Es gibt viele Dinge, die wir tun können, um produktiver zu sein. Aber zuerst sollten wir erkennen, was uns weniger produktiv macht. Denn das wird uns helfen, Abhilfe zu schaffen.
Ich sage gern, dass der erste Schritt zu einer Verbesserung darin besteht, sich bewusst zu werden. Die gute Nachricht ist also, dass, wenn du erkennst, was dich weniger produktiv macht, du Schritte unternehmen kannst, um diese Aspekte zu verbessern.
1. Mangelnde Klarheit
Dir bist dir über den Grund und den Zweck deiner Aufgaben nicht klar. Vielleicht kennst du keinen guten Grund, ein bestimmtes Ziel zu verfolgen oder an einem Projekt oder einer Aufgabe zu arbeiten. Möglicherweise hast du keine klaren Richtlinien erhalten. Oder vielleicht hast du dir ein Ziel gesetzt, ohne über deinen guten Grund nachzudenken, es zu erreichen.
Wenn wir nicht wissen, warum wir etwas tun, fehlt uns die Motivation, es auszuführen. Dann fällt es uns schwerer, eine Aufgabe so schnell wie möglich auszuführen. Wir können sogar dazu neigen, sie immer wieder aufzuschieben.
2. Keine Aufgabenliste verwenden
Wenn du deine Ideen, Aufgaben und Erledigungen im Kopf hast, bist du weniger produktiv. Du füllst deinen Kopf mit Angelegenheiten, die dir weniger Arbeitsspeicher lassen. Wie ein Computer, wenn du verschiedene Anwendungen öffnest.
Wie ich bereits in dem Eintrag erwähnt habe, was du tun kannst, wenn Aufgaben hängen bleiben, wird es dir schwerer fallen zu entscheiden, welche Aufgabe in jedem Moment die wichtigste ist, wenn du deine Aufgaben nicht aufschreibst. Dann neigst du dazu, Angelegenheiten anzugehen, sobald sie aufkommen. Das bringt uns zum nächsten Punkt.
3. Nicht priorisieren
Wenn du nicht beurteilst, welche Aufgaben und Projekte mehr Ergebnisse bringen und mehr zu deinen Zielen beitragen, verleitest du dich dazu, an allem zu arbeiten, was aufkommt oder dir einfällt. Das heißt, dass du dich nur beschäftigst, anstelle produktiv zu sein.
Nur wenn wir uns die Zeit nehmen, unsere Prioritäten zu überdenken und zufolge die wichtigsten Projekte und Aufgaben zu entscheiden, können wir unsere Zeit optimal nutzen.
4. Unseren Fortschritt nicht verfolgen
Ich denke, dieser Punkt fällt vielen von uns schwer. So beschäftigt, wie wir sind, nehmen wir uns nur schwer Zeit, einen Blick zurück zu werfen. Ein Rückblick auf unseren Tag oder unsere Woche hat jedoch mehrere Vorteile. Er hilft dir, dich an alles zu erinnern, was du erreicht hast, was wiederum deiner Motivation hilft.
Es hilft dir auch zu beurteilen, was noch aussteht und warum. Dies wiederum dient dir, die folgenden Tage zu planen und entsprechend deine Ziele und geplanten Aufgaben anzupassen. Wenn du aus deiner Erfahrung lernst, wirst du in Zukunft produktiver sein.
5. Den Terminkalender nicht durchsehen
Wenn du nicht schaust, was dich in den nächsten Tagen erwartet, wirst du von Besprechungen überrascht, ohne vorbereitet zu sein. Geh also deinen Terminplaner durch, um zu sehen, was dich erwartet, was Vorbereitung erfordert, und schreibe die zugehörigen Aufgaben auf. Dies hilft dir auch dabei, die Zeitfenster zu sehen, die dir zur Verfügung stehen, um an wichtige Aufgaben zu arbeiten, die Konzentration erfordern. Das bringt uns zum nächsten Punkt.
6. Nicht planen
Abhängig von der Art deiner Arbeit kann der Inhalt mehr oder weniger von anderen Personen abhängen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass du nicht deine Tage planen solltest, wenn du produktiv sein möchtest; nur, dass deine Planung mehr oder weniger flexibel und anpassungsfähig sein sollte.
Wenn du mit den wichtigen Themen vorankommen möchtest, ist es wichtig, in deinem Kalender oder auf deiner Aufgabenliste zu notieren, wann du an welcher Aufgabe arbeiten wirst. Ansonsten werden deine Tage mit den Anfragen verfliegen, die aufkommen.
7. Zu viel planen
Auch das Gegenteil kann der Fall sein, d.h. eine Lähmung durch Analyse. Du möchtest so gut und bis ins kleinste Detail planen, dass du die produktivsten Stunden damit verschwendest. Frage dich, was dich davon abhält, zu handeln. Denke an den ersten Punkt. Möglicherweise fehlt dir Information oder ein klares Ziel, um die Aufgabe auszuführen. Dann gewinne Klarheit und mach dich an die Arbeit.
8. Sich ablenken lassen
Du weißt bereits, dass Ablenkungen Diebe deiner Zeit und auch deiner Konzentration sind. Dich von Handy, Umgebungslärm, Unordnung usw. ablenken zu lassen, bedeutet, den Fokus auf das zu verlieren, was du tust. Alle paar Minuten deine E-Mails zu prüfen, raubt dir Zeit, an wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Jedes Mal, wenn du dich ablenkst, verlierst du wertvolle Minuten, um die Konzentration wiederzuerlangen. Daher brauchst du länger für deine Arbeit.
9. Dich unterbrechen lassen
Du lässt dich leicht unterbrechen und widmest den Unterbrechern deine volle Aufmerksamkeit. Auf diese Weise wird es dir schwer fallen, dich auf deine Aufgaben zu konzentrieren. Um produktiver zu sein, solltest du lernen, besser mit Unterbrechungen umzugehen. Das bedeutet zu lernen, sie zu begrenzen.
10. Multitasking
Multitasking oder Multifokus machen dich weniger produktiv. Natürlich können wir gleichzeitig laufen und sprechen. Unser Körper hat viele Funktionen automatisiert, die gleichzeitig ablaufen. Wenn es jedoch darum geht, uns gut auf unsere Aufgaben zu konzentrieren, bist du produktiver, wenn du eine nach der anderen erledigst.
Wie oft beantwortest du einen Anruf, während du weiter an einem Bericht arbeitest oder zumindest versuchst, es zu tun? Du wirst beide Aufgaben effektiver ausführen, wenn du dem Anruf volle Aufmerksamkeit schenkst, um ihn so schnell wie möglich zu beenden, und dann mit voller Konzentration zu deinem Bericht zurückkehrst.
11. Dinge, die du von anderen erwartest, nicht verfolgen
Du erledigst deine Arbeit und lieferst Information oder stellst Anfragen an andere Personen. Wenn du wissen möchtest, in welcher Situation sich eine Angelegenheit befindet, nimmst du dein Gedächtnis in Anspruch? Die meisten von uns haben viele verschiedene Aufgaben. Wenn wir uns auch an alle Dinge erinnern möchten, die wir bei anderen angefragt haben, an den Status von Dokumenten, die wir jemandem gesendet haben und zurück erwarten usw. werden wir unser Gedächtnis füllen, bis wir weniger effektiv sind.
Aus diesem Grund empfehle ich dir, eine Art Weiterverfolgung zu erstellen, wann du jemanden um etwas gebeten hast, in welcher Situation sich beispielsweise ein Vertrag befindet und wer dir bis wann gewisse Information geben soll. Wenn also die Frage auftaucht, in welcher Situation sich eine bestimmte Angelegenheit befindet, kannst du schnell auf deine Liste zurückgreifen, anstatt zu versuchen, dich daran zu erinnern.
12. Ungenügende Erholung
Ich verstehe, dass du sehr beschäftigt ist oder einen bestimmten Bericht gegen die Uhr beenden musst. Aber wir brauchen von Zeit zu Zeit Erholung, um unseren Kopf zu befreien. Müdigkeit und geistige Erschöpfung führen dazu, dass wir weniger produktiv sind und sogar unter einer Denkblockade leiden können. Das heißt, es fällt uns schwer, nachzudenken und Entscheidungen zu treffen.
Versuche also, dich gut auszuruhen und von der Arbeit abzuschalten, und lege auch auf der Arbeit regelmäßig Pausen ein.
13. Nicht lernen und sich verbessern wollen
Denkst du, du machst deine Arbeit gut genug? Glaubst du, dass du nichts mehr verbessern oder lernen musst? Wenn du so denkst, ist es sehr wahrscheinlich, dass es eine Menge gibt, die du verbessern könntest. Unsere Arbeit und die von uns verwendeten Technologien entwickeln sich weiter. Deshalb sollten wir uns anpassen und auf dem Laufenden halten, um unsere Arbeit bestmöglich auszuführen.
Die produktivsten Menschen suchen immer nach effizienteren und effektiveren Wegen, eine Aufgabe zu erledigen. Sie versuchen auch, Routineaufgaben so zu rationalisieren, dass sie diese so schnell wie möglich erledigen.
14. Ein unzureichender Arbeitsplatz
Das ist ein Thema, das normalerweise in den Beiträgen, wie man produktiver ist, nicht behandelt wird. Aber Stuhl, Tisch, Beleuchtung, Umgebung und Arbeitsmittel, die wir verwenden; all dies beeinflusst unsere Produktivität.
Wenn dein Stuhl unbequem ist und dein Schreibtisch nicht die richtige Höhe hat, arbeitest du in einer schlechten Haltung. Wie gut konzentrierst du dich, wenn Rücken, Nacken oder Kopf weh tun? Das Arbeitsumfeld beeinflusst auch unsere Konzentrationsfähigkeit. Arbeitest du normalerweise in lauten Umgebungen? Kannst du diese Geräusche ausblenden und dich wirklich gut konzentrieren?
Dann sind da deine Arbeitsmittel. Wie gut dein Computer, die Anwendungen, die du benötigst, und die Internetverbindung funktionieren, beeinflusst,wie schnell du deine Arbeit erledigen kannst. Aber wie im Fall eines bequemen Tisches und Stuhles sind auch die Höhe des Bildschirms und die Tastatur wichtig, um Spannungen und Kontrakturen zu vermeiden.
15. Ineffektive Besprechungen
Besprechungen sind nützliche Arbeitsinstrumente, um das Wissen verschiedener Personen auszutauschen und die Arbeit zu koordinieren. Aber nur wenn sie effektiv sind. Verlängern sich die Meetings, an denen du teilnimmst, häufig? Sind die Teilnehmer normalerweise vorbereitet? Haben die Besprechungen klare Ziele? All dies bestimmt, ob das Meeting zu einer Zeitverschwendung oder zu einem nützlichen Arbeitsinstrument wird.
Was macht dich weniger produktiv?
Was schadet deiner Meinung nach deiner Produktivität? Sind es die erwähnten Punkte oder etwas anderes? Bei welchen fällt es dir am schwersten, ihnen Abhilfe zu schaffen?
