Si queremos que nuestras reuniones transcurran de forma efectiva y productiva no sólo deberemos cuidar la organización previa. Conviene tener en cuenta el objetivo y las diferentes fases del transcurso para llevar a cabo reuniones de éxito.

Fases generales

Todas las reuniones constan de tres partes principales. Según el tipo de reuniones y el perfil de los asistentes serán más breves o más largas.

1. Introducción

La introducción sirve para saludar a los participantes o presentarlos si no se conocen todos. A continuación aclaramos los temas y el objetivo de la reunión así como la agenda. En caso del objetivo no se trata de determinar los objetivos de los diferentes temas a discutir sino de definir el objetivo de la propia reunión. Es decir qué se quiere conseguir con la reunión y bajo qué condiciones se considerará un éxito.

Según el tipo de reunión y los participantes la introducción será más o menos larga. Si no se ha decidido de antemano, también será el momento de nombrar un responsable de elaborar el acta de la reunión.

Fase 1 #reunión de éxito: #introducción para saludar, aclarar #objetivo, temas y #agenda Clic para tuitear

2. Parte principal

La parte principal variará según el tipo de reunión y tendrá más  o menos partes. Durante la parte principal deberemos asegurar que se persiga el objetivo de la reunión y los participantes colaboren de forma constructiva. Más abajo veremos los diferentes partes que puede tener una reunión en función del tipo que sea.

Fase 2 #reunión de éxito: parte principal para perseguir #objetivo y #colaboración de todos Clic para tuitear

3. Cierre

El cierre sirve para averiguar si algún participante tiene preguntas, resumir los puntos más importantes de la reunión y sacar conclusiones. Además es el momento para confirmar los próximos pasos, plazos y responsables de llevar a cabo las tareas y que estos se comprometan con los encargos. Por tanto, el cierre sirve para asegurar resultados y compromisos.

Según la reunión también puede ser adecuado que el moderador muestre apreciación y agradecimiento por la colaboración constructiva de los participantes y los resultados positivos.

Fase 3 #reunión de éxito: #cierre para aclarar dudas, asegurar #resultados y #compromisos Clic para tuitear

Objetivos, participantes y parte principal según el tipo de reunión

Adaptaremos la introducción y el cierre en función del tipo de reunión. En caso de la parte principal puede consistir de varias subpartes que veremos a continuación para cada tipo de reunión.

transmitir información

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Transmitir información

Objetivo

El objetivo en este tipo de reunión será que todos los asistentes comprendan la información compartida.

Asistentes

Deberán asistir solamente las personas que se beneficien de la información o estén afectados por ella.

Parte principal

En este caso sólo hay una parte principal y es informar. Cuando queremos informar a otros sobre un asunto debemos explicarlo de forma clara, concisa, completa y comprensible. Piensa en tu público para explicar el tema de modo que todos lo comprendan, evitando así interpretaciones ambiguas o malentendidos. No pretendas demostrar tus conocimientos con términos técnicos que tal vez no todos los asistentes entiendan.

Transmite #información de forma #clara, #completa y #comprensible para evitar #malentendidos Clic para tuitear
decisiones

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Anunciar decisiones

Objetivo

El objetivo de esta reunión es que los asistentes comprendan y acepten la decisión.

Asistentes

Sólo deberían asistir las personas afectadas por las decisiones.

Parte principal

1. Mensaje central

Después de la introducción explicamos la decisión de forma comprensible y precisa.

2. Razonamiento

Luego explicamos y razonamos el trasfondo de la decisión así como los argumentos a favor de la decisión y en contra de otras alternativas. Asimismo compartimos los beneficios. De este modo los asistentes a la reunión podrán comprender mejor la decisión y será más fácil que la acepten.

3. Consecuencias

Para conseguir la comprensión de la decisión también conviene aclarar las consecuencias que se desprenden la misma. ¿Qué significa la decisión para los asistentes y qué efecto tiene sobre su trabajo? ¿Hay procesos o interlocutores que cambian? ¿Qué tareas hay que realizar durante la aplicación de la decisión?

4. Planificación de medidas

Por último, planificaremos las acciones, medidas y tareas determinando qué debe hacer quién y cuándo.

Para conseguir que alguien acepte una #decisión explica los #argumentos y #consecuencias Clic para tuitear
taller

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Resolver problemas

Objetivo

En este caso se trata de una reunión de trabajo o un taller. El objetivo es encontrar soluciones a problemas.

Asistentes

Los participantes en este tipo de reunión deben ser personas que tengan los conocimientos y la experiencia para contribuir a la solución del problema, participen en la aplicación de las soluciones o están afectadas por ellas.

Parte principal

1. Descripción del problema

En caso de reuniones de trabajo para buscar ideas y soluciones a problemas empezamos con describir y analizar el problema. ¿Cuál es exactamente el problema? ¿Cómo se reconoce y qué efectos tiene? ¿Cuáles son las causas, es decir dónde y cómo se origina el problema? ¿Cuáles son los problemas principales? ¿Qué criterios cumple una solución satisfactoria del problema? Esta última pregunta nos ayudará a darle a la discusión posterior la dirección adecuada.

2. Recopilación de propuestas

En el segundo paso animamos a los participantes a proponer posibles soluciones, primando la cantidad sobre la calidad en ese momento. Se trata por tanto de hacer una lluvia de ideas. No conviene dejar que se descarten ideas demasiado rápido ya que podrían ser la base para buenas propuestas y soluciones. Asegúrate también de que todos los asistentes participen y contribuyan con ideas.

Conviene encargarle a una persona el papel de anotar todas las ideas que surjan de forma visible para todos los participantes en una pizarra, flipchart o con post-its por ejemplo.

3. Discusión de propuestas

Una vez hecha la lluvia de ideas profundizamos, elaboramos, evaluamos y ordenamos las propuestas. En este paso nos serán útiles los criterios que se definieron al principio para una solución satisfactoria. Si se ha utilizado en el paso anterior algo como notas de quita y pon se podrán agrupar fácilmente las ideas en categorías.

4. Decisión y plan de acción

Por último elegiremos entre todos los asistentes la solución que parece más adecuada, consiguiendo así la aceptación de los participantes. Además deberemos decidir y planificar medidas concretas para asegurar el compromiso de los implicados.

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Resumen

Como has visto no es lo mismo una reunión para compartir información o anunciar una decisión que una reunión de trabajo para buscar soluciones. Cada tipo de reunión tiene sus pasos que nos permitirán hacerla efectiva y productiva.

Después de la reunión el encargado de llevar el acta lo compartirá con todos las asistentes para dejar constancia de los compromisos adquiridos y los próximos pasos a dar.