[vc_row][vc_column][vc_column_text]Si queremos que nuestras reuniones transcurran de forma efectiva y productiva no sólo deberemos cuidar la organización previa. Conviene tener en cuenta el objetivo y las diferentes fases del transcurso para llevar a cabo reuniones de éxito.
Fases generales
Todas las reuniones constan de tres partes principales. Según el tipo de reuniones y el perfil de los asistentes serán más breves o más largas.
1. Introducción
La introducción sirve para saludar a los participantes o presentarlos si no se conocen todos. A continuación aclaramos los temas y el objetivo de la reunión así como la agenda. En caso del objetivo no se trata de determinar los objetivos de los diferentes temas a discutir sino de definir el objetivo de la propia reunión. Es decir qué se quiere conseguir con la reunión y bajo qué condiciones se considerará un éxito.
Según el tipo de reunión y los participantes la introducción será más o menos larga. Si no se ha decidido de antemano, también será el momento de nombrar un responsable de elaborar el acta de la reunión.
Fase 1 #reunión de éxito: #introducción para saludar, aclarar #objetivo, temas y #agenda Clic para tuitear
2. Parte principal
La parte principal variará según el tipo de reunión y tendrá más o menos partes. Durante la parte principal deberemos asegurar que se persiga el objetivo de la reunión y los participantes colaboren de forma constructiva. Más abajo veremos los diferentes partes que puede tener una reunión en función del tipo que sea.
Fase 2 #reunión de éxito: parte principal para perseguir #objetivo y #colaboración de todos Clic para tuitear
3. Cierre
El cierre sirve para averiguar si algún participante tiene preguntas, resumir los puntos más importantes de la reunión y sacar conclusiones. Además es el momento para confirmar los próximos pasos, plazos y responsables de llevar a cabo las tareas y que estos se comprometan con los encargos. Por tanto, el cierre sirve para asegurar resultados y compromisos.
Según la reunión también puede ser adecuado que el moderador muestre apreciación y agradecimiento por la colaboración constructiva de los participantes y los resultados positivos.
Fase 3 #reunión de éxito: #cierre para aclarar dudas, asegurar #resultados y #compromisos Clic para tuitear
Objetivos, participantes y parte principal según el tipo de reunión
Adaptaremos la introducción y el cierre en función del tipo de reunión. En caso de la parte principal puede consistir de varias subpartes que veremos a continuación para cada tipo de reunión.
Transmitir información
Objetivo
El objetivo en este tipo de reunión será que todos los asistentes comprendan la información compartida.
Asistentes
Deberán asistir solamente las personas que se beneficien de la información o estén afectados por ella.
Parte principal
En este caso sólo hay una parte principal y es informar. Cuando queremos informar a otros sobre un asunto debemos explicarlo de forma clara, concisa, completa y comprensible. Piensa en tu público para explicar el tema de modo que todos lo comprendan, evitando así interpretaciones ambiguas o malentendidos. No pretendas demostrar tus conocimientos con términos técnicos que tal vez no todos los asistentes entiendan.
Cuando transmitimos #información debemos hacerlo de forma clara, concisa, completa y comprensible para evitar #malentendidos. #Reuniones de éxito Clic para tuitear
Anunciar decisiones
Objetivo
El objetivo de esta reunión es que los asistentes comprendan y acepten la decisión.
Asistentes
Sólo deberían asistir las personas afectadas por las decisiones.
Parte principal
1. Mensaje central
Después de la introducción explicamos la decisión de forma comprensible y precisa.
2. Razonamiento
Luego explicamos y razonamos el trasfondo de la decisión así como los argumentos a favor de la decisión y en contra de otras alternativas. Asimismo compartimos los beneficios. De este modo los asistentes a la reunión podrán comprender mejor la decisión y será más fácil que la acepten.
3. Consecuencias
Para conseguir la comprensión de la decisión también conviene aclarar las consecuencias que se desprenden la misma. ¿Qué significa la decisión para los asistentes y qué efecto tiene sobre su trabajo? ¿Hay procesos o interlocutores que cambian? ¿Qué tareas hay que realizar durante la aplicación de la decisión?
4. Planificación de medidas
Por último, planificaremos las acciones, medidas y tareas determinando qué debe hacer quién y cuándo.
Para conseguir que alguien acepte una #decisión explica los argumentos, consecuencias y medidas. #Reuniones de éxito Clic para tuitear
Resolver problemas
Objetivo
En este caso se trata de una reunión de trabajo o un taller. El objetivo es encontrar soluciones a problemas.
Asistentes
Los participantes en este tipo de reunión deben ser personas que tengan los conocimientos y la experiencia para contribuir a la solución del problema, participen en la aplicación de las soluciones o están afectadas por ellas.
Parte principal
1. Descripción del problema
En caso de reuniones de trabajo para buscar ideas y soluciones a problemas empezamos con describir y analizar el problema. ¿Cuál es exactamente el problema? ¿Cómo se reconoce y qué efectos tiene? ¿Cuáles son las causas, es decir dónde y cómo se origina el problema? ¿Cuáles son los problemas principales? ¿Qué criterios cumple una solución satisfactoria del problema? Esta última pregunta nos ayudará a darle a la discusión posterior la dirección adecuada.
2. Recopilación de propuestas
En el segundo paso animamos a los participantes a proponer posibles soluciones, primando la cantidad sobre la calidad en ese momento. Se trata por tanto de hacer una lluvia de ideas. No conviene dejar que se descarten ideas demasiado rápido ya que podrían ser la base para buenas propuestas y soluciones. Asegúrate también de que todos los asistentes participen y contribuyan con ideas.
Conviene encargarle a una persona el papel de anotar todas las ideas que surjan de forma visible para todos los participantes en una pizarra, flipchart o con post-its por ejemplo.
3. Discusión de propuestas
Una vez hecha la lluvia de ideas profundizamos, elaboramos, evaluamos y ordenamos las propuestas. En este paso nos serán útiles los criterios que se definieron al principio para una solución satisfactoria. Si se ha utilizado en el paso anterior algo como notas de quita y pon se podrán agrupar fácilmente las ideas en categorías.
4. Decisión y plan de acción
Por último elegiremos entre todos los asistentes la solución que parece más adecuada, consiguiendo así la aceptación de los participantes. Además deberemos decidir y planificar medidas concretas para asegurar el compromiso de los implicados.
En #reuniones de trabajo para resolver #problemas debemos definir el problema, recopilar soluciones, discutir las propuestas y decidir un #plandeacción Clic para tuitear
Resumen
Como has visto no es lo mismo una reunión para compartir información o anunciar una decisión que una reunión de trabajo para buscar soluciones. Cada tipo de reunión tiene sus pasos que nos permitirán hacerla efectiva y productiva.
Después de la reunión el encargado de llevar el acta lo compartirá con todos las asistentes para dejar constancia de los compromisos adquiridos y los próximos pasos a dar.[/vc_column_text][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row]
22 comentarios
Dorit, genial y conciso tu artículo.
Muchas gracias por compartirlo.
Muchas gracias Pilar! Me alegra que te haya gustado.
Me ha parecido muy interesante la concusión: no es lo mismo una reunión (con información) que un taller de acción.
No es lo mismo dirigir que liderar y como estamos pasando a una colaboración cada día más horizontal es fundamental que se subrayen estas grandes diferencias para que no se pierda el tiempo (organizadores y participantes)
Creo que los encuentros, reuniones, relaciones son cada día más complicadas y nos viene bien ir aclarando conceptos.
¡Gracias Dorit!
Muchas gracias por tu comentario, Ana. Como en todo lo que hacemos, unas buena herramientas, técnicas y sistema nos ayudarán a ser más efectivos en nuestras relaciones y reuniones.
Gran artículo. Me ha encantado sobre todo que para cada tipo de reunión te marcas un objetivo. Creo firmemente que si te marcas los objetivos adecuados en todo es más fácil conseguirlos. Así que te felicito por tu artículo y lo recordaré la próxima vez que haga una reunión. Saludos
Me alegra que te vaya a ayudar para tus reuniones, Mónica.
Un artículo genial. Claro, ordenado y bien estructurado.
Aún no he tenido que estructurar ninguna reunión, pero veo que siguen las pautas del famoso “introducción-desarrollo-conclusión”. Me gusta el artículo porque además de dejar claro qué tipos hay, das la estructura de todos ellos cuando lo más fácil hubiera sido enumerarlas y dejarlo ahí.
¡Muchas gracias!
Buen artículo de cómo estructurar una reunión. Se pierden muchas horas y energías en reuniones que al final no solucionan los temas. Por suerte, la tendencia empieza a cambiar y se está trabajando para que las reuniones sean productivas.
Además de lo que nos has expuesto yo añadiría que es muy importante la duración. Todos hemos participado en reuniones interminables pero poco productivas.
Hola, Loreto: La duración adecuada es muy importante. Perdemos la concentración después de cierto tiempo y reunir a cierto número de personas durante un tiempo también supone un coste. Pero la duración adecuada depende de la temática, número de temas a tratar y tipo de reunión por lo que es difícil decir generalizar y decir que no debe durar más de equis minutos.
Interesante informacion. He asistido a reuniones interminables en las que al final no se ha llegado a ninguna conclusion. No se ha levantado acta y si se ha hecho se ha archivado sin más.
Katarina: este tipo de reuniones tristemente los hemos sufrido muchos.
La verdad, Dorit, es que a mí las reuniones me “repelen” bastante. O son networking por obligación (con lo cual se desvirtúa mucho la idea de red de colaboradores) u otra forma de procrastinar fingiendo que haces algo productivo. Como ha comentado Ana, la gestión horizontal de la empresa – con contactos frecuentes entre partes interesadas – me parece muchísimo más eficaz para tratar temas laborales.
Y dicho esto (y ahora que ya me he desahogado), me apunto tus claves para liderar talleres, sobre todo la de la lluvia de ideas que da ocasión a que los asistentes se involucren y participen. Mucho mejor que ir a escuchar a un gurú, ¿verdad?
Un artículo muy bien trabajado, Dorit. Muchas gracias.
Un abrazo.
Hola, María. Se te nota cierta manía a las reuniones. Qué daño han hecho y siguen haciendo las reuniones mal planteadas. Me alegra que los puntos para los talleres te sean útiles.
Muy claro y útil.Ojalá lo hubiera leído en mi trabajo anterior, con tantas reuniones improductivas!!!!. Tomo nota para lo que esté por llegar.
Gracias Dorit, la verdad es que hasta haber leído tu post no era consciente de que en realidad la estructura de cada reunión es diferente según los objetivos que tenga. Sin dudarlo, muy intesante.
Sin dudarlo te seguiré. Un abrazo
Muchas gracias, Yolanda. Me alegra que te haya ayudado
Toda esta información realmente es muy interesante porque a veces podemos asistir a reuniones interminables y de las que sales sin tener muy claras demasiados puntos.
Realmemte no es lo mismo un tipo de reunión que otro ni hay que hablar de lo mismo. Y me parece muy interesamte que después de la reunión alguien haga un escrito sobre todo lo hablado, para que así no se olvide.
Gracias Odina. Desde luego un acta de la reunión ayuda a que todos los implicados recuerden las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos.
Me encanta guapa, la verdad es que conocer las fases que debemos tener en cuenta cuando realizamos reuniones viene genial. Así que muchas gracias, porque podemos intentar hacerlo de cero e idearnos los pasos, pero siempre viene genial tener una súper guía como esta- Así que gracias, a mí particularmente me has dado muy buenas ideas 🙂
Me alegra mucho, Diana! Ahora que te has hecho organizadora de eventos espero que te ayuden los pasos
Pues me parece una entrada realmente práctica, concisa y como esquema está muy bien, nos puede ayudar muchísimo a la hora de lograr que las reuniones sean un éxito, tanto si son para buscar soluciones a un problema como para anunciar algo. Las buenas técnicas nos pueden ayudar a lograr nuestro objetivo, me ha gustado tu post!
Muchas gracias Resi. Me alegra que te parezca práctico.