La comunicación verbal distingue a los humanos de otros animales. Se diría que esto nos debería ayudar a comunicarnos mejor que los animales que sólo disponen de su lenguaje corporal y diferentes sonidos para hacerse entender. Sin embargo, nos encontramos a menudo con situaciones de malentendido.
¿Por qué surgen los malentendidos?
Cuando nos comunicamos con otras personas nos expresamos desde nuestra experiencia y perspectiva. Es decir que explicaremos las cosas como nosotros las entendemos y con el vocabulario del que disponemos. Llamaremos la persona que se comunica el emisor en adelante.
Por el otro lado, la persona que recibe nuestro mensaje lo entenderá desde su propia experiencia y situación. A ello debemos sumar que a menudo escuchamos para contestar, no para simplemente entender. Llamaremos a esta persona receptor.
¿Has jugado alguna vez al “teléfono roto”? Entonces habrás experimentado cómo la frase inicial puede no tener nada que ver con la frase que le llegue a la última persona. Este juego ilustra muy bien que lo que pretendemos transmitir a alguien y lo que esta persona entiende puede no ser lo mismo.
Esto nos puede llevar a conflictos o incluso enfados que se podrían evitar. Y aunque no lleguemos a un conflicto como tal, en el mundo laboral la mala comunicación causa a menudo pérdidas de tiempo y por tanto de productividad.
Cómo evitar los malentendidos
Cómo mejorar la comunicación desde la perspectiva del emisor
Si el emisor de la comunicación quiere asegurar que su mensaje sea comprendido, debe tener en cuenta una serie de cosas.
¿Realmente entiendes lo que intentas explicar?
Albert Einstein dijo: “Si no lo puedes explicar de forma sencilla, es que no lo has entendido bien.”
¿Alguna vez te ha pasado que has intentado explicarle algo a alguien y no te entendía? ¿Pero cuando querías explicárselo de otro modo distinto no sabías cómo hacerlo? Admito que a mí me ha pasado.
Eso es porque a menudo creemos que sabemos más sobre una materia de lo que en realidad la conocemos. Y es cuando se lo queremos contar a otra persona cuando nos podemos llegar a dar cuenta.
Por eso a los estudiantes se les recomienda como técnica de aprendizaje resumir un tema en propias palabras para comprobar el nivel de comprensión. Esta técnica puede ser útil para probar si eres capaz de explicar un tema de forma clara, sencilla y concisa.
¿Cuál es el público objetivo?
En línea con el punto anterior de saber explicar un tema en palabras propias también deberíamos tener en cuenta a quién nos dirigimos. Un científico por ejemplo no explicará una materia de la misma manera a colegas de profesión que lo haría, digamos, en una conferencia divulgativa. Suponiendo que quiere transmitir su mensaje.
Por tanto, es útil pensar si nos dirigimos a una persona con un nivel de conocimiento parecido. O por lo contrario si estamos intentando explicar algo a una persona ajena a nuestro mundillo.
¿Tu mensaje está completo?
Al principio del post mencioné las pérdidas de tiempo que pueden causar los malentendidos en el trabajo. Esto se debe a menudo a que al explicar un proyecto o encargar una tarea no se transmite toda la información necesaria. Para evitarlo los puntos clave a considerar son:
- El porqué o propósito del proyecto o la tarea
- Cuál es su objetivo
- Cuál es el resultado deseado
- Cuál es el plazo
- De qué recursos humanos, materiales y financieros y herramientas se disponen
- Quién es el responsable de realizar la tarea o gestionar el proyecto
Otro ejemplo podría ser la invitación a un evento. El receptor deberá tener claro como mínimo el tema del evento, la hora de inicio y fin, el lugar de celebración y si debe confirmar su asistencia, cómo y hasta cuándo. Según el tipo de evento también puede ser necesario por ejemplo indicar la etiqueta de vestimenta o enviar un programa más detallado.
Todo esto puede parecer obvio o de sentido común pero la verdad es que me encuentro a menudo con mensajes parciales que requieren aclaración.
Pedir un resumen
Por último, sobre todo en el caso de encargarle a alguien una tarea o un proyecto, puede ser buena idea pedirle que resuma en sus propias palabras lo que ha entendido. De este modo aseguraremos que hayamos sabido transmitir bien el tema y que el receptor se haya quedado con los datos clave. Esta retroalimentación nos ayudará a prevenir en cierta medida que el receptor vuelva con dudas en cuanto se ponga a trabajar en el asunto.
Cómo mejorar la comunicación desde la perspectiva del receptor
El emisor puede intentar adaptar su mensaje al receptor, transmitiéndolo de forma clara y completa. Pero resulta que la comunicación es un proceso bidireccional. Por tanto, el receptor también debe poner de su parte para que le llegue el mensaje.
Escuchar para entender
Posiblemente hayas oído hablar del concepto de escucha activa. Se trata de poner toda nuestra atención en lo que nos están contando.
Sin embargo, a menudo y tal vez sin darnos cuenta, tendemos a escuchar para contestar. Es decir que mientras el emisor nos cuenta algo ya estamos dando vueltas a una posible respuesta o anécdota relacionada o lo que consideramos información complementaria a lo que nos están diciendo. En vez de prestar entonces plena atención a lo que escuchamos, estamos ocupados pensando en lo que queremos replicar. Y por supuesto no queremos que se nos olvide esa ocurrencia tan importante. El que esté libre de pecado, que tire la primera piedra.
Si queremos, por tanto, evitar perdernos parte de lo que nos cuentan debemos concentrarnos mejor en el emisor. Eso quiere decir concentrarnos en lo que dice y qué nos quiere transmitir exactamente. Ayudará también fijarnos en cómo dice las cosas e intentar entender los pensamientos e ideas detrás así como en cuál es su lenguaje corporal. Si le escuchamos con empatía y atención nos resultará más fácil comprender lo que nos quiere transmitir.
Parafrasea y resume
Para comprobar que hayamos entendido bien lo que nos han explicado puede ser útil parafrasear lo dicho y resumirlo en nuestras propias palabras. En nuestro trabajo nos ayudará a verificar si hemos recibido toda la información necesaria para llevar a cabo una tarea o un proyecto. Podemos comprobar si realmente entendemos lo que debemos hacer y lo que el emisor espera de nosotros.
Pregunta
Si no te ha quedado claro algo o crees que te falta información no tengas vergüenza o te sientas tonto por preguntar. Es mejor aprovechar el momento para aclarar dudas que tener que volver una o más veces después pidiendo aclaraciones.
Pero preguntar no sólo es una herramienta útil cuando te encargan un trabajo sino en cualquier conversación. Porque demostrará que realmente estás prestando atención y te interesa lo que tu interlocutor te cuenta.
Resumiendo
Se pueden evitar muchos malentendidos si mejoramos la forma de comunicarnos. Esto nos ayudará no sólo a mejorar nuestras relaciones interpersonales pero también a trabajar de forma más efectiva.
Como emisor del mensaje nos podemos asegurar de ello explicando de forma sencilla, concisa, clara y completa, teniendo en cuenta nuestro público objetivo y pidiendo al receptor un resumen de lo que ha entendido.
Como receptor del mensaje podemos concentrarnos mejor en el emisor practicando la esucha activa, parafraseando y resumiendo lo que nos ha comentado y haciendo las preguntas oportunas.
22 comentarios
Muy buen artículo, enhorabuena.
Creo que tratas todos los puntos importantes para evitar malentendidos (están a la orden del día).
El consejo de resumir lo escuchado y explicarlo con tus palabras para asegurar que se ha entendido el mensaje me parece muy buen consejo. Yo lo hago y doy fe de que es útil. Además, haciendo esto suelen surgir matices que en la explicación se habían omitido.
Te he conocido hace poco y a partir de ahora te seguiré de cerca. 😉
Un abrazo
Muchas gracias por tu comentario y prometer seguirme, Nuria. Me alegra que te haya gustado el post. El consejo de resumir y parafrasear lo escuchado lo he aprendido por necesidad trabajando como secretaria con jefes que tienen poco tiempo o viajan mucho. Si no aclaraba bien un encargo a la primera, podría significar estar atascada días hasta la siguiente oportunidad para despachar temas.
Importante lo que dices para evitar los malentendidos, muchas veces se forma cada problema por no saber escuchar o preguntar a tiempo si no se entiende lo que dicen,.
Feliz año.
Hola, Amparo: Sí, creo que a veces nos da vergüenza preguntar para aclarar algo porque no queremos parecer tontos. Pero en el trabajo he aprendido que más vergüenza da tener que volver más tarde admitiendo que no te habías enterado.
Dorit me encanta como comienzas este post donde comparas la comunicación entre los animales y nosotros los humanos, tal vez entre los animales no hay malentendidos porque ellos tienen una verdadera forma de comunicarse que nosotros hemos perdido, ellos usan la esencia y el sentir, y los seres humanos nos hemos desconectado tanto, que ese olfato y esa intuición que ellos utilizan ya nosotros creemos que no necesitamos.
Vemos a los demás como nosotros somos y no como ellos son, desde nuestras experiencias construimos las experiencias de los demás, y tal como lo comentas, respondemos sin haber escuchado al otro porque hasta nos da flojera escuchar y entender al otro, sobre todo si somos de ese tipo de personas que siempre quieren tener la razón.
Un gran post gracias por compartirlo.
Gracias Eliana. Como bien dices, igual deberíamos recordar más a menudo nuedtros instintos animales como la intuición. También es útil recordar que experimentamos la vida desde nuestro propio prisma y para comprender a los demás debemos intentar ponernos en su piel
¡Hola, Dorit! Durante un tiempo me moví entre malentendidos constantes con mi pareja. Tenemos formas distintas de comunicarnos porque también nuestra forma de estar en el mundo y las necesidades de cada uno son distintas. Aunque el problema no era ese. El problema era mi necesidad de atraerlo a mi punto de vista más que de escuchar dónde estaba él. Conseguí poner fin al desbarajuste cuando empecé a “verlo”, a darle un espacio, a no creer que lo que yo tenía que decir era más importante que lo que él tuviera que decir. A callar y no lanzarme al asalto. A poner paciencia, sobre todo con mi impulsividad. Todo eso que hoy me parece de obligado sentido común (y amorosa disposición) y que antes no veía. Nuestra comunicación fue cambiando como de la noche al día…
Gracias por hablar de algo que debería estar siempre en el fondo de nuestras conversaciones.
Un abrazo y ¡enhorabuena!
Hola, Marian: Muchas gracias por compartir tu experiencia personal. Me siento identificada porque tiendo a querer llevar la razón y mi marido se me parece en este punto, lo que nos lleva a alguna discusión alguna vez. Por suerte, el Mindfulness me ha enseñado a ser más paciente y continúo trabajando cada día en ser mejor persona aplicándome mis propios consejos. Porque qué fácil es dar consejos a los demás y qué difícil a veces aplicarnoslos a nosotros mismos para vivir dando ejemplo.
Hola guapa!! un post de obligada lectura para todo el mundo, así sin tapujos lo digo. Estoy rodeada de reyes de la “incomunicación” que solo dan respuestas ambiguas y te explican las cosas dejándolo todo casi en el aire para que, si algo sale mal te puedan echar la culpa tranquilamente y si sale bien es porque son los mejores. Si, hablo del entorno laboral donde cada vez hay más jefes que exigen más explicándose peor. Trabajo aparte, en el día a día también nos puede traer muchos problemas una mala expresión oral, los malentendidos son algo que están a la orden, entre otras cosas, porque cada uno nos expresamos de una forma diferente y esto puede ser tomado, en ocasiones, por el receptor como que estamos diciendo algo completamente opuesto a lo que queremos decir. Por desgracia, tampoco se lleva mucho la “escucha activa” sino que más bien escuchamos para responder. Gracias por compartir una información tan completa. Besos!!
Me alegra que te haya gustado, María. Comparto tu experiencia en el mundo laboral de encargos que se transmiten de forma incompleta y las pérdidas de tiempo e incluso malos rollos que se crean. De allí la inspiración para el post 😉 Pero efectivamente los malentendidos pueden ocurrir en muchas facetas de nuestra vida si nos recordamos a menudo escuchar más activamente.
Me encanta!!! Primero lo que decía Einstein: si no puedes explicarlo de forma sencilla es que no lo has entendido.. de pronto me he sentido identificada en más de una ocasión.
Por otro lado, la escucha. Qué manía con hablar y hablar. Tenemos que escuchar lo que los demás dicen, y cómo lo dicen, para así adaptar nuestro mensaje.
Tener malos entendidos, por poner un punto positivo, también nos ayuda a buscar las mejores palabras, las más adecuadas, y a veces el tono más adecuado.
En ocasiones no es lo que se dice sino cómo se dice.
Gracias por el post!
Gracias por tu comentario, Pilar. Como bien dices escuchar activamente no sólo es estar atento a las palabras sino también al tono de voz y lenguaje corporal para comprender el mensaje en su totalidad. Si pensamos en la simple situación de preguntar cómo está alguien y nos contesta sólo “Bien”. Según el tono de voz y la expresión de la cara podemos intuir cuánto puede haber detrás de esta palabra, si queremos prestar atención a ello.
Muy buen post, con muy buenos trucos para evitar los malentendidos que se dan muchas veces en las conversaciones.
Cada persona está en su mundo, con sus ideas, sus creencias, sus historias y cuando hablamos pensamos que lo explicamos muy claro, pero no siempre es así, y el que escucha muchas veces está pensando en responder antes que en escuchar de verdad lo que le quieren explicar.
Por eso es bueno tener empatía y saberse poner en el lugar del otro tanto cuando hablas como cuando escuchas
Un abrazo
Gracias por tu comentario, Odina. Efectivamente la empatía nos ayuda a escuchar con más atención y prestar no sólo atención a nuestros propios pensamientos sino a las ideas de los demás
A veces se hace tan difícil salir de un malentendido, pero los puntos que nos dejas por aquí nos deja bien claro. Que a veces somos muy rápidos para hablar y muy lentos para escuchar. La buena comunicación es un termino que a veces no sabemos como ponerle significado, pero saber comunicar y ser entendido es una arte que se practica día a día.
Saludos.
Gracias por tu comentario, Alexandra. El primer paso siempre es darnos cuenta y luego la práctica hace al maestro.
Genial guapa, me ha encantado tu post, la verdad es que tenemos que mejorar mucho nuestra forma de comunicarnos, eso es importante para tener mejores relaciones, pero sobre todo para no sentirnos mal cuando no entendemos algo o cuando malinterpretamos el mensaje de la otra persona. Excelente consejos, gracias preciosa 🙂
Me alegra mucho que te haya gustado, Diana. Gracias por el comentario y compartir el post. Estoy convencida de que se podrían evitar muchos malentendidos y pérdidas de tiempo si no nos avergonzamos por pedir aclaración.
Hola! Un artículo super completo, ya se dice que la experiencia es un grado, yo tengo una tienda y con los años voy corrigiendo los fallos poco a poco, a parte de dar presupuestos explicando cada punto por escrito, les explico punto por punto para que no haya confusión, cuanto más sencillo, mejor!
Me ha encantado el artículo y creo que me puede ayudar a acabar de perfilar unas cosillas.
Un saludo guapa
Hola, María. Gracias por tu comentario. Me alegra mucho que consideres el post útil para tu día a día.
Muy buen artículo, parece simple pero no siempre se sabe escuchar. Muchas veces no es necesario decir nada, con el lenguaje corporal y la escucha activa es suficiente.
Gracias por tu comentario, Raquel. Efectivamente escuchar activamente no sólo consiste en prestar atención a las palabras que nos transmiten sino también al lenguaje corporal. Pero no siempre nos tomamos el tiempo para ello.