El correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas clave de comunicación en el trabajo. Las cartas quedan reservadas para comunicaciones especiales. El fax sigue existiendo para algunas gestiones que se perdieron el cambio de milenio y la transformación digital  (incluyendo publicidad… en serio ¿quién envía aun publicidad por fax??!)

También hay otras herramientas y aplicaciones de comunicación como pueden ser las de mensajería instantánea, tipo Messenger, WhatsApp o Slack, o de gestión de proyectos como Asana.

Pero la herramienta de trabajo por excelencia para comunicarnos por escrito sigue siendo el correo electrónico; y lleva existiendo más de treinta años. ¿Quiere eso decir que lo sabemos usar a la perfección? Tristemente no. Por lo que veamos cómo redactar correos electrónicos más efectivos.

El #correoelectrónico es la herramienta de #comunicación escrita por excelencia en el trabajo. Pero ¿sabes escribir #correosefectivos? Clic para tuitear

Qué no es un correo electrónico

  • Un correo electrónico no es un WhatsApp. Escribe palabras y frases completas e incluye saludo inicial y despedida.
  • El correo electrónico tampoco es una carta y menos una novela. Intenta ir al grano transmitiendo tu idea, consulta, pregunta o encargo de forma concisa y clara.
  • No es un fax. No hace falta que llames o vayas a ver al destinatario para preguntar si le ha llegado o ha visto tu correo electrónico. Si te lo hacen a ti, contesta amablemente y asertivamente que lo consultarás y contestarás cuando puedas.
¿Llamas para confirmar si han visto tu #correoelectrónico en cuanto lo mandes? Deja el destinatario decida cuando leer y contestarlo según sus #prioridades. #correosefectivos Clic para tuitear

Cómo escribir correos electrónicos efectivos

escribir correos electrónicos

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Ve al grano

Explica tu idea, consulta, petición, encargo o pregunta de forma clara y concisa. Si se trata de un primer contacto, explica brevemente quién eres y cómo tienes los datos del destinatario. Si es un contacto habitual, plantea directamente el asunto que te ocupa.

Asegúrate de que tu mensaje esté completo

Asegúrate de incluir todos los detalles y explicaciones necesarias, sin irte por las ramas. En caso de un encargo explica claramente qué necesitas y hasta cuándo. También puede ser apropiado indicar el porqué del encargo, es decir para que lo necesitas. Esto permite al destinatario a asignarle una prioridad.

Un #correoelectrónico efectivo va al grano, es decir que es #conciso, #claro y #completo. Cómo escribir #correosefectivos. #Comunicación Clic para tuitear

Calibra el nivel de formalidad

Emplea el tono apropiado en función del destinatario. En caso de duda sugiero pecar de formalidad en vez de arriesgarte a ofender a alguien con un tono demasiado informal.

Utiliza un asunto explicativo

El asunto es muy útil para hacerle saber al destinatario la razón de tu contacto. Por ello, piensa en un asunto explicativo que resuma el tema de tu correo electrónico.

El #asunto informa al destinatario sobre el tema de tu #correoelectrónico. Así que úsalo sabiamente y de forma efectiva. #correosefectivos #comunicación Clic para tuitear

Despídete

Aunque se trate de un correo a un compañero de trabajo, conocido o incluso amigo, no te cuesta nada ser educado y despedirte. Además la despedida te puede servir para agradecer la atención de leer el correo y solicitar respuesta.

Revisa tu correo electrónico

Antes de darle a enviar, revisa tu correo por si se ha colado alguna falta tipográfica u ortográfica. También puede que te hayas saltado alguna palabra porque tu mente iba más rápida que tus dedos. La pulcritud y la revisión son elementos clave si queremos trabajar de forma más efectiva.

Además intenta leer el correo pensando en el destinatario, es decir revisa si te has explicado de forma comprensible y completa.

 

Contesta a los correos de forma efectiva

¿Has respondido a todas las preguntas?

Cuando contestes a un correo y antes de darle a enviar revisa que hayas contestado a todas las preguntas. Así evitarás que el correo que se convierta en un chat en el que el remitente original te tenga que volver a preguntar algo.

¿El destinatario entenderá tus explicaciones?

Revisa si te has explicado de forma clara para evitar preguntas aclaratorias. Puede que hayas explicado algo desde tus conocimientos pero sin pararte a pensar si el destinatario tiene el mismo trasfondo y comprenderá lo que le cuentas.

Antes de enviar un #correoelectrónico, comprueba si hay #faltas y si es claro, comprensible y está completo. #correosefectivos #comunicación Clic para tuitear

Cuando añadas algún tema nuevo

Si, además de contestar a las preguntas planteadas por el remitente, vas a incluir un asunto adicional, sugiero que lo indiques en el asunto además del tema original.

A veces es más rápido utilizar un correo antiguo y darle a responder. Pero si vas a tratar un asunto diferente, cambia el asunto del correo electrónico y elimina el hilo de correos antiguo. Os ayudará al destinatario y a ti a separar temas diferentes y darles seguimiento según su respectiva prioridad.

 

Algunos trucos para gestionar el correo

buzón correo

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Recuerda que es una herramienta

El correo electrónico debe servirte a ti y no tú a él. Por ello, dedica ratos específicos a gestionar el correo, es decir leer, contestar, archivar o borrar.

Además puede ser buena idea desactivar las notificaciones para evitar la tentación de consultar el correo cada vez que una notificación te indique la llegada de uno nuevo.

El #correoelectrónico es una #herramienta para servirte y no al revés. Dedica momentos específicos a leerlos y decidir qué hacer con ellos. #correosefectivos #trabajarefectivo Clic para tuitear

Lee el correo y toma acción

Cuando leas un correo toma una decisión al respecto: contestar, archivar, marcar para seguimiento más adelante. De otro modo puede que lo dejes en la bandeja de entrada y lo vuelvas a leer la próxima vez que revises el correo. Mientras no decidas qué hacer al respecto puede que lo leas varias veces. Es decir que perderás valiosos minutos si no tomas una decisión y acción sobre el correo electrónico.

Adapta los asuntos de correos recibidos

Aplicaciones de correo como Outlook permiten modificar el asunto de correos recibidos. Si te llega algún correo con un asunto poco descriptivo que no vas a contestar en el momento o conservarás para futura referencia, modifica el asunto en función de tus necesidades. Te resultará más fácil volver a localizarlo.

Cuidado con contestar a los correos desde el móvil

Puede que te encuentres fuera de la oficina y aprovechas ratos para revisar el correo. Tal vez contestes algún correo para avisar que lo has visto, pensando que más tarde responderás en detalle. Piensa si realmente es necesario contestar ahora mismo. Si es así ten en cuenta que tu mente tachará la tarea como realizada, es decir que dará el correo por contestado. Por tanto, acuérdate de marcar el correo para seguimiento o puede que se te olvide retomar el asunto.

 

¿Escribes correos electrónicos efectivos?

¿Se te da bien escribir correos completos pero concisos? ¿Echas en falta alguna otra recomendación?