucha activa.  Concéntrate en el aquí y ahora. Presta atención a lo que está diciendo la otra persona tanto verbal como no verbalmente, es decir a través de su postura y gestos.
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Resumen

Para que una reunión sea efectiva nos debemos plantear unas preguntas clave. Además es necesario preparar bien la reunión, asegurar que transcurra de forma fluida y que al término todos los asistentes tengan claros las decisiones y próximos pasos.

Si puedes contar con la ayuda de una secretaria o un/a asistente te recomiendo que le encomiendes la organización de la reunión, desde la búsqueda de fecha hasta la preparación de la sala, o incluso llevar el acta. Son expertos en ese tipo de tareas. Mientras tanto te puedes dedicar a otros asuntos como el contenido de la reunión por ejemplo.