[vc_row][vc_column][vc_column_text]¿Te gusta la sensación de que tu día de trabajo ha sido productivo; que has conseguido sacar trabajo adelante? Da una sensación de satisfacción ¿verdad? Pues veamos algunos trucos para ser más productivo.
1. Conoce las prioridades y los objetivos
La primera clave para ser más productivo es tener claro qué es lo más importante. Pregúntate cuáles son las prioridades de tu empresa, departamento, jefe y tuyas. ¿Cuáles son la estrategia y los objetivos? ¿Qué acciones contribuyen a su cumplimiento? Esas son las tareas prioritarias para producir valor añadido.
De cara a llevar a cabo esas acciones, piensa también cuál es el resultado deseado. Para alcanzar ese resultado ¿qué recursos e información precisas? ¿Cuáles son los pasos necesarios a dar y la información que debas solicitar a otras personas?
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2. Planifica tu trabajo
Para no perder de vista lo importante es esencial tomarnos tiempo para planificar cómo emplearemos nuestros esfuerzos y tiempo. Para ello y para ser más productivo, te recomiendo repasar lo conseguido y lo que se ha quedado pendiente. Luego, con las prioridades y los objetivos principales en mente, decide las acciones a tomar. Conviene detenerse a revisar la agenda y pensar qué nos espera el próximo mes. Luego pensar en lo importante a realizar en la siguiente semana. A partir de allí podremos planificar cada día en función de los avances que hayamos hecho.
A la hora de planificar ten en cuenta también los horarios y el trabajo de otras personas con las que colaboras. Su disponibilidad puede determinar cuándo será el mejor momento para ciertos asuntos. En función de ello ¿es mejor llamar por teléfono o escribir un correo electrónico? ¿Con qué antelación debes solicitar cierta información? para que puedas cumplir con tu plazo.
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3. Determina lo importante y lo urgente
Cuando decidas el orden de las tareas y acciones conviene clasificar los asuntos por su grado de importancia y urgencia. Habrá tareas importantes y urgentes que por supuesto serán los primeros a llevar a cabo. Luego tendremos asuntos importantes que no serán urgentes. Pero su realización contribuye a alcanzar los objetivos importantes y con ello a ser más productivo.
Luego están los temas urgentes que suelen surgir. Antes de dejar lo que estás haciendo reflexiona un momento cómo de urgentes son realmente y si eres la persona que debe solucionar el asunto. Por último tenemos tareas que ni son importantes ni urgentes. Aquí te sugiero pensar si realmente hay que llevarlas a cabo y en ese caso si las puedes delegar. Si no las puedes delegar sugiero que aproveches ratos tontos para ellos. Es decir momentos en los que tu nivel de concentración no es el suficiente para dedicarte a tareas y proyectos importantes.
Cómo discernir lo más importante y urgente
A veces cuesta determinar qué es lo más importante y apremiante con tantos asuntos en la lista de tareas. Cuando esto ocurra, te sugiero que te plantees las siguientes preguntas. Si recibieras una llamada de emergencia y te tuvieras que ir corriendo ¿qué asunto terminarías o dejarías delegado antes? Si sólo pudieras hacer una cosa al día ¿cuál sería?
Estas reflexiones te ayudarán a poner las cosas en perspectiva a fin de ser más productivo. Por suerte podemos hacer más de una cosa al día. Pero a veces nos dejamos atrapar por imprevistos y tareas pocos productivas que solo rellenan el día.
Si solo pudieras hacer una tarea al día ¿cuál sería? Si te tuvieras que marchar del trabajo ahora mismo ¿qué tarea terminarías? Cómo discernir lo más importante #productividad #prioridades Clic para tuitear
4. Ponte plazos
Si tenemos cierta presión para terminar un asunto solemos trabajar más rápido y efectivo. A menudo el plazo de entrega nos viene impuesto. Sin embargo puede haber tareas o proyectos que no tengan un plazo claro a no ser que lo pongamos nosotros. Calcula cuántas horas de trabajo requerirá el asunto y fíjate un plazo razonable. Con ello quiero decir que tengas en cuenta tus demás tareas y responsabilidades así como imprevistos que pueden surgir.
5. Agrupa tareas similares
Cuando pasamos de una tarea a otra nos suele llevar tiempo cambiar de enfoque y concentrarnos; sobre todo cuando se trata de tareas totalmente diferentes. Por eso una forma de ahorrar tiempo es realizar tareas similares por bloques. Pregúntate qué asuntos podrías agrupar para que lleven menos tiempo. Podría ser hacer llamadas, recados, imprimir, fotocopiar o archivar documentos. Puede que tengas que entregar algún documento en un departamento y consultar una cosa en otro. Entonces puedes aprovechar el paseo.
También te sugiero que no leas los correos electrónicos cada vez que te entre uno nuevo. Según tu trabajo tendrás que estar más o menos pendiente del correo y contestar más o menos rápido. Pero aún si se espera que estés pendiente y contestes rápido no significa que tengas que consultarlo cada minuto. Porque de ese modo no te podrás concentrar en ninguna otra cosa. Por eso revísalo cada ciertas horas y en ese momento gestiona todos los correos nuevos.
Gestiona los correos electrónicos
Cuando leas un correo electrónico gestiónalo en el momento. Contéstalo enseguida, marca y archívalo para seguimiento más adelante, programa un recordatorio si debes esperar a la acción de otra persona, guárdalo o elimínalo. Te sugiero que no lo dejes simplemente en la bandeja de entrada porque entonces lo volverás a leer una y otra vez hasta que tomes acción al respecto. Además se te irán acumulando los correos en la bandeja de entrada y luego te llevará más tiempo hacer limpieza.
6. Alterna tareas diferentes
Tareas de diferente naturaleza nos exigen de modo distinto a nivel de energía, concentración y esfuerzo. Por eso es un buen truco cambiar de tercio y elegir una tarea diferente después de terminar con otra.
Después de trabajar un tiempo en un informe podría ser buena idea hacer algunas llamadas. Cuando lleves un rato trabajando en una presentación tal vez necesites estirar las piernas. ¿Hay asuntos que debas consultar en otro departamento o algún otro recado a hacer? O puede que necesites buscar información en internet. Alternar entre tareas más y menos exigentes, o al menos exigentes de diferente modo ayuda a aprovechar tu tiempo al máximo.
Trucos para ser más #productivo: Realizar #tareas similares por bloques y alternar entre tareas de diferente exigencia. #productividad Clic para tuitear
7. Ojo a los ladrones de tiempo
Entre los ladrones de tiempo más habituales tenemos las interrupciones y distracciones. Las alertas del móvil, notificaciones de correo, conversaciones de compañeros y otros ruidos medioambientales nos pueden dificultar la concentración. Si quieres ser más productivo, sugiero que silencies las notificaciones de móvil de las aplicaciones no esenciales para tu trabajo. Si manejas un programa de correo electrónico que te avisa con una ventana cuando entra uno nuevo también te sugiero que te plantees desactivarla. De ese modo te sentirás menos tentado a consultar el correo cada vez que entre un aviso.
Cuando trabajamos con otras personas las interrupciones suelen ser inevitables. Pero sí podemos aprender a manejarlas mejor como te cuento en este post.
Los #ladronesdetiempo nos quitan no solamente tiempo sino también #concentración. Maneja las #interrupciones y #distracciones para ser #productivo. #productividad Clic para tuitear
8. Descansa
Para mantener nuestro nivel de productividad y concentración necesitamos descansar de vez en cuando. Cada hora se recomienda una breve pausa. Si prestas atención tu cuerpo te señalará que necesita un descanso. Cuando notes que tu capacidad de concentración disminuye, levántate, estírate o vete a buscar algo de beber por ejemplo. Hablando de beber, mantenerte hidratado con agua o infusiones también es importante para mantener tu energía.
Aunque estés muy ocupado te recomiendo no comer en tu sitio. Aléjate de tu mesa un rato y come en otro lado. Eso te ayudará a despejar la cabeza y recuperar la energía.
Más allá de las pequeñas pausas durante la jornada laboral es esencial recuperarnos. Para ello, desconecta del trabajo y piensa en otras cosas. La actividad física, pasatiempos, quedar con amigos y pasar tiempo con la familia nos permiten descansar del trabajo y divertirnos. Además procura dormir bien y las horas suficientes. Cuidar nuestro bienestar es básico para poder rendir bien y ser productivos.
Cuidar nuestro #bienestar es básico para poder rendir bien y ser #productivo. Por eso tómate #descansos regulares en el #trabajo. #productividad Clic para tuitear
¿Eres productivo?
¿Crees que eres productivo? ¿Empleas estos trucos? ¿Qué otros trucos te ayudan a ser más productivo?
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13 comentarios
Hola Dorit,
Con 8 trucos para ser mas productivo nos da varias pistas para planificar las tareas y no perdernos en distracciones.
Planificar nuestras tareas nos va a dar una vision global de ellas y podremos ver cuales son mas importantes y cuales secundarias o menos importantes.
Gracias Dorit.
Un abrazo
Virginia
Hola, Virginia:
Efectivamente el momento de la planificación es clave para ganar una visión de conjunto y así decidir con buen criterio a qué dedicar nuestros esfuerzos.
La productividad es una tarea diaria, no tenemos tiempo para hacer las cosa que en realidad queremos hacer y nos pasamos toda nuestra vida haciendo lo que en realidad no importa. Ser productivo es una tarea diaria que necesitamos para administrar lo mejor posible nuestro tiempo.
Saber elegir qué tareas realizar es importante si queremos ser productivos.
Ainsssss la tediosa productividad ¡Buen tema!
Desde muy pequeña adoro el orden y la productividad. Es una manera de enriquecerme y no aburrirme nunca.
Lo más complicado fue compaginar mi vida laboral y familiar pero también mi mayor aprendizaje en productividad. Desde luego el “descanso” es algo que se me pasó de largo pero AHORA es algo que aplico a rajatabla.
De hecho, ahora que llevo 3 horas trabajando, me voy una hora y media, a estirar el cuerpo con el método pilates.
Cada uno de los puntos que señalas son importantísimos. TODOS. Añadiría uno: la CONSCIENCIA para aportar equilibrio.
Gracias Dorit.
Hola, Ana: Desde luego tomar consciencia es el primer paso para cualquier aprendizaje y mejora.
Hola Dorit! Muy cierto y concuerdo con todos los trucos y es que si no contamos con una organización en nuestras tareas diarias difícilmente las terminaremos todas y ahí es donde sale la tipica frase es que el día no me alcanzo.
Pues todos tenemos las mismas 24 horas pero hay personas que son más efectivas que otras y lo único que hace la diferencia es la organización, saber usar estos trucos para comenzar el día sabiendo qué hacer es importantísimo para nuestra productividad.
Abrazos!
Hola Dorit, ¡muy buen artículo que has hecho para ser más productivo! La verdad es que a simple vista parecen consejos muy simples o sencillos pero cuando os aplicas a la vida diaria te das cuenta que los pequeños cambios son los que producen grandes resultados. A mi personalmente me funciona mas elegir 5 tareas diarias, 3 importantes y 2 no tan importantes; en base a eso ya pongo limite de tiempo y organizo mi agenda. También hay que ser flexible, y muchas veces cuando surgen otras cosas me dedico solo a aquello que es prioritario y el resto ya lo voy agendando. La clave para mi está en ser productivo disfrutando de los resultados de lo que haces. Ver el progreso y no angustiarse o estresarse por llenarse de miles de tareas que no nos llevan a nuestro objetivo deseado.
Muchas gracias por compartir este artículo 🙂
Hola, Tania:
Me alegra que tengas un sistema que te funcione bien. No todo el mundo sabe priorizar. Disfrutar del progreso desde luego ayuda a automotivarse y sentirse productivo. Si no queremos agobiarnos debemos prestar más atención a lo que vamos consiguiendo que a lo que queda pendiente.
La productividad es un gran tema a tener en cuenta y tu post es muy acertado al darnos 8 trucos para ser más productivo. Muchas veces nos perdemos con las mil cosas a hacer o nos distraemos con internet o llamadas o…es demasiado fácil distraernos y no somos todo lo productivos que quisieramos.
Me gustan tus trucos sobre ponerte plazos y agrupar tareas similares porqué me parecen muy útiles para automotivarnos y ser más productivos.
Si no nos ponemos plazos al final tardamos mucho más en realizar las tareas. Y agrupar tareas es un truco que me encanta porque ahorra mucho tiempo.
Dorit que difícil se nos hacer ser productivos hoy día, con la cantidad de correos por responder, infinidad de distractores tecnológicos y además la mala gestión del tiempo, ocurre que son pocos los días los que terminan siendo realmente productivos, pero que grandiosa sensación esa cuando nos vamos de la oficina o cerramos nuestro computador en casa sabiendo que ha sido un día realmente productivo, que pudimos responder a todas nuestras tareas y hasta nos dio tiempo para descansar, y tal como lo planteas en este post con una buena planificación, tener muy claros los objetivos y hasta apagar las notificaciones de los distractores, creo que podremos llegar a tener abundantes días productivos para nosotros y las personas que colaboran con nuestros proyectos. Saludos.
Las distracciones desde luego son los mayores ladrones de tiempo. Ya solo reduciendo este factor podemos aumentar nuestra productividad bastante.