[vc_row][vc_column][vc_column_text]Hoy en día las quejas más habituales son: no tengo tiempo; el día no tiene horas suficientes; mi lista de tareas crece más que tareas puedo tachar; no consigo hacer lo que tengo planeado debido a lo que va surgiendo. ¿Te reconoces en alguna de estas frases?
Resulta que a veces los árboles no nos dejan ver el bosque. Es decir que con tanto que hacer perdemos la visión de conjunto y de lo que es importante. Nos mantenemos ocupados y no paramos de hacer cosas; pero ni nos sentimos ni estamos siendo productivos.
Asume que no podrás hacerlo todo
Primero de todo date cuenta y acepta que siempre tendrás más cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas. El tiempo es limitado y tanto a nivel personal como laboral suele haber más cosas que queremos hacer que horas tiene el día. Si encima vamos haciendo las cosas según surjan sin reflexionar sobre la importancia que tienen sólo aumentará la sensación de que no llegamos a nada.
¿Hay días en los que no paras de hacer cosas pero al final sientes que no has conseguido nada? Eso es porque habrás trabajado en un montón de cosas que surgieran sin avanzar en lo que tenías previsto y era importante.
Resulta que la sensación de logro, de que te ha cundido el día no suele ser porque hayas hecho todo por hacer. Más bien es el resultado de haber conseguido hacer algo importante que tenías previsto. Ser productivo no significa hacer muchas cosas sino avanzar en lo importante. Así que acepta que no tienes tiempo para hacer todo lo que quieres y crees que debes hacer; ni falta que hace para sentirte satisfecho.
¿Tienes la sensación de que el día no tiene suficientes horas para todo lo que tienes que hacer? ¿Estás liado o estás siendo #productivo? Clic para tuitear
Contempla el bosque
Utilizando la analogía de antes, da un paso atrás para no sólo ver el árbol, es decir esa urgencia o ese imprevisto que ha surgido. Contempla todo el bosque, o sea el conjunto de tu vida y lo que es importante para ti a nivel personal y profesional. Así podrás valorar mejor a qué deberías dedicar tu tiempo. Tal vez sea solucionar ese imprevisto. O quizá te des cuenta que no es tan prioritario, que lo puedes hacer más tarde o que incluso lo puede solucionar otro.
Para tener esa visión de conjunto te recomiendo que anotes todos los asuntos. Si nos fiamos de nuestra memoria no sólo nos arriesgamos a una sensación de sobrecarga sino también nos costará diferenciar lo importante de lo que sea menos importante, lo urgente de lo que lo sea menos. Por eso es importante tener un buen sistema de listas de proyectos y tareas y de planes de proyectos. Te permiten organizarte y priorizar así como mantener tu cabeza despejada y ser productivo.
¿Los árboles no te dejan ver el bosque? Da un paso atrás para ganar una visión del conjunto y de tus #prioridades. Luego decide cómo emplear mejor tu tiempo. #productividad Clic para tuitear
Elige el árbol que más frutos traerá
Con la visión de conjunto y tus prioridades en mente, elige el árbol que más atención se merece. Piensa en el principio de Pareto según el cual el 20% de las acciones trae el 80% de los resultados. Por tanto reflexiona cuál es este 20% aproximado que te traerá más frutos para ser más productivo.
¿Cuáles son estas tareas y actividades que más satisfacción, sensación de logro y productividad aportarán? De estos asuntos importantes elige cuál es la próxima tarea o actividad con la que te quieres o debes poner.
Cuando tenemos muchas cosas que hacer, este ejercicio es clave para no caer en la trampa de la microgestión y de mantenernos simplemente ocupados con cualquier tarea.
¿Estás liado o eres #productivo? Aplica el principio de #Pareto para determinar el 20% de #acciones que trae el 80% de #resultados. #productividad Clic para tuitear
Ten en cuenta el momento del día
A la hora de elegir tu próximo paso también influirán el momento del día y tu nivel de energía. Hay actividades que requieren un alto de nivel de atención y concentración. Pero justo antes o después de comer por ejemplo puede que tu nivel de energía no sea el adecuado para trabajar en este tipo de asuntos de forma efectiva.
Por tanto, reserva asuntos importantes que no requieran de una alta capacidad de concentración o tareas no tan importantes pero que debes realizar igualmente para esos momentos de bajón de energía. También habrá otros temas en los que dependas de otras personas y sus horarios. Por más que quieras avanzar con el asunto, tal vez no puedas en ese momento. Por eso, a la hora de planificar tu día ten en cuenta estos dos puntos.
Lidia con urgencias e imprevistos
Aunque planifiquemos nuestro día es habitual que surjan temas que no teníamos previsto. Pero no siempre quiere decir que debamos dejar lo que estemos haciendo para atender el asunto. Nuestro cerebro está programado para prestar atención a las interrupciones. Por eso nos sentimos tentados a resolver enseguida lo que surja.
Cuando te ocurre recuerda que tu cerebro te está alertando sobre el árbol sin tener en cuenta todo el bosque. Por ello, párate un momento a reflexionar. ¿Cuál es la urgencia e importancia de ese asunto que acaba de surgir? ¿Es más importante que lo que estabas haciendo? ¿Realmente es tan urgente o puedes resolverlo más tarde? No olvides preguntarte a ti mismo o a la persona que te está pidiendo algo hasta cuándo hay que solventar la cuestión.
Limita los imprevistos
No todos los imprevistos son tales. Pueden ser fruto de una falta de previsión y planificación. ¿Cuáles son las prioridades de la empresa y de tu departamento actualmente? ¿Hay acontecimientos, eventos o reuniones importantes próximamente? ¿Cómo influye eso en tu trabajo? ¿Hay tareas que tocará hacer? Estas preguntas te ayudarán a organizar tu trabajo con previsión y anticiparte a lo que pueda surgir. Trabajando de forma más proactiva serás más productivo.
Antes de dejar de hacer lo que tienes entre manos para resolver una #urgencia o un #imprevisto valora su #importancia y urgencia real. #productividad Clic para tuitear
No tengas miedo a aclarar las prioridades
A veces asumimos una tarea sin cuestionarla y encima dejamos caer lo que estábamos haciendo para dedicarnos a ella. Pero si estás trabajando en asuntos prioritarios conviene reflexionar si realmente debes ser tú quién atienda el asunto y, si es así, si debe ser enseguida. Lo que pasa es que a veces no nos atrevemos. Por eso insisto en varios posts en la importancia de entrenar tu asertividad; es decir tener el valor de hacer respetar tu trabajo y tu tiempo y de aclarar la importancia y urgencia de lo que te están pidiendo.
Aunque pueda haber algún jefe que parezca un ogro, piensa que igual que tú es una persona. Así que no tengas miedo a comentarle con qué tarea importante estás ahora mismo y preguntarle si lo que te está pidiendo es más importante, si no estás seguro. También tendrá muchos asuntos entre manos y no puede tener controlado lo que cada una de las personas a su cargo esté haciendo en cada momento. Por eso no hay nada malo en recordárselo y pedirle que te aclare las prioridades si hace falta.
Así te aseguras de emplear tu tiempo de la forma más adecuada y ser más productivo.
Para trabajar de manera #productiva, debes tener claras las #prioridades. Si tienes dudas, no tengas miedo a aclararlas. #productividad Clic para tuitear
Felicítate por los logros
Al terminar el día te sugiero que te congratules por lo que hayas conseguido hacer. Por un lado te servirá para tomar consciencia de todo lo que has hecho en el día. Ello contribuirá a esa sensación de logro que mencioné al principio. Por otro lado te motivará para empezar el día siguiente con ganas.
Resumen
Para ser más productivo en nuestro trabajo es necesario decidir de forma consciente a qué dedicamos nuestro tiempo. Para ello debemos tener claras nuestras prioridades a nivel personal y profesional. Planificar nuestras semanas y nuestros días para trabajar con proactividad y limitar los imprevistos también ayudará a nuestra productividad.
¿Estás liado o eres productivo?
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22 comentarios
Hay que delegar, muchas veces queremos abarcar mas de lo que podemos hacer, por eso es que estar ocupados mas de la cuenta no es productivo y atenta contra la salud.
Totalmente de acuerdo. Abarcar más de lo que podemos asumir perjudica nuestro bienestar.
¡Hola!
La verdad es que estos consejos me parecen muy buenos, porque muchas veces intentamos abarcar tantas cosas que luego no llegamos a alcanzar ninguna de verdad. Tenemos que elegir cuales son las cosas que de verdad nos interesan y nos hacen bien para alcanzarlas y ser productivos de verdad.
Un beso, Chanel. ❤
Hola, Chanel: Si no priorizamos solo tendremos continuamente la sensación de no llegar a nada. Pero si decidimos dedicarnos a y buscar tiempo para lo importante nos sentiremos mucho más satisfechos.
Están muy buenas estas ideas para ser productivo y como dices no siempre el estar ocupado quiere decir que estamos realizando actividades productivas, lo que nos hace falta es organización y enfoque, saber decir no a lo que no es productivo, ya sea profesionalmente o personalmente. De esa manera veremos que nuestro tiempo se vuelve más efectivo 🙂
Hola, Sandra: Sí, con enfoque en lo importante sacamos más provecho de nuestro tiempo limitado.
A mí me pueden las urgencias. Creo que la mejor forma de ser productivo es sacar el móvil de la oficina o apagarlo porque realmente es muy tentador un aviso de WhatsApp o de las redes. Voy a apuntar eso de las tareas que dan rentabilidad para no perderme en el bosque.
Me alegra que el post te haya resultado útil. En cuanto a las distracciones, te sugiero que eches un vistazo al post sobre cómo lidiar con las interrupciones.
Hola! Muchas gracias por los tips que nos sugieres para ser mas productivo.
Hace poco adopté el hábito de colocar mi celular en otra habitación cuando necesito mayor poder de concentración.
Hasta que no lo hice no advertí cuánto me desconcentraba hasta una “notificación entrante”.
Muy bueno tu artículo!
Un saludo.
El teléfono móvil puede ser una importante distracción.
De mi parte tengo las prioridades bien ordenadas según mi satisfacción y necesidad.
Pero me ha ocurrido algunas veces. Que tengo la inquietud de querer que el día posterior no llegue aún. Porque me falta concluir algún pendiente. Luego me autodemandó despejar la mente, de temores para proseguir con eficacia. Me encantó leer tu publicación referente.
Me alegra que tengas claras tus prioridades y consigas dedicar tu tiempo a lo importante. Despejar la mente es clave cuando notamos que nos dispersamos.
Hola Dorit!
No hay ser que en el mundo que conozca que no intente ser más productivo. Es un mal de la época que no alcance el tiempo para nada.
En mi caso, algo he avanzado: He logrado planificar mis días y asignar mis prioridades.
Pero mi problema es la bendita concentración y ahora me vengo a enterar lo que cuentas de que nuestro cerebro está programado para prestar atención a las interrupciones.
Gracias por la información porque trataré de educar ese punto y avanzar aún más para lograr la mayor productividad.
Hola, Florencia: Me alegra haberte descubierto algo nuevo. Si quieres mejorar tu concentración, te sugiero las entradas sobre Cómo concentrarte mejor y Cómo lidiar con interrupciones.
Cuando al fin entendamos que ser productivo no es estar siempre ocupado y lleno de trabajo seguro más efectivos seremos en las actividades que hagamos, Me ha gustado mucho tu artículo de hoy, porque das en el clavo con lo primero, asumir que no podemos hacerlo todo y que si nos enfocamos, aquello que realmente podemos hacer, lo haremos bien, pero si nos quedamos con todo el trabajo y haciendo de a pocos, pues lo haremos mal todo a la final :/
Hola, Diana: Llevas razón. Cuando queremos abarcar todo no solo nos sentiremos sobrecargados y que no llegamos a todo. También sufrirá la calidad con la que lo haremos.
Muy buen artículo Dorit sobre la productividad, ya que este es un tema muy interesante en la sociedad en la que vivimos, ya que todos estamos siempre tan ocupados que no tenemos tiempo de nada, aunque lo que realmente ocurre es que no somos productivos, no aprovechamos bien el tiempo, no planificamos y nos dejamos llevar por las urgencias sin pensar en si podemos delegar o si no son tan urgentes.
A veces no nos damos cuenta que parar a reflexionar un momento es mucho más productivo que simplemente trabajar sin parar y atender las cosas según surgen.
Hola
Me identifiqué total con tu post, a veces hay tantas cosas que sabemos que se deben hacer pero no establecemos prioridades y con el corre corre del día solo terminamos haciendo lo que podemos.
No me siento productiva pero paso ocupada, muchas gracias por los consejos.
Un saludo
Me alegra que el post te haya servido de ayuda, Angélica.
Hola. ¡Que gran verdad! A mi me pasa muchísimas veces, tengo tantas cosas que hacer durante el día que estoy haciendo mil cosas pero realmente no estoy siendo productiva, y cuando me doy cuenta me da mucha rabia porque siento que he perdido mucho tiempo. Es cierto que a veces tenemos que organizar nuestras prioridades. Me ha encantado el artículo. Saludos.
Me alegra que el post te haya servido para reflexionar, María.