Projekte managen und erfolgreich abschließen, erfordert technische und persönliche Fähigkeiten. Unter Projekt verstehen wir jede Aufgabe, die mehr als einen Schritt erfordert, d.h. aus mehreren Aufgaben besteht. Es gibt kürzere Projekte und andere, die mehr Zeit benötigen oder komplexer sind.
Wir können unter dem Konzept “Projekt” jede Idee verstehen, die wir in die Tat, in ein greifbares Ergebnis durch eine Reihe von Maßnahmen und Aktionen umsetzen. Mit Projekte können wir Produkte oder Dienstleistungen erstellen, Verfahren verbessern, Probleme lösen, Arbeitsabläufe oder Veranstaltungen organisieren usw. Sogar die Vorbereitung auf eine Prüfung, an unserer persönlichen Entwicklung oder an unserem Wohlbefinden arbeiten, können wir als Projekte ansehen.
Um welche Art von Projekt es sich auch handelt, gibt es eine Reihe von wichtigen Fähigkeiten im Projektmanagement, die uns dabei helfen, es zu verwirklichen. Schauen wir uns die Fähigkeiten an, um Projekte erfolgreich zu managen.
1. Engagement
Um ein Projekt durchzuführen, muss man sich dazu verpflichten. Dazu sollten wir den Grund für das Projekt kennen, das heißt, warum wir es ausführen. Wir sollten auch wissen, was wir erreichen wollen, welche Ziele es hat, welche Probleme es löst oder welche Verbesserungen es mit sich bringt.
2. Blick auf die Schwerpunkte
Um unsere Projekte voranzutreiben, sollten wir das Wichtige im Auge behalten. Wir müssen entscheiden können, welcher der nächste wichtige Schritt ist, um vorwärts zu kommen. Es kann eine Aufgabe sein, die wir zu erledigen haben. Auch voraussehen, welche Informationen wir rechtzeitig anfordern sollten, um nicht stecken zu bleiben, wenn eine bestimmte Phase des Projekts dran ist, ist erforderlich. Und es wird Angelegenheiten geben, die wir delegieren sollten.
Das heißt, wir sollten in jedem Moment entscheiden zu wissen, was der notwendige Schritt ist, der zum Fortschritt des Projekts beiträgt.
3. Beständigkeit
Wenn wir hart an einem Projekt arbeiten und es dann eine Weile vernachlässigen, fällt es uns schwer, es wieder aufzunehmen. Wir werden Zeit damit verlieren, uns daran zu erinnern, wo wir standen und uns wieder in Situation zu versetzen. Deshalb ist es besser, nach und nach voranzukommen. Andere Angelegenheiten, die auftreten können, füllen möglicherweise unsere Tage und am Ende haben wir keine Zeit gefunden, an unserem Projekt zu arbeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass wir Zeit im Kalender reservieren, um unsere Projekte voranzutreiben.
4. Willenskraft
Besonders wenn wir an unseren eigenen Projekten arbeiten, also an solchen, die uns nicht von anderen zugewiesen wurden, kann unsere Motivation manchmal straucheln. Möglicherweise kompliziert sich das Projekt, es treten Zweifel auf, oder wir fühlen uns von der Anzahl an projektbezogenen und anderen Angelegenheiten überwältigt. Dann ist die Willenskraft, weiterzumachen, wesentlich. Um sie beizubehalten, ist es sehr nützlich, uns daran zu erinnern, warum wir das Projekt machen, was wir erreichen wollen und wofür.
5. Disziplin
Selbstdisziplin bedeutet, Gewohnheiten und Verhaltensweisen zu folgen. Um nicht mit unseren Bemühungen, ein Projekt voranzutreiben, zu straucheln, sollten wir uns selbst disziplinieren, um an den verschiedenen Schritten zu arbeiten. Das bedeutet, dass wir uns Zeit reservieren, um voranzukommen, auch wenn andere Angelegenheiten auftauchen oder die Motivation manchmal versagt. Engagement und Willenskraft helfen uns hierbei.
6. Geduld
Einige Projekte können sowohl im Hinsicht auf die Ausführungszeit als auch auf den Zeitpunkt, ab dem wir Ergebnisse sehen, sich zeitlich lange hinziehen. In diesem Fall wird Geduld zu einer Tugend, die uns hilft, die Motivation aufrechtzuerhalten, um weiterzuarbeiten.
7. Beharrlichkeit
Beharrlichkeit bedeutet, mit Ausdauer, Geduld und Entschlossenheit auf ein Ziel hinzuarbeiten. Es bedeutet, sich trotz Hindernissen, Schwierigkeiten, Frustration, mangelnder Inspiration oder der Lust, aufzugeben, nicht entmutigen zu lassen. Es handelt sich also um eine wichtige Eigenschaft für jedes Lebens- und berufliche Projekt. Aber um durchzuhalten, müssen wir uns über unser Ziel im Klaren sein, welches die unternommenen Bemühungen rechtfertigt.
8. Anpassungsfähigkeit
Während wir an einem Projekt arbeiten, können wir bestimmte Einschränkungen bemerken, die wir ursprünglich nicht berücksichtigt hatten. Es können auch Änderungen im Umfeld auftauchen, oder wir stellen möglicherweise fest, dass die Ziele des Projekts und dessen Ausführung angepasst werden müssen. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die Situation hilft uns dann, unseren Kurs und unser Projekt so anzupassen, dass wir es verwirklichen können.
9. Reaktionsfähigkeit
Im Zusammenhang mit dem vorherigen Punkt kann während der Ausführung eines Projekts ein Problem auftreten oder etwas schief gehen. Es ist daher unabdingbar, rechtzeitig auf eine Schwierigkeit zu reagieren oder bestimmte Projektschritte anzupassen. Das bringt uns zum nächsten Punkt.
10. Problemlösung
Im Idealfall würden Projekte problemlos laufen. Aber normalerweise stößt man auf ein Hindernis oder ein Problem, mit dem man nicht gerechnet hat. Schwierigkeiten zu begegnen und Lösungen finden zu können, ist entscheidend, um nicht mit Projekten stecken zu bleiben. Es kann sogar notwendig sein, auf die Schnelle improvisieren zu können.
11. Frustrationstoleranz
Die Dinge laufen nicht immer so, wie wir möchten. Während eines Projekts gibt es Dinge, die schief laufen können oder zumindest nicht so gut, wie wir wollen. Dann arbeiten wir mit anderen Menschen zusammen, die Dinge auf ihre eigene Weise tun. Dies ist möglicherweise nicht die Art und Weise, die wir für die Beste halten.
Es ist also unvermeidlich, Frustmomente zu erleben. Aber zu wissen, wie man sie überwindet, d.h. Frust toleriert, ist eine wichtige Fähigkeit, um ein Projekt nicht vorzeitig hinzuwerfen.
12. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
Projekte können aufgrund von Terminen und der Notwendigkeit, den Kunden zufrieden zu stellen, hohen Druck verursachen. Die Arbeitslast kann die Angelegenheit zusätzlich stressig machen.
Deshalb ist es notwendig, mit diesem Druck umgehen zu können und uns nicht geistig zu blockieren. Zu wissen, dass wir in der Lage sind, Probleme zu überwinden, und wie man Prioritäten setzt, hilft uns in diesen Momenten, unter weniger Stress zu leiden.
13. Teamarbeit
Die meisten Projekte erfordern, dass wir in unterschiedlichem Ausmaß mit anderen Menschen zusammenarbeiten. Zu wissen, wie man als Team arbeitet, bedeutet, auf die Meinungen anderer zu hören und deren Erfahrungen und Beiträge zu berücksichtigen. Es bedeutet auch, zu respektieren, dass sie Projektschritte auf ihre eigene Weise ausführen.
Wenn wir das Projekt leiten, bedeutet dies außerdem, Mitarbeiter im Projekt koordinieren zu können und ihnen Verantwortlichkeiten und Aufgaben zuzuweisen, damit der Projektfortschritt gewährleistet ist.
14. Kommunikationsfähigkeiten und Verhandlungsgeschick
Sowohl um unser Projekt an andere zu verkaufen und sie von seiner Nützlichkeit zu überzeugen, als auch um als Team zu arbeiten, sind diese Fähigkeiten im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig, uns verständlich machen und unsere Ideen vermitteln zu können sowie sicherzustellen, ob die anderen verstanden haben, was wir beabsichtigt haben. Oft ist es notwendig, eine Vereinbarung mit anderen zu treffen, die die beteiligten Parteien zufriedenstellt. Ob bei der Zuweisung von Aufgaben oder wenn wir Ressourcen für das Projekt benötigen, werden wir verhandeln müssen.
15. Assertivität
Assertivität ist eine persönliche Kompetenz sowie eine Kommunikationsfähigkeit. Assertiv zu sein, bedeutet nicht nur Durchsetzungsvermögen, sondern unseren Standpunkt zur richtigen Zeit auf die richtige Weise zu vermitteln. Einerseits erfordert es Selbstvertrauen und andererseits gute Kommunikationsfähigkeiten, um unsere Meinungen, Rechte und Wünsche zu verteidigen. Ob wir andere vom Nutzen eines Projekts überzeugen wollen oder unsere Erfahrung und unseren Standpunkt einbringen wollen, ist Assertivität wichtig.
16. Führungsqualitäten
Führungsqualitäten zu besitzen, heißt nicht nur, Menschen zu koordinieren und zu leiten, sie zu überzeugen und zu inspirieren, sowie ihr Wissen und ihre Erfahrung in ein Projekt einzubringen. Es ist auch die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und uns selbst zu motivieren. Um in unseren Projekten durchzuhalten, sollten wir uns zuerst selbst führen können.
17. Managementfähigkeiten
Obwohl ich bisher über persönliche und soziale Kompetenzen gesprochen habe, sind technische Fähigkeiten im Projektmanagement natürlich unabdingbar. Ein Projekt managen zu können, heißt, Anforderungen und Ressourcen vorauszusehen, Kosten zu berechnen und potenziellen Einnahmen oder Einsparungen projizieren zu können. Wir sollten auch die möglichen Risiken berücksichtigen, denen wir ausgesetzt sind, und der Qualität der entwickelten Lösungen Aufmerksamkeit schenken.
18. Planungs- und Organisationstalent
Zu den Fähigkeiten im Projektmanagement gehört natürlich auch, ein Projekt planen zu können. In anderen Worten heißt dies, das Projekt in seine Teile und Schritte zu zerlegen, die erforderlichen Aufgaben zu planen und die Ressourcenzuteilung zu organisieren. Für diese Aufgabe gibt es eine Vielzahl von Projektmanagement-Anwendungen. Wenn wir keine Projektsoftware zur Verfügung haben, können wir auch einen Projektplan in einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellen.
19. Kritisches Denkvermögen
Das Verwalten von Projekten erfordert auch einen kritischen Blick. Dies ermöglicht uns, Probleme in der Herangehensweise oder während der Ausführung des Projekts zu erkennen. Es hilft uns, das Projekt bei Bedarf an veränderte Umstände oder mögliche Einschränkungen anzupassen. Es ermöglicht uns sogar zu erkennen, ob wir aus irgendeinem Grund ein Projekt aufgeben sollten.
20. Motivationsfähigkeit
Zu guter Letzt sollte man sich selbst motivieren können, um mit einem Projekt durchzuhalten. Wir werden uns nicht immer inspiriert fühlen. Wir können uns auch entmutigt fühlen, wenn ständig Angelegenheiten auftauchen, die uns nicht an unserem Projekt arbeiten lassen. Dann wird die Fähigkeit, die Motivation aufrechtzuerhalten (oder wiederzugewinnen), eine wichtige Hilfe sein.
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Kannst du Projekte gut managen und fertigstellen? Hast du nach der ersten Begeisterung Schwierigkeiten, durchzuhalten?
Wie viele dieser Fähigkeiten hast du? Welche, glaubst du, fehlen dir oder solltest du verbessern?
