Por qué necesitas un moderador en tus reuniones

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Las reuniones son foros útiles para intercambiar información, anunciar decisiones o resolver problemas. Si queremos que cumplan su fin deben tener un objetivo claro y seguir las tres fases básicas. Además hace falta preparar la reunión y asegurar un transcurso efectivo. Aquí es donde entra en juego el moderador.

Cuáles son los objetivos de un moderador

El objetivo del moderador es llevar a los participantes a buenos resultados. Para ello, les ayuda a establecer los objetivos y reglas de la reunión y que desarrollen los contenidos de forma concentrada y responsable.

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Cuáles deben ser la actitud y el enfoque del moderador

Neutralidad hacia el contenido

El moderador debe asumir un papel neutral, es decir guardarse sus propias opiniones y no entrar a valorar las contribuciones de los participantes. Si los participantes están satisfechos con los resultados de la reunión, el moderador también deberá estarlo.

En caso de que el moderador también sea uno de los participantes en la reunión, deberá dejar claro qué rol está asumiendo cuando interviene: el de moderador o el de participante.

Neutralidad hacia las personas

El moderador deberá tratar a todos los asistentes por igual. Es decir que deberá ser amable con todos sin mostrar sus posibles aversiones o preferencias. Su papel es asegurarse de incluir a todos y que todos contribuyen a la reunión. Además garantizará que los asistentes dispongan de un tiempo de intervención equilibrado.

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Responsable del proceso pero no de los resultados

El moderador se encarga de hacer fluir la reunión, de que los asistentes contribuyan y busquen resultados. Pero, a no ser que también sea participante, no será responsable de los resultados de la reunión. Su papel es comprobar que los participantes estén de acuerdo y satisfechos con los resultados. Verificará que asumen la responsabilidad por esos resultados. Les da a entender que la reunión es el momento para poder influir sobre los resultados y no vale quejarse después.

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Flexibilidad

El moderador debe estar comprometido con el objetivo de la reunión, no con la agenda. Por tanto, si el programa previsto no funciona, puede plantear despegarse de la agenda. Conviene entonces discutir con los participantes cómo proceder y adaptar la agenda. Por ende, el moderador debe estar seguro de sus métodos para ayudar al desarrollo de la reunión pero también ser flexible.

Atención a los sucesos

Es importante que el moderador esté atento en todo momento y no se distraiga pensando en los próximos pasos. Debe prestar atención a lo que va sucediendo en la reunión, lo que es importante para los participantes y si lo que ocurre contribuye a la consecución de los objetivos y resultados. Por eso necesitará observar los acontecimientos con atención y curiosidad.

Actitud inquisitiva

Para cumplir con su cometido, el moderador fomentará el intercambio de ideas entre los participantes. Para ello, puede plantear preguntas pertinentes e incluso aparentemente tontas. A veces caemos en la trampa de pensar que algo está claro. Pero ¿en realidad es así? ¿De verdad entienden todos los participantes la idea, la solución propuesta o las consecuencias de la misma? Una pregunta o parafrasear lo dicho puede sacar a la luz posibles incongruencias.

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Las tareas del moderador

Aclarar el encargo y los objetivos

La primera tarea del moderador es determinar con los participantes qué se pretende conseguir con la reunión. Aquí es importante diferenciar entre los objetivos de los temas a tratar y los objetivos de la propia reunión. Se trata de aclarar cuáles son los objetivos de la reunión y qué resultado convierte la reunión en un éxito. En este punto también se deben acordar las reglas de comportamiento.

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Organización

El moderador se encarga de organizar la reunión, es decir cerciorarse que la sala cumpla con los requisitos y que se disponga de los medios necesarios. Pueden ser proyector, flipchart, blocs de notas, post-its, rotuladores, bolígrafos etc. Todos los medios y materiales necesarios para que los asistentes y el moderador puedan intercambiar y plasmar las ideas, propuestas y soluciones.

Planificación del desarrollo de la reunión

En función del tipo de reunión y del objetivo de la misma, el moderador planificará las diferentes fases para asegurar un transcurso efectivo.

Descripción del problema

Si el objetivo de la reunión es buscar resolver un problema, el moderador ayudará a los participantes a definirlo primero. Se trata de determinar cuál es exactamente el problema, cuáles son sus posibles causas y efectos y qué criterios cumple una solución satisfactoria.

Dirección del proceso de discusión

Como hemos comentado, el papel del moderador es fomentar el intercambio de ideas y la búsqueda de soluciones y resultados. Para ello, dirigirá la discusión. Eso significa asegurar que todos intervengan con sus contribuciones y dispongan del mismo tiempo para compartir sus ideas.

Para superar momentos de estancamiento a veces hará falta plantear preguntas que ayuden a replantear lo discutido, enfocarlo de otra manera o pensar en otras ideas. El moderador también prestará atención al nivel de energía de los participantes y puede proponer un descanso si nota que la concentración decae.

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Mediar conflictos

También puede ser necesario resolver conflictos. Si el moderador está atento podrá reconocer rápidamente situaciones difíciles, malentendidos o conflictos. Hay varias técnicas para resolver estas situaciones: hacer preguntas para averiguar las causas del conflicto, hacer una ronda rápida en la que opinen todos los participantes sobre la situación y recapitular el objetivo de la reunión.

Documentar los resultados

Por último, el moderador también se encargará de visualizar las soluciones propuestas por los participantes durante el debate. Servirá de guía de los participantes para encontrar más propuestas o mejorar las soluciones planteadas. Además, al final de la reunión el moderador resumirá los resultados a la vista de todos y asegurará el acuerdo y compromiso de los asistentes con los mismos.

En lo que al acta de la reunión se refiere, puede ser el moderador el responsable de llevarlo pero también puede ser uno de los participantes. Conviene decidir este punto al principio de la reunión cuando se aclaran los objetivos de la misma.

Conclusión

Como hemos visto el moderador ayuda a que las reuniones sean más efectivas y que no se desvíen de su objetivo.

¿Conocías el papel de moderador de reunión y te parece un rol útil? En las reuniones a las que asistes ¿suele haber un moderador? En las que organizas tú ¿nombras un moderador?[/vc_column_text][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/4″][vc_facebook type=”button_count”][/vc_column][vc_column width=”1/4″][vc_googleplus][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row]

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