A la hora de organizar un evento, las invitaciones son una parte importante. Según el tipo de evento variarán los detalles que indiquemos en la invitación, la antelación con la que deberemos enviarla y si hace falta enviar recordatorios. Además debemos calibrar el nivel de formalidad de las invitaciones y en el contacto con los invitados si queremos que tengan en cuenta nuestro evento.

La lista de invitados

En función del tipo de evento podemos distinguir entre

  • una lista de invitados cerrada, es decir que sólo se invitarán a las personas que determinemos
  • una lista abierta, es decir que publicitaremos el evento, para que la gente se apunte, tanto entre conocidos como desconocidos. Aquí deberemos determinar el público objetivo para configurar la campaña de publicidad adecuadamente. También deberíamos pensar en nuestros contactos que podrían estar interesados y que podrán ayudar a promocionar el evento.
  • una lista mixta, en la que invitaremos a ciertas personas clave pero también invitaremos a nuestros contactos a que compartan la convocatoria con otros y publicitaremos el evento.

A la hora de configurar el listado de invitados y las invitaciones debemos cumplir con la etiqueta y protocolo que requiera el tipo de evento. En caso de invitar a algún personaje público, averigua adónde enviar la invitación, hazlo con suficiente antelación y asegúrate de dirigirte a la persona con el tratamiento correcto. En Protocolo.org puedes encontrar un extenso listado de cargos públicos españoles y sus tratamientos correspondientes.

Según la importancia que tenga la asistencia de cierto personaje público al evento puede que se quiera hacer depender la fecha del evento de su agenda. En caso de invitar a un personaje o cargo público recomiendo enviar una invitación personalizada presentando a la empresa que invita y explicando el evento.

Parte importante en la organización de un evento es la configuración de la #listadeinvitados o determinación del #públicoobjetivo. #OrganizacióndeEventos Clic para tuitear

El “Reserva la fecha” o “Save-the-date”

Recomiendo enviar un “reserva la fecha” con tiempo a todos los invitados; excepto al cargo público que recibirá una invitación personalizada. En caso de una lista abierta de invitados, se trataría del primer anuncio que publicas.

Debes contar con el hecho de que la gente tiene muchos compromisos en la agenda. Por eso no esperes hasta tener el programa del todo definido y todos los ponentes confirmados. Puede que pase el tiempo, se acerque la fecha del evento y para cuando envíes la invitación tus invitados ya tienen otros planes. Si envías un “Reserva la fecha” con antelación, aumentas las posibilidades de que la gente interesada ya se lo apunte en la agenda.

El “reserva la fecha” debería contener:

  • Un diseño atractivo y llamativo en línea con la imagen del evento.
  • La fecha de forma llamativa así como el formato del evento. Es decir si es de mañana, tarde, noche, duración aproximada o incluso horario si ya está establecido.
  • El título del evento, curso o actividad también de forma llamativa y atractiva.
  • La ubicación. Aunque no tengas confirmada la localización exacta, indica la ciudad. Eso será esencial en caso de convocatoria abierta.
  • Precio, si fuese de pago. En este caso puede que tengas una oferta de preinscripción.
  • Si quieres que se comparta el evento, indícalo.
  • De forma opcional otros detalles ya confirmados que puedan hacer más interesante la invitación o sean útiles. Podrían ser ponentes ya confirmados o el programa tentativo.
Cuando estén confirmados la fecha y título del #evento envía un #ReservalaFecha para que los #invitados interesados se lo puedan anotar en la #agenda. #OrganizacióndeEventos Clic para tuitear

La invitación

Una vez tengas organizado el lugar, el programa y los ponentes puedes enviar la invitación. Además de un diseño cuidado, asegúrate de que contenga todos los detalles imprescindibles para evitar preguntas innecesarias. Como mínimo, según el tipo de evento, deberían ser las siguientes:

  • Diseño atractivo y cuidado de acuerdo con la imagen del evento y parecido al “reserva la fecha”. Así los invitados lo asociarán.
  • Fecha
  • Hora de comienzo
  • Hora de fin de acto
  • Lugar (ubicación, dirección, sala, puerta de acceso). Puede ser útil adjuntar un mapa o el hipervínculo a uno.
  • Título del evento, conferencia, congreso, charla, actividad etc.
  • Programa (puede ser más o menos detallado, según el tipo de acto)
  • Precio (si fuese de pago)
  • Plazo para confirmar la asistencia o inscribirse
  • Si la invitación es personal e intransferible o agradeces que se reenvíe a más gente
  • Etiqueta (en caso necesario)
Incluye todos los detalles necesarios en la #invitación a un #evento para evitar dudas, como #fecha, #horadecomienzo, #horadefin, #lugar, #título, #programa, #plazo de confirmación. #OrganizacióndeEventos Clic para tuitear

El recordatorio

En función del tipo de evento y si la lista de invitados es cerrada o abierta, porque se trata por ejemplo de una conferencia o curso que estás anunciando, conviene enviar uno o más recordatorios.

Una semana antes del evento, si aún no has completado aforo o muchos de los invitados no han respondido ni que sí ni que no, puede ser una buena idea enviar un amable recordatorio indicando el plazo final de respuesta. En caso de convocatoria abierta el plazo puede ser menor y puede ser un anuncio del tipo “últimas plazas disponibles”.

Después de enviar la #invitación y cuando se acerque la fecha límite de #confirmación o #inscripción puede ser útil enviar un #recordatorio. #OrganizacióndeEventos Clic para tuitear

Seguimiento

Según el tipo de evento e invitados, puede que quieras llamar directamente a algunos de los invitados cuya asistencia te interese especialmente. Puede que sea algún cargo público, personalidad o ejecutivo que necesites que asista para darle más caché al evento, porque se le otorgará un premio o por otra razón.

El seguimiento también es importante para tener un control sobre el número de asistentes. No es lo mismo encargar un catering para 100 personas que para 150. Tampoco querrás reservar una sala para 200 personas y que sólo aparezcan 50.

Nota de agradecimiento

Una buena manera de quedar fenomenal después de un evento es el envío de una nota agradeciendo la asistencia. Además de hacer sentirse importante al invitado es una buena excusa para mantener el contacto.

Una nota #agradecimiento por la #asistencia al #evento es una forma de hacer sentir importante al #invitado y mantener el contacto. #OrganizacióndeEventos Clic para tuitear

Resumen

A la hora de invitar a un evento debemos preocuparnos por un diseño cuidado y llamativo de las diferentes piezas de invitación. Además necesitaremos configurar la lista de invitados o, en caso de una lista abierta, el perfil de los invitados. Después seguiremos los pasos de “reserva la fecha”, invitación, recordatorio y seguimiento para asegurar completar el aforo del evento. Si es oportuno, también enviaremos notas de agradecimiento después del evento.