Hoy en día muchas empresas piden proactividad a sus trabajadores. En las ofertas de trabajo se solicita a los candidatos esta habilidad blanda. Pero en qué consiste ser proactivo y cómo podemos conseguir trabajar con proactividad. Porque creo que es una habilidad que se puede adquirir, pero requiere interés, planificación y asertividad.
¿Cómo surge el término “proactividad”?
La palabra proactivo procede del latín pro = para y activus = activo. Surge por lo visto en los años 1930 en la psicología experimental con un significado diferente al que conocemos hoy.
Fue Victor E. Frankl quien acuñó el término como lo utilizamos actualmente en 1946 en su libro “En busca del sentido”. Describió la proactividad como la dirección consciente de nuestro comportamiento, responsabilizándose uno del mismo en vez de buscar las causas en circunstancias externas u otras personas. Frankl destacó la importancia del coraje, la perseverancia, la responsabilidad individual y la consciencia de la existencia de elecciones, independientemente de la situación o el contexto.
El término de la proactividad se ha popularizado a partir de los años 1990 con el libro “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas” de Stephen R. Covey y libros de autoayuda, desarrollo personal y liderazgo haciendo referencia a Frankl y Covey.
¿Qué es la proactividad?
Ser proactivo significa planificar con anticipación y actuar con orientación a los objetivos para así determinar y provocar el desarrollo de un acontecimiento y una situación. En vez de esperar que las cosas sucedan y enfrentarnos a las situaciones de forma reactiva, se trata de tomar el control por propia iniciativa y hacer que pasen. Trabajar con proactividad significa decidir lo que queremos hacer y cómo lo queremos hacer, realizando así nuestro trabajo de forma más efectiva y productiva.
Cómo ser proactivo
Para poder trabajar de forma proactiva, debemos cumplir una serie de condiciones que nos permitan anticiparnos a los acontecimientos y decidir adecuadamente a qué dedicar nuestro tiempo. De otro modo caeremos en la inercia de reaccionar meramente a las tareas y urgencias que surjan.
Ten claro cuál es tu trabajo
Para ello, en primer lugar debemos conocer bien en qué consisten nuestro trabajo y nuestras responsabilidades y qué aportan a la empresa, a los clientes y a los compañeros. También será importante saber hasta qué punto podemos tomar decisiones de forma autónoma.
Conoce la misión, estrategia y prioridades
En el post “Cómo priorizar, respetando tu tiempo y el de los demás” menciono la importancia de interesarse por la misión y la estrategia de la empresa así como los proyectos prioritarios y cómo encaja tu trabajo en ellos. Ello te permitirá enfocar mejor tu trabajo y tomar decisiones sobre tu dedicación del tiempo así como para distinguir entre lo importante y lo urgente. Para trabajar de forma proactiva necesitamos tener claras las prioridades a las que conviene enfocar nuestra energía.
Planifica tu trabajo con antelación
La siguiente clave es organizar y planificar nuestro trabajo con previsión. Es decir anticiparnos a las necesidades de la empresa, a etapas de proyectos que requieran de nuestra contribución, a reuniones o presentaciones que necesitan preparación etc.
Reflexiona sobre tus prioridades y objetivos
Recomiendo que te tomes cada semana tiempo para revisar cuáles las prioridades y objetivos principales en tu trabajo. Eso te permitirá recordar qué es lo importante y mantener el foco en tu trabajo. Así pues pregúntate cuáles son los proyectos y tareas relacionadas con los objetivos más importantes a las que debas dedicar tiempo.
Revisa tu agenda con anticipación
Después recomiendo que al final de cada semana eches un vistazo a tu agenda para las próximas semanas. De este modo tendrás más claro lo que te espera y qué citas, compromisos y reuniones requieren de algún tipo de preparación.
Puede que necesites preparar una presentación o propuesta o necesitas que otro departamento te facilite información. Es posible que tengas que reservar una sala de reuniones y asegurar que dispongas de los medios necesarios (proyección, flipchart, avituallamiento…). Tal vez simplemente necesites averiguar cómo desplazarte al lugar de reunión y cuánto tiempo te llevará.
Si no tienes en cuenta estos puntos con antelación corres el riesgo de tener que hacerlo de prisa y corriendo; e incluso obligar a otros a ayudarte, forzándoles así a actuar de forma reactiva e interrumpir otras tareas.
Planifica tus tareas
Una vez revisada tu agenda, para tomar nota de asuntos que requieren preparación, apunta para cada uno de ellos las tareas necesarias. Piensa tanto en tareas a realizar por ti como por otras personas. Luego reserva tiempo en tu agenda para trabajar en las acciones que te lleven más tiempo. Otras tareas que puedes realizar en menos de dos minutos puede interesarte realizarlas en el momento como por ejemplo:
- Averiguar el itinerario hasta el lugar de reunión y copiar la ruta dentro de la cita de tu calendario. Así de paso conocerás la duración del trayecto y puedes reservarte el colchón de tiempo adecuado en la agenda.
- Reservar una sala de reuniones o pedir que te la reserven indicando fecha, horario, número de asistentes, necesidades de agua, avituallamiento, medios técnicos etc.
Pide información requerida por adelantado
Como he mencionado antes, habrá temas que requieran información o la contribución de otras personas. Por tanto, cuanto antes se lo pidas, mejor podrán esas personas organizarse su trabajo. Además te asegurarás de disponer de la información a tiempo para tu reunión o para la presentación, propuesta o informe que debas preparar.
Cómo lidiar con interrupciones y urgencias
Tal vez digas que todo esto está muy bien. Pero por más que intentas planificar tu trabajo, no paran de surgir imprevistos, urgencias e interrupciones. Admito que puede ser complicado mantener el foco en lo importante cuando te van interrumpiendo con supuestas urgencias. Además nuestra querida mente no nos ayuda ya que tiende a darle más importancia a las urgencias y nos incita a resolverlas en el momento.
Recuerda tus prioridades y objetivos
Antes te recomendé que te interesaras por las prioridades y objetivos de la empresa y determinaras las tuyas. Pues tenerlas claras, también te ayudará a enfrentarte mejor a las urgencias e imprevistos. Porque te servirá para valorarlas y situarlas en un contexto más amplio. Te puedes hacer preguntas como: ¿Realmente es más urgente que lo más importante que estoy haciendo? ¿Vale la pena interrumpir lo que estoy haciendo para dedicarme a la urgencia? ¿Cuál es la importancia del imprevisto dentro de las demás prioridades y cuál es su plazo de realización?
En el post “Cómo priorizar, respetando tu tiempo y el de los demás” te recomiendo tomarte un momento para valorar el asunto con el que te interrumpe alguien y recordar preguntar para cuándo lo necesitan; aunque la tentación sea alta de dejar lo que estamos haciendo y dedicarnos a la urgencia.
La falta de planificación por tu parte no constituye una urgencia por la mía
En el día a día del trabajo he aprendido que pocas veces los imprevistos son tales. Tristemente la mayoría de las veces surgen debido a una falta de previsión y planificación, es decir por no trabajar de forma proactiva y anticipada.
También hay personas que simplemente te interrumpen porque se les acaba de ocurrir una cosa que necesitan de ti y se la quieren quitar de la cabeza. Quizá ni se han parado a pensar si un correo hubiera sido suficiente. O posiblemente no hayan valorado la importancia o urgencia real de asunto. Si te hubieran enviado un correo, podrías haber decidir cuándo leerlo, cuándo gestionarlo y si era necesario interrumpir tus tareas.
Asimismo hay empresas en las que se ha instaurado una manera de trabajar reactiva y sobre la marcha. Muchos se quejan de que con tanta interrupción no les da tiempo a hacer nada. Aunque luego suelen ser los primeros en interrumpir a otros.
Haz respetar tu tiempo y trabajo con asertividad
Sé que puede resultar complicado a veces y parecer que estés remando contracorriente. Pero asegurarte de dedicar tu tiempo a lo que importa y conseguir acabar las tareas prioritarias te dará la razón; además de una sensación de satisfacción y logro al final del día.
Así que la próxima vez que te interrumpan, tómate un momento para valorar la importancia y urgencia real de lo que te están pidiendo. Y recuerda preguntar por el plazo.
Si estás inmerso en un proyecto prioritario que requiere atención plena, incluso sugiero que amable pero firmemente respondas a la persona que te interrumpe que ahora mismo no la puedes atender. Propónle que te envíe un correo electrónico o vuelva a cierta hora. Pocas cosas son realmente tan urgentes que no puedan esperar media hora o una hora por ejemplo.
Resumen
- Con la proactividad no se nace sino se hace.
- Proactividad significa planificar con anticipación y actuar con orientación a los objetivos.
- Teniendo claras estrategia, prioridades y objetivos será más fácil anticiparse a los acontecimientos y trabajar con previsión.
- Valora los imprevistos y urgencias antes de lanzarte de cabeza a resolverlas en el momento, interrumpiendo con ello lo que estés haciendo.
- Respeta tu tiempo y hazlo respetar.
¿Trabajas de manera proactiva o reactiva?
¿Consigues organizar tu trabajo y trabajar proactivamente con previsión y enfocado en lo importante?
O de lo contrario te encuentras enfrentándote a las tareas según surjan? En este caso ¿crees que los trucos que hemos visto te ayudarán?
20 comentarios
No sabia de este termino y ya como que me cogió la tarde para emplearlo, pero creo que siempre he sido pro activa,.
Creo que soy más reactiva que otra cosa y eso no está nada bien. También es cierto que a veces no te dejan hacer otra cosa porque cuando estás en medio de un trabajo o proyecto y tienes un jefe o compañero tras otro pidiendo una cosa tras otra al final no te queda sino ir dejando tareas a medias e ir terminándolas conforme se va pudiendo con resultados más o menos aceptables. Soy la primera que reconoce que esto no está nada bien pero en muchas ocasiones es lo que toca. Muy completo el post y lleno de buena información, al menos se que estoy en el mal camino y como procurar salir de él. Besos!
Muchas gracias por tu comentario, María. Sé que puede ser complicado trabajar de forma proactiva cuando muchos a tu alrededor actúan de forma reactiva y te inundan a peticiones. Pero sé por experiencia que trabajar de este modo lleva a que la gente se siente muy liada pero no tienen la sensación de avanzar. Tal vez les quieras hacer llegar este post a algún jefe o compañero 😉
La respuesta es que se hace……te lo digo por experiencia propia.
Antes yo dejaba que la vida me llevara literalmente por los caminos que surgieran y eso en un tiempo fue divertido y agradable, cero expectativas y cero compromisos, la respuesta es que claramente no tenía unos objetivos y unas metas definidas. El principal antecedente era que no tenía ni idea qué hacer con mi vida y no estaba para nada motivada.
En mi presente, supe ver que estaba viviendo en un craso error y le di la vuelta a la tortilla.
Ahora mismo me siento feliz pues tengo claro lo que quiero obtener, me siento altamente motivada a lograrlo.
Lo mejor de todo, es que soy proactiva y mi tiempo ahora mismo vale más que un sueldo por hora de un trabajo de mierda, por lo cual le doy bastante prioridad a mis proyectos personales.
Que gran artículo !
Saludos.
Gracias por tu comentario, Carolina. Efectivamente el quid de la cuestión está en que uno tenga claro sus prioridades y objetivos. Me alegra que hayas averiguado tu propósito y lo que es importante para ti.
Super interesante Dorit. Aunque con los años he ido mejorando a la hora de planificar y trabajar mejor con el tiempo que tenemos, aún creo que reacciono, en vez de tomar control.
Me ha beneficiado muchísimo leer sobre ello porque no hay nada como llamadas de atención para volver al buen camino.
¡Te lo agradezco mucho, de verdad!
Un abrazo
Muchas gracias por tu comentario, Ana. Me alegra saber que te ha resultado útil para tu vida.
Un post con consejos muy interesantes y que son de gran ayuda. Debemos tener claros nuestros objetivos y prioridades para que las urgencias no nos desvíen de nuestra planificación y consigamos hacer todas las tareas importantes que teníamos pensadas para hacer, porque sino es muy fácil perderte en la maraña de mil cosas que quieres o debes hacer.
Realmente cuando consigues anticiparte, planificar e ir avanzando en la realización de tus tareas, te queda una sensación enorme de satisfacción contigo mismo y de que estás en el sitio que quieres estar.
Un abrazo
Gracias por tu comentario, Odina. Estoy de acuerdo que la satisfacción personal por notar que consigues avanzar con las cosas importantes, paga el esfuerzo que supone remar a veces contra la corriente de urgencias e imprevistos.
Dorit hace algún tiempo dejé de ser proactiva, o al menos proactiva en el ámbito laboral, no sé si será un mal de las empresas modernas donde se sufre de “reunionitis” y puedes perder gran parte de tu vida al escuchar a los otros hablar y donde la improvisación que amerita lo urgente te quita lo proactivo. Hablo por experiencia propia, en mi oficina, y en la institución como tal, podíamos pasarnos dos y hasta tres días haciendo la planificación estratégica del próximo año, pero a la hora de la verdad, la improvisación era la reina, además porque yo tenía un jefe al cual le encantaba improvisar, de ese tipo de personas que mencionas en este post, el cual tiene mil ideas en la cabeza, y te llama justo cuando estás más ocupado, precisamente para vaciar sus ideas en ti y él tener la facilidad de seguir pensando y al rato volver a interrumpir, este tipo de trabajo con el tiempo se vuelven muy demandantes y te quitan la posibilidad de la pro-actividad, en muchas oportunidades traté de ser asertiva en cuanto a mis tiempos y a mis responsabilidades, pero la mayoría de las veces lo urgente dejaba de lado a lo importante.
Saludos.
Muchas gracias por tu comentario, Eliana. Sé de lo que hablas porque lo he ido experimentando a lo largo de mi vida laboral. Pero, aunque cueste mucho a veces, yo sé que personalmente no sentiría estar haciendo bien las cosas y no me sentiría productiva, si no intentara cada día determinar las prioridades y trabajar de forma proactiva. Porque sé que en muchos sitios reina la improvisación y urgencia constante, he querido aportar mi granito de arena compartiendo mis trucos.
Nacemos como un papel en blanco, y durante nuestro crecimiento vamos aprendiendo cosas. La ptoactividad se hace durante nuestro desarrollo personal. Planificar, los que queremos emprender en este mundo online, sabemos lo importante que es el planificar y hacer las cosas cuando en realidad tenemos que hacerlo. Ser proactivos nos ayuda a tener una vida más plena.
Excelente post para reflexionar.
Saludos.
Gracias por tu reflexión, Alexa. Para emprender es necesario ser proactivo si no nos queremos ver superados por las circunstancias.
La verdad es que creo que uno se hace productivo a la final, como bien explicas podemos re-aprender cosas si realmente es lo que deseamos, si nos motiva algo lo suficiente como para hacerlo porque lo otro también es que muchas veces queremos más reaccionar que ser productivos o sencillamente no sabemos cómo serlo porque no hemos visto otra cosa o pensamos que es algo que no es… En fin que mucho nos sirve aprender más de la historia y conocer cómo podemos ser más productivas 🙂
Gracias Diana. Nunca es tarde para aprender y mejorarnos a nosotros mismos y cómo hacemos las cosas. Como tú dices, es cuestión de motivación.
Felicidades por el post, me ha gustado mucho. Acabo de suscribirme, gracias!
Me alegra, Víctor. Muchas gracias por tu comentario y por suscribirte.
Trabajando para varios jefes al mismo tiempo no es fácil ser proactivo. Recomiendo tú artículo a todos los jefes con el fin de que aprendan a marcar prioridades y no todo sea urgente. Es muy importante saber planificar bien lo urgente y lo prioritario . Si estos dos conceptos se gestionan bien, todos podríamos ser más proactivos y no habría tanto stress laboral.
Mis felicitaciones por este post .
Muchas gracias por tu comentario, Elvira, y por compartir el post. Efectivamente es mucho más fácil ser proactivo si tus jefes y compañeros también saben distinguir entre lo urgente y lo importante para que no tengas la sensación de tener que remar constantemente contra corriente.
Excelente, muy útil y …….proactivo…!!!