Hast du Aufgaben, die hängen bleiben, die sich dir widerstehen? Obwohl du es versuchst, scheinst du sie nicht beenden zu können; vielleicht nicht mal mit ihnen voranzukommen. Möglicherweise scheinst du mit einigen Projekte keine Fortschritte zu machen. Schauen wir, welche die möglichen Ursachen sind und was du dagegen tun kannst.
1. Du notierst die Aufgaben nicht
Du arbeitest an Aufgaben und löst Angelegenheiten, wie sie auftauchen und dir einfallen. Deshalb vergisst du vielleicht eine Aufgabe, bis dein Arbeitstag vorbei ist. Dann denkst du, du wirst sie am nächsten Tag erledigen. Aber dir fallen andere zu erledigende Dinge ein, es kommen Angelegenheiten auf und die Geschichte wiederholt sich.
Wie du das Problem löst
Es ist wichtig, dass du eine Aufgabenliste oder ein Listensystem führst. Unsere Aufgaben zu notieren, entlädt unseren Kopf von den verschiedenen Angelegenheiten. Außerdem hilft es uns, jede Aufgabe nach Bedeutung und Dringlichkeit einzuschätzen. Auf diese Weise kannst du umsichtig entscheiden, welche Aufgabe du zu einem gewissen Zeitpunkt erledigen solltest. Du wirst deinen Tag proaktiv planen können, um sicherzustellen, dass du mit dem Wichtigen vorankommst.
2. Du kommst nicht dazu, eine Aufgabe oder ein Projekt anzugehen
Seit Tagen versuchst du, dich an die Arbeit zu machen, aber es kommen immer dringendere oder anscheinend wichtigere Angelegenheiten auf. Also scheint es, du wirst nie Fortschritt machen.
Wie du vorankommst
Überlege, warum du die Aufgabe oder das Projekt zugunsten anderer Angelegenheiten aufschiebst. Vielleicht ist die Sache nicht so dringend, wie das, was aufkommt. Warum ist dem so? Ist die Frist noch lange hin oder hast du keinen Stichtag? Ist die Aufgabe eigentlich noch von Bedeutung oder vielleicht nicht mehr?
Angenommen, die Aufgabe ist noch gültig, schlage ich vor, du reservierst dir ein oder mehrere Zeitfenster im Kalender, um daran zu arbeiten. Wir neigen dazu, Aufgaben mit weiter in der Zukunft liegenden Fristen oder ohne Fristen, auch wenn sie wichtiger als andere sind, aufzuschieben, bis uns die Zeit auf den Pelz rückt. Wenn du dies vermeiden möchtest, plane deine Arbeit und blockiere dir Zeitfenster für wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind.
3. Dir fehlt Klarheit
Möglicherweise kommst du nicht richtig mit einer Aufgabe oder einem Projekt voran, weil dir das Ziel und gewünschte Ergebnis nicht klar sind. Vielleicht fehlt dir Information, um Fortschritt zu machen. Wenn uns das passiert, können wir zur Aufschieberitis neigen. Wir schieben die Aufgabe oder das Projekt immer wieder vor uns her, indem wir anderen Angelegenheiten Vorrang geben, die wir zu lösen wissen.
Wie du Klarheit gewinnst
Um uns zu entblocken, sollten wir klarstellen, was wir mit dieser Aufgabe oder diesem Projekt erreichen möchten. Was bedeutet, sie zu beenden? Was tragen sie zum Firmenablauf, zu den Firmenzielen oder deinen eigenen Zielen bei?
Wenn es sich um ein Projekt handelt, sind dir die nächsten Schritte klar? Nimm dir Zeit, sie in deinem Projektplan aufzulisten. Dann greife auf diesen Plan zurück, um deinen Fortschritt zu prüfen und die nächsten Aufgaben zu entscheiden.
Überlege auch, welche Mittel oder Information du benötigst, um voranzukommen. Solltest du etwas recherchieren oder lernen? Dann tu es oder füge diese neue Aufgabe auf deiner Liste hinzu. Musst du jemanden um etwas bitten? Dann tu es.
4. Es ist keine Aufgabe
Möglicherweise hast du eine Aufgabe seit Tagen oder sogar Wochen auf deiner Liste. Obwohl du daran gearbeitet hast, hast du das Gefühl nicht voranzukommen.
Was du tun kannst
Überlege, ob diese “Aufgabe” eigentlich ein Konzept ist, das einer Reihe von Aktionen bedarf. Dann handelt es sich nämlich um ein Projekt. Du bist vorangekommen, hast es aber nicht gemerkt, weil du es als eine Aufgabe betrachtet hast. Wenn du es aber als ein Projekt mit seinen Schritten und Meilensteinen behandelst, wirst du ein Erfolgsgefühl haben.
Also verlege diese “Aufgabe” in ein Projektblatt und denke über die verschiedenen Schritte nach, die zu tun sind, und die Information, um die du andere bitten musst. Auf diese Weise kannst du deinen Fortschritt verfolgen.
5. Die Aufgabe hängt von anderen ab
Inwiefern ist deine Arbeit von anderen Personen abhängig oder wird von ihnen beeinflusst? Hängt eine deiner Aufgaben davon ab, dass jemand dir Information liefert? Es kann frustrierend sein, eine Aufgabe Tag um Tag auf deiner Liste zu sehen. Falls dies der Fall ist, überlege, ob die Erledigung in diesem Moment nicht von dir abhängt.
Was du in diesem Fall tun kannst
Wenn die Erledigung einer Aufgabe nicht von dir abhängt, sollte sie nicht auf deiner Aufgabenliste stehen. Dies führt nur zu einer wachsenden Liste von Dingen, die du nicht abhaken kannst, weil du sie nicht erledigen kannst. Es kann sogar zu einer Denkblockade führen, wenn du an all diese Angelegenheiten denkst, mit denen du nicht vorankommst, weil dir Information von anderen fehlt.
Daher empfehle ich, dass du diese Themen auf eine getrennte Liste von Angelegenheiten setzt, die du von anderen erwartest. Notiere, wer dir eine Antwort geben oder Information liefern soll, damit du mit deinen Teil vorankommst. Es kann auch eine gute Idee sein, das Anfrage- und Lieferdatum aufzuschreiben. Diese Liste wird dir helfen, Kontrolle über die ausstehenden Themen zu haben. Damit befreist du nicht nur deine eigene Aufgabenliste, sondern auch deinen Kopf.
6. Du leidest unter dem UAU-Effekt
Das heißt, eine Reihe von Unvorhergesehenem, Ablenkungen und Unterbrechungen haben dich den Faden verlieren lassen. Du weißt nicht mehr richtig, wobei du warst. Die Konzentration und Eingebung versagen. Daher ringst du mit dir selber, ob du für heute aufgibst. Morgen wird ein neuer Tag sein.
Was du gegen die UAU tun kannst
Den “UAU-Effekt” kannst du mit einer Reihe von Lösungen und Aktionen bekämpfen. Überlege, welche Ablenkungen dich betreffen. Kannst du sie beseitigen? Kannst du deine Konzentrationsfähigkeit trainieren, um trotz dessen besser zu arbeiten? Warum lenkst du dich leicht ab? Vielleicht hat es mit der vorhin erwähnten fehlenden Klarheit zu tun.
Was Unterbrechungen angeht, sind sie nicht immer ganz vermeidbar. Aber wir können lernen, besser mit Unterbrechungen umzugehen, mit Hilfe von Akzeptanz und Assertivität. Ich empfehle dir auch, deine Aufgabenliste immer zur Hand zu haben, um zu notieren, worum du gebeten wirst, und abwägen zu können, wann du die Anfrage erledigst.
Was unvorhergesehene Angelegenheiten betrifft, schätze ihre Bedeutung und Dringlichkeit, wie im Fall der Unterbrechungen, ein. Liegt das Unvorhergesehene an einer fehlenden Voraussicht deinerseits oder einer anderen Person? Was kannst du tun, um Unvorhergesehenes einzuschränken? Aus Erfahrung liegen die meisten Überraschungen an einer fehlenden Voraussicht und Planung.
Wie du die Konzentration wiedererlangst
Wenn du lernst, die UAU zu reduzieren, werden sie weniger Zeit in deinem Arbeitstag einnehmen und du wirst weniger die Konzentration verlieren. Hab trotzdem immer deine Aufgabenliste zur Hand, um zu notieren, was aufkommt, und zu erinnern, wobei du warst. Je kürzer die Unterbrechung desto schneller wirst du die Konzentration wiedererlangen.
Vielleicht hast du aber einen verrückten Tag. Nach mehreren Unterbrechungen und unvorhergesehenen Angelegenheiten sind dein Energieniveau und deine Konzentrationsfähigkeit im Keller. Dann steh vom Schreibtisch auf und mach eine Pause. Hol dir einen Kaffee, iss einen Snack, unterhalte dich mit einem Kollegen, geh kurz spazieren oder suche dir einen ruhigen Ort für Atemübungen. Danach, mit freiem Kopf, geh diese Aufgabe, mit der du dich ringst, erneut an.
Bleibst du an Aufgaben hängen?
Wenn du mit Aufgaben oder Projekten ringst, sind die Gründe die erwähnten? Was tust du üblicherweise, um dich zu “entblocken”? Fallen dir mehr Gründe ein, warum du bei der Arbeit stecken bleibst?
