[vc_row][vc_column][vc_column_text]Existen muchas técnicas de productividad. Según nuestra forma de ser y la naturaleza de nuestro trabajo nos funcionarán mejor unas u otras. O puede que queramos aplicar una combinación de ellas.
Veamos cuáles son las técnicas de productividad más conocidas y en qué consisten. Te contaré cómo se aplican y cuáles son los puntos a favor y en contra.
1. El principio de Pareto
Este principio recibe su nombre del ingeniero, sociólogo, economista y filósofo italiano Vilfredo Pareto. Expuso este principio en el siglo XIX en un estudio del reparto de la riqueza entre la población por el cual el 20% de la población se repartía el 80% de la riqueza y tenía el 80% de la influencia política.
Desde entonces se ha descubierto que el principio de Pareto, también conocido como regla 80/20, se puede aplicar a muchos ámbitos de la vida. Se ha ido introduciendo en la gestión de almacenes, la ingeniería, la informática y otros campos para mejorar el uso de los recursos y con ello la productividad.
Cómo aplicar el principio de Pareto
El principio consiste en que el 20% del esfuerzo trae el 80% de los beneficios. Aplicado a la productividad personal conseguiremos aproximadamente un 80% de los resultados con el 20% de las tareas importantes.
Aunque los porcentajes puedan variar, este principio nos puede ser muy útil para mantener el foco en lo importante. En lo que al trabajo se refiere, pregúntate cuáles de las tareas que realizas son las que más aportan a los objetivos y los resultados que quieres obtener. También puedes aplicar la regla 80/20 a tu vida personal. Considera cuáles son las actividades y relaciones que más aportan a tu bienestar.
Pros y contras del principio de Pareto
El principio de Pareto nos permite reflexionar sobre todos nuestros quehaceres y evaluar si estamos enfocando de la manera más productiva nuestros esfuerzos. No hace falta tomarse los porcentajes 80/20 como inamovibles sino podemos considerarlos como orientativos.
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2. La matriz de Eisenhower
Esta matriz fue creada por el ex-presidente de los EE.UU. Dwight D. Eisenhower y difundida por Stephen Covey, autor de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.
Se trata de clasificar las tareas en función de su importancia y urgencia. Para determinar la importancia de una tarea pregúntate hasta qué punto contribuye a tus prioridades y a alcanzar tus objetivos. En cuanto al nivel de urgencia considera el plazo de entrega y qué consecuencia tendría no realizar la tarea en plazo.
Cómo aplicar la matriz de Eisenhower
Evaluando las tareas por su grado de importancia y urgencia obtendremos cuatro tipos:
1. Importante y urgente
Las tareas de esta categoría serán las primeras de nuestra lista. No solamente urge que las hagamos sino también nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos.
2. Importante pero no urgente
En esta categoría caen las tareas importantes para nuestros objetivos que no tienen un plazo de entrega ajustado. Para evitar aplazarlos cada vez que surge algo más urgente recomiendo que las planifiques. Resérvate ventanas de tiempo en la agenda para no descuidar este tipo de tareas.
3. Urgente pero no importante
Este tipo de tareas tendrán un plazo de entrega ajustado por lo que se deberán realizar cuanto antes. Sin embargo no forman parte de tus prioridades o nos son importantes para tus propios objetivos. Aquí caben dos posibilidades. ¿Puedes delegarlas a otra persona? Si no es así deberás acometerlas después de las tareas de tipo 1, es decir las importantes y urgentes.
4. Ni importante ni urgente
En el caso de este tipo de tareas la primera pregunta será si realmente hay que realizarlas. ¿Podemos borrar la tarea directamente de nuestra lista de tareas? ¿Podemos delegarla a alguien? Si no lo tenemos claro podemos incubarla para realizarla en algún momento de tranquilidad. Aunque es posible que este momento no llegue o nos demos cuenta que ya no hace falta hacer la tarea en cuestión.
Pros y contras de la matriz de Eisenhower
Igual que el principio de Pareto esta técnica nos ayuda a reflexionar sobre la importancia de nuestras tareas. Pero además añade el componente del plazo de tiempo disponible para su realización. Nos obliga, por tanto, a valorar la real urgencia de los imprevistos y asuntos que surgen. Debemos tener claras nuestras prioridades y nuestros objetivos para poder aplicar correctamente la matriz de Eisenhower.
Utilizar la propia matriz en el día a día puede ser algo incómodo. Pero podemos usar el principio para clasificar nuestras tareas del 1 al 4. De este modo ordenaremos nuestras tareas para empezar a trabajar en las más importantes y urgentes y solo dedicarnos a las de nivel 4 si quedara tiempo para ello.
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3. La técnica del Pomodoro
Su creador italiano Francesco Cirillo la llamó así por el típico reloj de cocina en forma de tomate que utilizaba cuando desarrolló la técnica a finales de los años 1980. Francesco Cirillo se dedica a la consultoría informática y de productividad.
El objetivo de la técnica del Pomodoro es aprender a ver el tiempo como un aliado en vez de un enemigo. Se trata de concentrarnos en una tarea que elijamos sin distraernos hasta que la hayamos terminado. Pero la técnica también puede ayudarnos a conocer cuánto tiempo nos llevan ciertas tareas. Este aprendizaje nos permitirá mejorar nuestra planificación.
La técnica del Pomodoro puede ser útil para enfrentarnos a tareas difíciles que tendemos a postergar. Ver el progreso que hacemos en forma de pomodoros completados que anotamos ayudará a nuestra motivación.
Cómo aplicar la técnica del Pomodoro
El tiempo dedicado a una tarea se divide en llamados “pomodoros”, es decir franjas de 25 minutos. Después de un pomodoro se descansa unos 5 minutos. Cada cuatro pomodoros se realiza una pausa más larga de 20 a 30 minutos.
- El primer paso es decidir la actividad a la que queremos dedicar nuestra plena atención.
- Ponemos el temporizador en 25 minutos y trabajamos en la tarea sin interrupción.
- Cuando suene el alarma anotamos qué pomodoro hemos realizado (el primer, segundo, tercero) y descansamos cinco minutos.
- Volvemos a poner el temporizador en marcha por otros 25 minutos y seguimos trabajando en la tarea.
- Cuando hayamos completado cuatro pomodoros nos tomamos un descanso largo.
- Si surgen ideas o interrupciones durante un pomodoro las anotamos y continuamos trabajando en la tarea que tenemos entre manos. Si no se puede postergar una interrupción se cancela el pomodoro para reiniciarlo después.
Pros y contras de la técnica del Pomodoro
Esta técnica puede resultar muy útil si tendemos a la procrastinación. También nos puede ayudar a averiguar cuánto tiempo nos llevan ciertas tareas. La técnica del Pomodoro es apropiada para avanzar en tareas largas. Pero puede que las franjas de 25 minutos nos parezcan cortas para tareas en las que no nos cuesta concentrarnos.
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4. Getting Things Done (GTD)
Esta técnica de productividad fue desarrollada por David Allen en los años 1980. Después de años de investigación y puesta en práctica de su método de productividad publicó su libro más conocido “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. La traducción al español está disponible bajo el título “Organízate con eficacia (Getting Things Done)”.
El objetivo de esta técnica es reducir la sensación de sobrecarga, mejorando el foco, la claridad mental y el rendimiento.
Cómo aplicar GTD
Esta técnica consta de cinco pasos.
1. Capturar
Anotar la información que recibimos, ideas que tenemos, tareas y recados que se nos ocurren.
2. Aclarar
Se trata de procesar toda la información capturada preguntándose si podemos tomar acción al respecto. En caso afirmativo hazlo en el momento si te lleva menos de dos minutos. Si lleva más de dos minutos delega la tarea o anótala en una lista para realizar más adelante. Cuando no puedas tomar acción decide si archivar, incubar o tirar la información.
3. Organiza
El tercer paso es organizar las acciones categorizándolas en listas de tareas temáticas. David Allen propone crear listas según lugar de realización o tipo de tareas como por ejemplo correos a enviar, llamadas a realizar, recados a hacer.
4. Reflexiona
Este paso consiste en revisar las listas de tareas para decidir la siguiente acción. David Allen recomienda revisar las listas tan a menudo como sea necesario para tener la tranquilidad de que no se nos escapa nada. Además cada semana deberíamos hacer un repaso para actualizar las listas, hacer limpieza y despejar la cabeza.
5. Actúa
El quinto paso es tomar acción, es decir realizar la tarea que hemos decidido acometer.
Pros y contras de GTD
Las personas que han conseguido implementar esta técnica juran sobre sus beneficios. Sin embargo, lleva tiempo acostumbrarse a ella. Además requiere un esfuerzo inicial de al menos dos días dedicados plenamente a adaptar nuestro sistema de trabajo a esta técnica.
Si nos cuesta diferenciar las tareas importantes la recomendación de realizar tareas que llevan menos de dos minutos enseguida conlleva cierto riesgo. Podemos acabar gastando demasiado tiempo en pequeñas tareas o realizar tareas bajo este pretexto que en realidad nos llevan más de dos minutos.
Aún así el concepto de capturar y procesar la información, organizar y reflexionar sobre las acciones nos será útil apliquemos la técnica GTD o no. Si no capturamos la información y las ideas se nos pueden escapar de la mente. Cuando no procesamos la información la iremos acumulando de cualquier manera. Si no organizamos nuestras tareas podemos acabar con una lista interminable que nos estresará más de lo que nos ayuda. Cuando no reflexionamos sobre nuestras tareas realizaremos la primera que nos venga a la mente.
“Tu mente es para tener ideas no para recordarlas.” #DavidAllen #GettingThingsDone #productividad Clic para tuitear
¿Qué técnicas de productividad utilizas?
¿Conocías estas cuatro técnicas de productividad? ¿Utilizas alguna de ellas habitualmente?
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