[vc_row][vc_column][vc_column_text]Las interrupciones son de los ladrones de tiempo más habituales. Además no las podremos evitar del todo. Pero sí podemos aprender a lidiar con ellas de forma más productiva.
Por qué las interrupciones minan nuestra productividad
Las interrupciones reducen nuestra productividad porque nos sacan de lo que estábamos haciendo y en lo que estábamos concentrados. Cuanto más larga la interrupción más nos costará retomar lo que estábamos haciendo. De hecho podemos tardar hasta diez minutos en recobrar la concentración completamente.
Las interrupciones rompen nuestro ritmo de trabajo y nuestra concentración por lo que tardaremos más en llevar a cabo nuestras tareas. Si además nos molesta la interrupción aumentará el tiempo para recobrar la concentración. Posiblemente demos vueltas a por qué nos han tenido que molestar, por qué nos han interrumpido.
Puede que nos estresemos pensando que no nos dará tiempo a cumplir nuestros objetivos y planes. Conseguir completar tareas nos da una sensación de satisfacción. Pero cuando tenemos la sensación de que no paran de interrumpirnos y que así no conseguimos terminar nada, se verán minados nuestra motivación, ánimo y tu energía.
¿Imaginas lo productivos que podríamos ser sin interrupciones inoportunas?
¿Sabías que tardas hasta 10 minutos en recobrar la #concentración después de una #interrupción? #ladronesdetiempo #interrupciones #productividad Clic para tuitear
Evita las interrupciones que puedas
Hasta cierto punto podemos limitar las interrupciones. ¿Sueles tener tu móvil a tu lado? Cuando entra alguna notificación ¿suena el timbre? Entonces seguro que te ves tentado a consultar qué mensaje o aviso te han entrado. Si te quieres concentrar en tu trabajo y a no ser que estés esperando una llamada importante, mejor silencia el móvil y déjalo fuera de la vista.
Cuando necesites concentrarte en un proyecto o un tarea importante durante un rato sin distracciones también te sugiero que desvíes el teléfono fijo al buzón o a recepción. En caso de que no sea una opción, gestiona las llamadas como veremos en el siguiente punto.
Si quieres trabajar de forma #productiva y #concentrada silencia el #móvil y déjalo fuera de la vista. #Ladronesdetiempo #interrupciones #productividad Clic para tuitear
Lidia con las demás interrupciones
Veamos cómo manejar las interrupciones por personas que aparecen en tu mesa o tu despacho así como llamadas que te entran.
Cuando sea posible informa a los que te rodean que necesitas un rato tranquilo. Si dedicas ciertas horas del día a trabajar de forma concentrada en asuntos importantes, idóneamente informa a tus compañeros sobre tu rutina y que no interrumpan durante ese tiempo. En caso de que tengas despacho, la mejor medida disuasoria es que cierres la puerta.
Si recibes una llamada, pregunta si la puedes devolver dentro de un rato. Anota quién te ha llamado para que no se te olvide. También puede ser una opción pedir que te envíen un correo electrónico.
Cuando se presente alguien en tu mesa, haz uso de tu asertividad para hacer respetar tu tiempo y trabajo. Suelo preguntar primero si es urgente. Si no lo es, pido que me envíen un correo electrónico con la petición.
Si no funciona ese truco, anota la petición y pregunta hasta cuándo lo necesitan. Es importante que no se te olvide preguntar por el plazo. Nuestro cerebro está programado para hacer caso a las interrupciones y urgencias. Por ello la tentación es grande de dejar caer lo que estamos haciendo y atender enseguida lo que nos piden.
Sin embargo, si quieres ser productivo y avanzar con tus tareas importantes, valora siempre el grado de importancia y urgencia en relación con el asunto que tenías entre manos antes de realizar la tarea encomendada.
Limita las #interrupciones en tu trabajo con #asertividad, poniendo límites y haciendo respetar tu trabajo y tu tiempo. #Ladronesdetiempo #productividad Clic para tuitear
Ten tu lista de tareas a mano
Llevar una buena lista de tareas nos ayuda a tener un registro de los asuntos pendientes en vez de intentar recordar lo que debemos hacer y lo que nos hayan pedido. Te servirá para apuntar la petición con la que te han interrumpido. Pero además te ayudará a recordar rápidamente en qué estabas trabajando. También podrás evaluar de un vistazo la importancia de la petición reciente en relación con las demás tareas y adaptar tus prioridades del día si hiciera falta.
Usa tu #listadetareas para anotar peticiones recientes, valorar la #importancia y #urgencia de las #tareas y recordar rápidamente en qué trabajabas antes de la #interrupción. #Ladronesdetiemo #productividad Clic para tuitear
No hagas lo que no quieres que te hagan a ti
Cuando se nos ocurre alguna cosa, es fácil caer en la tentación de pensar “voy a decírselo rápidamente”. Nos levantamos para ir a ver a nuestro jefe o compañeros o los llamamos por teléfono. Pues en este caso aplica la misma regla de valorar primero la importancia y urgencia del asunto. No hagas a los demás lo que no quieres que te hagan a ti. Por tanto, no interrumpas si no lo crees realmente necesario.
Cuando tienes la tentación de interrumpir a alguien, detente. Reflexiona un momento si realmente es oportuno y necesario que interrumpas a otro. ¿La otra persona deberá atender enseguida tu petición? Si no es así ¿podría ser más adecuado enviar un correo electrónico (con un asunto apropiado y explicativo) describiendo la petición e indicando el plazo? O tal vez la petición es para una persona a tu cargo a la que habitualmente encargas tareas. Si no es urgente ¿puede esperar a la reunión de seguimiento con esa persona?
¿No te gusta que te interrumpan en tu trabajo? Pues no se lo hagas a los demás. Valora antes si es realmente necesario. #Ladronesdetiempo #interrupciones Clic para tuitear
Cómo llevar mejor las interrupciones
Cuando trabajamos con otras personas es imposible evitar todas las interrupciones. Por ello, un punto importante para estresarnos menos por ellas es revisar nuestra actitud. Si te sacan de quicio las interrupciones te costará más recuperar la concentración en lo que estabas haciendo. Es mejor que aceptes que no todas las interrupciones son evitables y no te agobies por ello.
Necesitamos ser flexibles. A veces es necesario adaptar nuestros objetivos para el día; bien porque una nueva petición es más importante que lo que teníamos planeado hacer bien porque habíamos sido muy ambicioso en nuestro plan para el día y no tenido en cuenta posibles interrupciones e imprevistos.
Pero las interrupciones no tienen que estar dirigidos hacia nosotros para distraernos. Puede que te cueste concentrarte cuando hay compañeros cerca de ti hablando por teléfono o entre ellos. Por eso también es útil entrenar nuestra capacidad de concentración. Nos permitirá enfocarnos en nuestro trabajo y que los ruidos de nuestro entorno nos distraigan menos. Practicar la atención plena, jugar a juegos de concentración o pasatiempos como la lectura entrenan nuestra capacidad de enfocarnos y distraernos menos.
¿Con qué #actitud te enfrentas a las #interrupciones? Si te #molestan o #estresan tardarás aun más en recobrar la #concentración. #Ladronesdetiempo #productividad Clic para tuitear
¿Cómo lidias con las interrupciones?
Como hemos visto, podemos lidiar con las interrupciones evitando algunas y gestionando mejor otras. Ser asertivo y evaluar nuestras prioridades es clave para ser productivos.
¿Te molesta mucho cuando te interrumpen en tu trabajo? ¿Cómo manejas esas situaciones?
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18 comentarios
Aloha!! Dorit,
Me encanta tus recomendaciones y me quedo con las listas. Yo no podría vivir sin mi agenda mensual, trimestral pero diariamente me gusta utilizar mis listas. ¡¡¡ y tachar !!!
¿Las interrupciones?
1/En el trabajo, el teléfono ha sido siempre mi gran enemigo (jajaja) pero tener una secretaria que filtra las llamadas es una gran opción. En la era digital, esta labor la llevan las asistentes virtuales que filtran el correo electrónico de maravilla.
Ahora que trabajo desde casa o cualquier parte del mundo (escribo desde Tailandia hoy) me gusta ir contracorriente y las dos horas de la mañana de 6:00 a 8:00 me parecen ORO puro.
2/ En casa con los niños se aprende mucho a gestionar las interrupciones. En definitiva creo que como todo con orden y comunicación se establecen “métodos de trabajo” que todo el “equipo/familia” conoce y se evitan muchos problemas. Yo por ejemplo no cogía el teléfono, salvo urgencia, antes de las 10:00 de la mañana.
“Decir no” es también algo que muchas veces se nos olvida para lidiar las interrupciones.
¡Sigo sin interrupción!
Hola, Ana: Muchas gracias por tu comentario. Si queremos podemos encontrar el mejor método para nuestro estilo de vida y nuestro tipo de trabajo. Me encanta que menciones los niños y que también se pueden establecer reglas. Precisamente se quejaba otra lectora angloparlante de las interrupciones por sus niños como si no pudiera hacer nada al respecto. Eres un gran ejemplo de que si se quiere se puede.
Hola!!
Me distrae cualquier cosa y tengo muchos problemas con la concentración. Ahora cuando logro concentrarme soy tan productiva!!
Por este motivo, trato de hacer check lists y tachar las tareas completadas tiene para mí un efecto casi de goce. Jajaj
Para intentar concentrarme uso mucho los auriculares con música tranquila.
Y en cuanto algo me distrae, me repito constantemente. Foco, foco… Y esas palabras funcionan como palabras mágicas.
Reconozco que trabajo mucho la flexibilidad, pero todavía me falta bastante para sacar una buena nota en esta asignatura.
Muy buena la nota! Saludos
Hola, Florencia: Cuando conseguimos concentrarnos bien somos mucho más productivos desde luego. Como decía en el post, la capacidad de concentración se puede entrenar, igual que la flexibilidad y aceptación.
Hola Dorit,
Que reflejada me veo en esto. Mi gran problema es que respeten mi espacio de trabajo en casa (vivo en piso compartido, que en Mallorca la vida está muy cara) y sobre todo aprovecho de 6 a 8am, que como dice Ana, es ORO PURO.
Sino, suelo irme a una cafetería. Soy buena concentrándome entre ruido siempre que no me hablen a mi.
Me encanta el punto de la flexibilidad. Qué cierto es que cuanto más nos enfademos, más tardamos en centrarnos de nuevo y más daño nos hacemos a nosotros mismos.
Respecto a las listas, yo intento hacérmelas diarias, sino veo tantas cosas que me pongo nerviosa e intento hacer multitasking, y ya sabemos que eso acaba en nada!
Gracias por el artículo!
Hola, Sofía: hacer respetar tu trabajo y tu tiempo requiere asertividad y persistencia. A veces hace falta recordárselo a los demás para educarles.
Hola Dorit,
en mi caso, como últimamente trabajo desde casa, las interrupciones vienen de mi misma.
Siempre tengo todas las notificaciones del móvil en silencio, excepto las llamadas. Quienes me conocen saben que temas urgentes a través de las llamadas. Lo curioso es que muy pocas veces hay temas urgentes! Ah, y lo pongo en un lugar fuera de mi vista, si lo tengo delante la tentación de mirarlo es muy grande.
Trato de tener definidas las tareas como recomiendas para así saber a qué enfocarme. Y también porque me encanta tachar las que acabé! 🙂
Genial artículo!
Hola, Ana: El problema de las urgencias es que no todo el mundo se para a valorar si un asunto realmente es urgente. Te sugiero mi post ” Qué hacer cuando todo es urgente”. No conozco tu situación de vida pero te sugiero que reflexiones si de verdad es necesario que siempre estés localizada en el móvil. ¿Tal vez puedas apagarlo de vez en cuando durante una hora o dos? cuando necesites trabajar sin interrupción.
Cuando no se quiere ser interrumpido en alguna tarea, lo mejor es encerrarse y desconectarse de los celulares, si hay niños es mas complicado lograr el aislamiento, toca esperar que todos estén durmiendo.
El problema es que no siempre tenemos la opción de encerrarnos o esperar a que los niños duerman. Por lo que conviene tener más estrategias.
Hola Dorit! Muy buen post. Ahora cuando trabajo desde casa, soy yo misma que genera las interrupciones. Necesito todavía aprender mucho. Porque he caído en una época que quería hacer muchas cosas y también
apreciar que todo es urgente.
Para mi la salvación es evitar lo urgente planificando algunas tareas con previsión, y antelación de tiempo. Así tengo que ocuparme de lo importante y allí dedicar mi tiempo poco a poco a las prioridades.
Estoy muy de acuerdo la actitud asertiva es muy necesaria y no ayuda a decir no de mejor manera, sin sentirse mal por ello.
Las distracción mas grande para mi ahora es Facebook y otros RRSS. Estoy viendo como puedo limitar la hora de estar en revisión de los mensajes y publicaciones.
Hola, Elena: Trabajar por cuenta propia no es fácil. Hace falta priorizar y organizarse bien. En cuanto a las RRSS te sugiero que los programes como una tarea más y en horas del día de más baja energía, aprovechando las horas de alta energía para tareas prioritarias que requieran de más concentración.
Hola, Dorit.
Pues, cuando se trata de trabajar “seriamente” en algo, yo me desconecto del celular (lo pongo en modo avión), de redes sociales (Facebook es un gran ladrón de tiempo) y cierro todas las pestañas que no me sirvan para desarrollar el trabajo que estoy llevando a cabo.
Además, Pomodoro y Toggl ala mano para saber en qué gasto el tiempo y programar mis momentos de descanso.
🙂
Estupendo, Thania. Me alegra que aplicas los trucos.
Miy buen post Dorit. Realmente cuando estás concentrada en una tarea importante es muy molesto que te interrumpan, aunque es cierto que está en nuestras manos tener menos interrupciones si simplemente silenciamos el móvil y lo ponemos lejos. Muy buenos trucos, gracias por compartirlos.
Evitar las distracciones es la parte “fácil”. Lidiar con otras personas puede ser más complicado pero es cuestión de práctica.
Para mí definitivamente el no tener notificaciones activas y con ruido en mi móvil es lo mejor para el tema de evitar distracciones, porque veo a la gente a mi alrededor que se ponen ansiosas cada que ese bicho suena, es desesperante y hasta triste. Otra cosa que me funciona es lo que mencionas de las listas, lo hago hasta para la compra, que sino termino comprando cosas que no necesito o que ya tengo, por el solo hecho de que me llama la atención o se me olvida que ya hay en casa. Creo que bien manejadas y sin mucho agobio son súper útiles. Si las utilizamos para agobiarnos, pues no, mejor evitarlas 🙂
Y otra cosa que me funciona para evitar las interrupciones es decirle a la gente de mi alrededor (si estoy acompañada) que me dejen tranquila por X tiempo. Normalmente elijo cortos periodos, porque ya sabes que la gente no aguanta mucho viéndote trabajar y quieren interrumpirte, para no entrar en controversias o pelas, yo misma me pongo periodos cortos y hago descansos, comparto y vuelvo y me recluyo 😀 Con nenes no creo que funcione igual, pero con pareja y familia sí 🙂
Veo que estás hecha una experta de lidiar con interrupciones y distracciones. Me alegro, Diana.