[vc_row][vc_column][vc_column_text]El correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas clave de comunicación en el trabajo. Las cartas quedan reservadas para comunicaciones especiales. El fax sigue existiendo para algunas gestiones que se perdieron el cambio de milenio y la transformación digital (incluyendo publicidad… en serio ¿quién envía aun publicidad por fax??!)
También hay otras herramientas y aplicaciones de comunicación como pueden ser las de mensajería instantánea, tipo Messenger, WhatsApp o Slack, o de gestión de proyectos como Asana.
Pero la herramienta de trabajo por excelencia para comunicarnos por escrito sigue siendo el correo electrónico; y lleva existiendo más de treinta años. ¿Quiere eso decir que lo sabemos usar a la perfección? Tristemente no. Por lo que veamos cómo redactar correos electrónicos más efectivos.
El #correoelectrónico es la herramienta de #comunicación escrita por excelencia en el trabajo. Pero ¿sabes escribir #correosefectivos? Clic para tuitear
Qué no es un correo electrónico
- Un correo electrónico no es un WhatsApp. Escribe palabras y frases completas e incluye saludo inicial y despedida.
- El correo electrónico tampoco es una carta y menos una novela. Intenta ir al grano transmitiendo tu idea, consulta, pregunta o encargo de forma concisa y clara.
- No es un fax. No hace falta que llames o vayas a ver al destinatario para preguntar si le ha llegado o ha visto tu correo electrónico. Si te lo hacen a ti, contesta amablemente y asertivamente que lo consultarás y contestarás cuando puedas.
¿Llamas para confirmar si han visto tu #correoelectrónico en cuanto lo mandes? Deja que el destinatario decida cuando leer y contestarlo según sus #prioridades. #correosefectivos Clic para tuitear
Cómo escribir correos electrónicos efectivos
Ve al grano
Explica tu idea, consulta, petición, encargo o pregunta de forma clara y concisa. Si se trata de un primer contacto, explica brevemente quién eres y cómo tienes los datos del destinatario. Si es un contacto habitual, plantea directamente el asunto que te ocupa.
Asegúrate de que tu mensaje esté completo
Asegúrate de incluir todos los detalles y explicaciones necesarias, sin irte por las ramas. En caso de un encargo explica claramente qué necesitas y hasta cuándo. También puede ser apropiado indicar el porqué del encargo, es decir para que lo necesitas. Esto permite al destinatario a asignarle una prioridad.
Un #correoelectrónico efectivo va al grano, es decir que es #conciso, #claro y #completo. Cómo escribir #correosefectivos. #Comunicación Clic para tuitear
Calibra el nivel de formalidad
Emplea el tono apropiado en función del destinatario. En caso de duda sugiero pecar de formalidad en vez de arriesgarte a ofender a alguien con un tono demasiado informal.
Utiliza un asunto explicativo
El asunto es muy útil para hacerle saber al destinatario la razón de tu contacto. Por ello, piensa en un asunto explicativo que resuma el tema de tu correo electrónico.
El #asunto informa al destinatario sobre el tema de tu #correoelectrónico. Así que úsalo sabiamente y de forma efectiva. #correosefectivos #comunicación Clic para tuitear
Despídete
Aunque se trate de un correo a un compañero de trabajo, conocido o incluso amigo, no te cuesta nada ser educado y despedirte. Además la despedida te puede servir para agradecer la atención de leer el correo y solicitar respuesta.
Revisa tu correo electrónico
Antes de darle a enviar, revisa tu correo por si se ha colado alguna falta tipográfica u ortográfica. También puede que te hayas saltado alguna palabra porque tu mente iba más rápida que tus dedos. La pulcritud y la revisión son elementos clave si queremos trabajar de forma más efectiva.
Además intenta leer el correo pensando en el destinatario, es decir revisa si te has explicado de forma comprensible y completa.
Contesta a los correos de forma efectiva
¿Has respondido a todas las preguntas?
Cuando contestes a un correo y antes de darle a enviar revisa que hayas contestado a todas las preguntas. Así evitarás que el correo que se convierta en un chat en el que el remitente original te tenga que volver a preguntar algo.
¿El destinatario entenderá tus explicaciones?
Revisa si te has explicado de forma clara para evitar preguntas aclaratorias. Puede que hayas explicado algo desde tus conocimientos pero sin pararte a pensar si el destinatario tiene el mismo trasfondo y comprenderá lo que le cuentas.
Antes de enviar un #correoelectrónico, comprueba si hay #faltas y si es claro, comprensible y está completo. #correosefectivos #comunicación Clic para tuitear
Cuando añadas algún tema nuevo
Si, además de contestar a las preguntas planteadas por el remitente, vas a incluir un asunto adicional, sugiero que lo indiques en el asunto además del tema original.
A veces es más rápido utilizar un correo antiguo y darle a responder. Pero si vas a tratar un asunto diferente, cambia el asunto del correo electrónico y elimina el hilo de correos antiguo. Os ayudará al destinatario y a ti a separar temas diferentes y darles seguimiento según su respectiva prioridad.
Algunos trucos para gestionar el correo
Recuerda que es una herramienta
El correo electrónico debe servirte a ti y no tú a él. Por ello, dedica ratos específicos a gestionar el correo, es decir leer, contestar, archivar o borrar.
Además puede ser buena idea desactivar las notificaciones para evitar la tentación de consultar el correo cada vez que una notificación te indique la llegada de uno nuevo.
El #correoelectrónico es una #herramienta para servirte y no al revés. Dedica momentos específicos a leerlos y decidir qué hacer con ellos. #correosefectivos #trabajarefectivo Clic para tuitear
Lee el correo y toma acción
Cuando leas un correo toma una decisión al respecto: contestar, archivar, marcar para seguimiento más adelante. De otro modo puede que lo dejes en la bandeja de entrada y lo vuelvas a leer la próxima vez que revises el correo. Mientras no decidas qué hacer al respecto puede que lo leas varias veces. Es decir que perderás valiosos minutos si no tomas una decisión y acción sobre el correo electrónico.
Adapta los asuntos de correos recibidos
Aplicaciones de correo como Outlook permiten modificar el asunto de correos recibidos. Si te llega algún correo con un asunto poco descriptivo que no vas a contestar en el momento o conservarás para futura referencia, modifica el asunto en función de tus necesidades. Te resultará más fácil volver a localizarlo.
Cuidado con contestar a los correos desde el móvil
Puede que te encuentres fuera de la oficina y aprovechas ratos para revisar el correo. Tal vez contestes algún correo para avisar que lo has visto, pensando que más tarde responderás en detalle. Piensa si realmente es necesario contestar ahora mismo. Si es así ten en cuenta que tu mente tachará la tarea como realizada, es decir que dará el correo por contestado. Por tanto, acuérdate de marcar el correo para seguimiento o puede que se te olvide retomar el asunto.
¿Escribes correos electrónicos efectivos?
¿Se te da bien escribir correos completos pero concisos? ¿Echas en falta alguna otra recomendación?
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17 comentarios
¡Hola!
Un post muy interesante! A veces, estamos tan acostumbrados a escribir en Messenger o WhatsApp: con abreviaturas, emoticonos, sin formalidad,etc. que ya no sabemos ni escribir un email correctamente.
Me ha hecho mucha gracia lo de, cuando envíes un email no llames para ver si le ha llegado. Me ha recordado a un antiguo jefe, que siempre lo hacia, era un desconfiado de las tecnologías, jeje.
Gracias por compartir.
Un abrazo!
Gracias por tu comentario, Mireiea. Lo de llamar lo he puesto porque también me pasa. Suelen ser personas que han vivido los tiempos del fax y, más importante, que van trabajando sin priorizar, y sin querer trasladan esa forma de trabajar a otros.
¡Hola! Gracias por tus ideas, algunos de los errores que comentas los estoy haciendo de lleno así que me anoto todo lo relacionado con el seguimiento de los e-mails y tomar acción en lugar de leerlos varias veces.
¡Un abrazo!
Hola, Ana: Me alegra que te haya ayudado el post y vayas a aplicar los trucos.
Hola, muy productivo tu post, sirve de mucha ayuda, seguiré los pasos, muchos ya lo hago actualmente, pero siempre hay cosas que se pueden mejorar. Me ha gustado mucho. Gracias
¡Wau! Me encanta Dorit
Los trucos lo primero. Me parece tan importante todo lo que dices, sobre todo, el de cambiar el título de la respuesta para luego buscarlo (me he tirado tantos minutos buscando correos, que he aprendido la lección)
Luego creo que es muy importante el tono del correo. Ni breve ni novela. … En fin que todo lo que hagamos en la vida mejor hacerlo con detalle y de manera personalizada (con excelencia) porque algunos correos que llegan se ve a leguas que están escritos para miles de personas. ¡Y no nos gusta!
Otra cosa que me ayuda y mucho (y que utilizo hasta en los comentarios) son los puntos de puntuación. ¡Para algo existen! ¿No te parece?
Yo además utilizo los colores en mis correos, y a los destinatarios les encanta.
Lo dicho, Dorit, muchas gracias por este artículo que comparto 🙂
AB+
PD: Firmado y revisado XD
No he mencionado expresamente los signos de puntuación pero obviamente son claves para hacer el mensaje comprensible. Los recursos de resaltado son muy útiles para llevar la vista del destinatario a palabras clave. ¡Muchas gracias por tu comentario, Ana!
Hola, un post muy útil. Completamente de acuerdo contigo en que deben ser claros, concisos y completos y con lo de revisarlos, a mi muchas veces me pasaba que por ir de prisa, se me quedaba algo por añadir, ahora ya aprendí la lección y los reviso bien antes de enviarlos 😉
Un abrazo
Gracias por tu comentario, Cristina. A menudo nos dejamos información en el tintero por ir con prisas. Pero con ello, en vez de haber sido efectivos haremos perder el tiempo al que recibe el correo y a nosotros mismos cuando debamos dar explicaciones adicionales.
Hola! Excelente post con recomendaciones claras, concuerdo contigo en lo importante de escribir correos personalizados, concretos y formales. Debemos siempre considerar el tiempo de la otra persona y que no le de pereza tener que leerse un testamento de correo. Estoy muy de acuerdo con Ana y contigo con el uso de los signos de exclamación y el resaltado!
Abrazos!
Gracias por tu comentario, Gabriela. Estoy de acuerdo en que no sólo debemos pensar en quitarnos la tarea de encima sino en no hacerle perder el tiempo al destinatario.
Definitivamente escribir buenos mensajes es todo un arte que requiere más de lo que imaginamos. Por eso recibimos tantos mensajes ridículos no solamente mal redactados, sino mal enfocados. Personas que quieren nuestra ayuda pero no saben cómo pedirla y pierden una buena oportunidad por no saber escribir bien.
Nada peor que un mensaje con demasiados errores de ortografía, que no explican bien lo que necesitan y te hacen perder el tiempo. La verdad hablando precisamente de eso de gestionar nuestro tiempo, nada nos hace perderlo más que los mensajes mal hechos, tanto los que recibimos como los que hacemos, porque si no sabemos hacer un buen mensaje, luego tendremos que invertir demasiado tiempo explicando lo que necesitábamos.
Excelentes consejos guapa, a ver si vamos tomando consciencia del tema 🙂
Muchas gracias por tu comentario, Diana. Llevas razón que mensajes mal redactados no sólo pueden ser una pérdida de tiempo para destinatario y remitente sino suponer perder una buena oportunidad.
Poco escribo correos, no tengo la necesidad de estar en este constante mirar y responder, es un arma muy efectiva para lo que necesitan hoy en día estar en la mira.
Muy buenos los consejos, a veces se recibe cada mensaje con una horrografia.
El correo para mi es esencial Dorit, es una herramienta efectiva de comunicación que ha sobrevivido a estos tiempos modernos. Los tips que compartes aquí los considero importantísimos a la hora de gestionarlo, me gustó eso de que tu mente va más rápido que tus dedos, a mi me pasa muchísimo, escribo y escribo, y cuando regreso, debo corregir un montón de cosas, claro que un correo debe ser concreto y no muy extenso, como bien lo has explicado, además es de muy mal gusto llamar a alguien, chatearle o acercarse a su oficina para decirle que se le envió un correo, y con relación a leerlos para luego dejarlos en el olvido, también es de muy mal gusto, así que enviarlos a una carpeta especial de próxima lectura o no abrirlo si no lo vas a contestar en el momento es la mejor sugerencia, y sobre el asunto, pues allí se centra toda la esencia y el secreto para que un correo sea abierto. Gracias por compartir este post tan útil.
Muchas gracias por tu comentario, Eliana. Es importante manejar bien nuestra bandeja de entrada para que no se nos queden en el olvido mensajes que hemos leído rápidamente con la idea de responder más tarde.
Me encanta este post Dorit. Todos escribimos miles de coreos electrónicos y sin saberlo quizás no son todo lo eficaces que podrían ser o podríamos mejorarlos para obtener mejores respuestas, y por eso pienso que tu post es muy útil y con consejos muy interesantes.